Ce guide explique comment effectuer une clôture de fin de mois propre lorsque vous utilisez les comptes d'affaires Float. Il couvre l'utilisation des téléchargements CSV des opérations, des paiements de factures et des versements de remboursement de dépenses, pour les téléverser directement dans votre système comptable. Il met également en évidence l'utilisation de vos relevés mensuels pour rapprocher votre compte de compensation.
L'objectif est de vous offrir un processus simple et reproductible qui vous aide à garder votre grand livre général exact chaque mois.
Si vous êtes un client utilisant à la fois les comptes d'affaires Float (c.-à-d. les comptes de liquidités) et Float Charge, veuillez consulter l'article ci-dessous pour connaître les pratiques exemplaires pour le rapprochement des comptes de liquidités et Charge : Guide des meilleures pratiques pour le rapprochement des comptes de cartes et de liquidités
Comprendre vos comptes d’entreprise Float
Votre compte d'affaires Float (CAD/USD) est un compte de liquidités préfinancé. Lorsque vous dépensez, l'opération réduit votre solde prépayé. Puisque ce compte fonctionne comme un portefeuille à valeur stockée, toute activité devrait être rapprochée d'un compte de compensation Float configuré comme un actif dans votre système comptable.
Votre compte de compensation Float devrait refléter :
Achats par carte
Paiements de factures
Remboursements
Approvisionnements
Conversions de devises
Crédits ou remboursements
Vos relevés Float constituent la source fiable de toutes ces opérations.
Utilisation des exportations CSV :
Les entreprises qui ne disposent pas d’une intégration comptable directe avec Float peuvent utiliser les téléchargements CSV pour importer directement les données dans leurs systèmes comptables.
Opérations par carte:
Vous pouvez télécharger toutes les opérations par carte en format CSV pour les téléverser dans votre système comptable, à partir de Comptabilité > Exportation des opérations. Vous pouvez utiliser le CSV standard de Float, qui comprend :
Code du GL
Marchand
Code des impôts
Champs personnalisés
Lignes fractionnées
Pièces jointes des reçus
Vous pouvez également utiliser un CSV personnalisé que vous configurez pour correspondre à l'apparence de votre système comptable.
Pour en savoir plus sur les téléchargements CSV des opérations, veuillez consulter les articles ci-dessous :
Comment exporter des transactions au format CSV
Remboursements:
Vous pouvez télécharger tous les versements de remboursement de dépenses en format CSV pour les téléverser dans votre système comptable, à partir de Remboursements > Paiements.
Pour en savoir plus sur le téléchargement de CSV de remboursements de dépenses, veuillez consulter l'article ci-dessous :
Exporter les remboursements en CSV
Paiements de factures:
Vous pouvez télécharger tous les paiements de factures au format CSV afin de les téléverser dans votre système comptable depuis Paiement de factures > Paiements.
Pour en savoir plus sur le téléchargement des fichiers CSV des factures, veuillez consulter l’article ci-dessous :
Exporter les factures au format CSV
Ce que Float n’exporte pas
Certaines activités ne sont pas exportées, même avec une intégration comptable, et doivent être ajoutées manuellement à votre système comptable. Les relevés de votre compte d'affaires Float saisissent tous ces éléments et devraient toujours être utilisés comme source de vérité.
Éléments nécessitant un enregistrement manuel :
- Les transferts de financement (virements automatiques vers Float)
- Les retraits de Float
- Les conversions de devises
- Les remboursements, crédits de commerçant ou paiements entrants
- Les remboursements de dépenses et factures marqués comme « payés »
- Les transferts entre comptes d'affaires (CAD ↔ USD)
- Les fonds reçus dans les comptes d'affaires Float
Utilisation de vos relevés Float pour la réconciliation
Vos relevés Float mensuels incluent tout mouvement modifiant le solde qui affecte votre solde de liquidités. Utilisez-les pour vous aider à rapprocher vos livres :
- Solde d'ouverture
- Solde de clôture
- Toutes les opérations par carte
- Tous les paiements de factures
- Tous les versements de remboursement de dépenses
- Les éléments non exportés (virements automatiques de financement, retraits, fonds reçus dans les comptes d'affaires Float, conversions de devises)
- Solde courant
Pour en savoir plus sur les relevés Float, veuillez consulter les articles ci-dessous :
Télécharger un relevé de compte Float
Processus de fin de mois recommandé
Étape 1 : Télécharger les relevés
- Accédez à Comptes > Relevés
- Choisissez entre le téléchargement au format CSV ou PDF > sélectionnez le mois > cliquez sur Télécharger le fichier CSV/PDF
À noter : Les relevés sont disponibles par devise et par compte. Si vous utilisez à la fois le $ CA et le $ US, vous devez télécharger des relevés séparément.
Étape 2 : réviser et télécharger les opérations par CSV
- Accédez à Comptabilité > Exportation des opérations
- Révisez les opérations et assurez-vous que tous les renseignements requis sont inclus avant l'exportation (c.-à-d. révisez le codage, vérifiez les reçus manquants, validez les codes de taxe, confirmez les fournisseurs et les champs personnalisés)
- Téléchargez les opérations en format CSV pour les importer dans votre système comptable
Pour en savoir plus sur l'exportation des opérations, veuillez consulter cet article : Aperçu de l’exportation des opérations
Étape 3 : Enregistrer les éléments non exportés
À l'aide de vos relevés, enregistrez manuellement tous les mouvements qui ne s'exportent pas automatiquement, peu importe s'il existe une intégration comptable :
- Financement/virements automatiques
- Retraits
- Conversions de devises
- Fonds reçus dans les comptes d'affaires Float
- Remboursements de dépenses/factures « marqués comme payés » dans Float et payés à l'extérieur de Float
Étape 4 : Rapprocher le compte de compensation Float
Faites correspondre le solde de votre système comptable au solde de clôture indiqué sur vos relevés Float.
Étape 5 : Confirmer votre solde de clôture
Une fois que tous les exports et ajustements manuels sont enregistrés, votre compte de compensation Float devrait correspondre exactement au solde de clôture indiqué sur votre relevé.
En cas d’écarts, vérifiez les points suivants :
- Transferts de fonds manquants
- Remboursement ou crédit non enregistré
- Un transfert enregistré sur un seul compte
- Mouvements de change non reflétés
Exemple : Rapprochement de votre compte d’entreprise Float
Résumé du relevé :
- Solde d’ouverture : 50 000,00 $
- Dépenses par carte : -18 500,00 $
- Conversion de devises : -325,00 $
- Approvisionnements : +20 000,00 $
- Remboursement : +120,00 $
- Solde de clôture : 51 295,00 $
Votre compte de compensation Float devrait indiquer :
- Exportations de dépenses par carte : -18 500,00 $
- Saisies manuelles :
- Approvisionnements : +20 000,00 $
- Conversion de devises : -325,00 $
- Remboursement : +120,00 $
Solde de clôture prévu : 51 295,00 $
- Un écart signifie généralement qu’un élément nécessitant une saisie manuelle est manquant.
Conseils pour une clôture de fin de mois sans accroc
- Exportez les opérations tout au long du mois pour réduire l’arriéré
- Utilisez un compte de compensation par devise
- Fiez-vous à vos relevés Float comme source de vérité pour les mouvements de fonds
- Si votre compte de compensation devient négatif, vérifiez les approvisionnements ou saisies manuelles manquants