Ce guide explique comment effectuer une clôture de fin de mois rigoureuse lors de l’utilisation des comptes d’entreprise Float. Il explique comment utiliser les téléchargements CSV des transactions, des paiements de factures et des paiements de remboursements pour les importer directement dans votre système comptable. Il décrit également comment utiliser vos relevés mensuels pour rapprocher votre compte de compensation.
L’objectif est de vous proposer un flux de travail simple et reproductible qui vous aide à maintenir l’exactitude de votre grand livre chaque mois.
Comprendre vos comptes d’entreprise Float
Votre compte d’entreprise Float (CAD/USD) est un compte de caisse préfinancé. Lorsque vous effectuez une dépense, la transaction réduit votre solde prépayé. Comme ce compte fonctionne comme un portefeuille à valeur stockée, toutes les activités doivent être rapprochées d’un compte de compensation Float configuré comme un actif dans votre système comptable.
Votre compte de compensation Float devrait refléter tout :
Achats par carte
Paiements de factures
Remboursements
Approvisionnements
Conversions de devises
Crédits ou remboursements
Vos relevés Float constituent la source fiable de toutes ces opérations.
Utilisation des exportations CSV :
Les entreprises qui ne disposent pas d’une intégration comptable directe avec Float peuvent utiliser les téléchargements CSV pour importer directement les données dans leurs systèmes comptables.
Transactions par carte:
Vous pouvez télécharger toutes les transactions par carte au format CSV afin de les téléverser dans votre système comptable depuis Comptabilité > Exportation des transactions. Vous pouvez utiliser le fichier CSV standard de Float, qui comprend :
Code du GL
Marchand
Code des impôts
Champs personnalisés
Lignes fractionnées
Pièces jointes des reçus
Vous pouvez également utiliser un fichier CSV personnalisé que vous avez configuré pour correspondre à la présentation de votre système comptable.
Pour en savoir plus sur les téléchargements CSV pour les transactions, veuillez consulter les articles ci-dessous :
Comment exporter des transactions au format CSV
Remboursements:
Vous pouvez télécharger tous les versements de remboursement au format CSV afin de les téléverser dans votre système comptable depuis Remboursements > Paiements.
Pour en savoir plus sur le téléchargement des fichiers CSV de remboursement, veuillez consulter l’article ci-dessous :
Exporter les remboursements en CSV
Paiements de factures:
Vous pouvez télécharger tous les paiements de factures au format CSV afin de les téléverser dans votre système comptable depuis Paiement de factures > Paiements.
Pour en savoir plus sur le téléchargement des fichiers CSV des factures, veuillez consulter l’article ci-dessous :
Exporter les factures au format CSV
Ce que Float n’exporte pas
Même avec une intégration comptable, certaines activités ne sont pas exportées et doivent être ajoutées manuellement à votre système comptable. Vos relevés de compte d’entreprise Float enregistrent tous ces éléments et doivent toujours être utilisés comme source de données fiables.
Éléments nécessitant un enregistrement manuel :
Transferts de fonds (approvisionnements dans Float)
Retraits depuis Float
Conversions de devises
Remboursements, crédits commerçants ou paiements entrants
Remboursements et factures marqués comme « payés »
Transferts entre comptes d’entreprise (CAD ↔ USD)
Fonds reçus dans les comptes d’entreprise Float
Utilisation de vos relevés Float pour la réconciliation
Vos relevés mensuels Float incluent tout mouvement modifiant le solde et affectant votre trésorerie. Utilisez-les pour vous aider à rapprocher vos livres comptables :
- Solde d’ouverture
- Solde de clôture
- Toutes les transactions par carte
- Tous les paiements de factures
- Tous les remboursements versés
- Éléments non exportés (transferts de fonds, retraits, fonds reçus dans les comptes d’entreprise Float, conversions de devises)
- Solde courant
Pour plus d’informations sur les relevés Float, veuillez consulter les articles ci-dessous :
Télécharger un relevé de compte Float
Flux de travail recommandé à la fin du mois
Étape 1 : Télécharger les relevés
- Accédez à Comptes > Relevés
- Choisissez entre le téléchargement au format CSV ou PDF > sélectionnez le mois > cliquez sur Télécharger le fichier CSV/PDF
À noter : Les relevés sont disponibles par devise et par compte. Si vous utilisez à la fois le $ CA et le $ US, vous devez télécharger des relevés séparément.
Étape 2 : Consulter et télécharger les transactions au format CSV
- Accédez à Comptabilité > Exportation des transactions
- Passez en revue les transactions et assurez-vous que tous les renseignements requis sont inclus avant l’exportation (c.-à-d. vérifier le codage, s’assurer que les reçus ne manquent pas, valider les codes des impôts, confirmer les fournisseurs et les champs personnalisés)
- Téléchargez les transactions au format CSV pour les importer dans votre système comptable
Pour en savoir plus sur l’exportation des transactions, veuillez consulter cet article : Aperçu de l’exportation des transactions
Étape 3 : Enregistrer les éléments non exportés
- À l’aide de vos relevés, enregistrez manuellement toutes les opérations qui ne sont pas exportées automatiquement, qu’il y ait ou non une intégration comptable :
- Transferts de fonds / Approvisionnements
- Retraits
- Conversions de devises
- Fonds reçus dans les comptes d’entreprise Float
- Remboursements/factures « marqués comme payés » dans Float et payés en dehors de Float
Étape 4 : Rapprocher le compte de compensation Float
Faites correspondre le solde de votre système comptable au solde de clôture indiqué sur vos relevés Float.
Étape 5 : Confirmer votre solde de clôture
Une fois que tous les exports et ajustements manuels sont enregistrés, votre compte de compensation Float devrait correspondre exactement au solde de clôture indiqué sur votre relevé.
En cas d’écarts, vérifiez les points suivants :
- Transferts de fonds manquants
- Remboursement ou crédit non enregistré
- Un transfert enregistré sur un seul compte
- Mouvements de change non reflétés
Exemple : Rapprochement de votre compte d’entreprise Float
Résumé du relevé :
- Solde d’ouverture : 50 000,00 $
- Dépenses par carte : -18 500,00 $
- Conversion de devises : -325,00 $
- Approvisionnements : +20 000,00 $
- Remboursement : +120,00 $
- Solde de clôture : 51 295,00 $
Votre compte de compensation Float devrait indiquer :
- Exportations de dépenses par carte : -18 500,00 $
- Saisies manuelles :
- Approvisionnements : +20 000,00 $
- Conversion de devises : -325,00 $
- Remboursement : +120,00 $
Solde de clôture prévu : 51 295,00 $
- Un écart signifie généralement qu’un élément nécessitant une saisie manuelle est manquant.
Conseils pour une clôture de fin de mois sans accroc
- Exportez les transactions tout au long du mois pour réduire l’arriéré
- Utilisez un compte de compensation par devise
- Fiez-vous à vos relevés Float comme source de vérité pour les mouvements de fonds
- Si votre compte de compensation devient négatif, vérifiez les approvisionnements ou saisies manuelles manquants