Les entreprises qui utilisent à la fois les comptes Float Charge et Float Business (c.-à-d. Trésorerie) ont souvent des besoins de rapprochement spécifiques.
L’activité des cartes de crédit doit être rapprochée avec un compte de compensation des passifs, tandis que les remboursements et les paiements de factures nécessitent un flux comptable différent. Ce guide vous explique les meilleures pratiques pour garder l’activité de vos comptes Charge et Trésorerie distincte et précise dans votre système comptable.
Pourquoi les comptes Charge et Trésorerie nécessitent des approches de rapprochement différentes
Il n’est pas recommandé de rapprocher vos comptes Charge Card et Float Business ensemble, car Float utilise deux modèles de dépenses différents :
-
Compte Float Business (Trésorerie CAD/USD) : Doit utiliser un Compte de compensation Float configuré comme un compte Actif.
- Les clients prépayés chargent des fonds dans Float, et toutes les dépenses sont effectuées à partir de ce solde
-
Carte de crédit (ChC) : Devrait utiliser un compte de compensation ChC configuré comme un compte de passif.
- Les dépenses effectuées avec une carte de crédit augmentent un passif qui doit être remboursé.
Le fait de garder les comptes de compensation pour carte de crédit et pour espèces séparés empêche que les deux types d’opérations se mélangent et rend la réconciliation beaucoup plus claire.
Pour plus de détails sur la réconciliation des éléments des comptes d’entreprise en flot, veuillez consulter l’article ci-dessous :
Meilleures pratiques pour la réconciliation de fin de mois
Aperçu de l’exportation automatique
Float synchronise les transactions par carte ainsi que certaines fonctionnalités comme les factures et les remboursements directement avec votre système comptable, ou vous pouvez exporter un fichier CSV pour une saisie manuelle.
Transactions par carte (Exportées sous forme d’écritures comptables)
- Les transactions par carte des clients facturés sont déduites de votre limite de carte (c.-à-d. des passifs)
- Les paiements de factures et les remboursements sont imputés au solde en espèces du compte d’entreprise Float
Paiements de factures & remboursements
Les remboursements et les paiements de factures suivent un flux comptable différent de celui des transactions par carte de crédit.
Les remboursements et les paiements de factures effectués à partir du solde en espèces de votre compte Float réduisent ce solde en espèces, et non votre passif lié à la carte de crédit. Ils doivent donc être affectés aux comptes clients & aux comptes de compensation.
Comment faire la réconciliation lorsque vous utilisez à la fois des comptes en espèces & des comptes de carte de crédit
Pour éviter toute confusion à la fin du mois, nous recommandons la structure suivante :
Transactions par carte de crédit :
Voici comment cela apparaît dans votre système comptable :
| Produit | Détails de l’exportation | Effet comptable (partie double) |
| Carte de crédit | Les transactions par carte sont exportées pour augmenter le montant dû (passif). | Débit Dépense, Crédit Compte de compensation Float ChC (passif) |
| Intérêts, remises en argent & facturation | Ils sont inclus avec vos transactions par carte et exportés comme indiqué ci-dessous. | Débit Compte de compensation Float/ChC (ou Dépense), Crédit Compte de revenu/dépense sélectionné |
Paiements de factures & remboursements :
Voici comment cela apparaît dans votre système comptable :
| Fonctionnalité | Écriture comptable |
| Remboursements (création) | Débit Dépense, Crédit Remboursement à payer |
| Émissions de remboursement | Débit Remboursement à payer, Crédit Compte de compensation Float |
| Factures (création) | Débit Dépense, Crédit Comptes fournisseurs |
| Paiements de factures (via le solde en espèces Float) | Débit Comptes fournisseurs, Crédit Compte de compensation Float |
| Paiements de factures (via une banque externe) | Débit Comptes fournisseurs, Crédit Compte bancaire (par ex., chèque) |
Exigences de configuration des comptes fournisseurs & de compensation pour l’exportation des factures & des remboursements
Pour QuickBooks en ligne (QBO) :
- Veuillez consulter les guides suivants afin de vous assurer que vos comptes fournisseurs et de compensation sont configurés conformément aux exigences de Float pour les exportations directes vers QBO :
Pour Xero :
- Veuillez consulter les guides suivants afin de vous assurer que vos comptes de compensation sont configurés conformément aux exigences de Float pour les exports directs vers Xero :
Pour NetSuite :
- Veuillez consulter les guides suivants afin de vous assurer que vos comptes fournisseurs (A/P) et vos comptes de compensation sont configurés conformément aux exigences de Float pour les exports directs vers NetSuite :
- Remboursements & NetSuite
- Veuillez noter : le paiement de factures n’est pas disponible pour les utilisateurs de NetSuite
Conseils pour rapprocher les remboursements
Pour une meilleure distinction et clarté, la meilleure pratique recommandée consiste à utiliser un compte Remboursements aux employés à payer afin de garder ces passifs séparés de vos comptes fournisseurs généraux (comptes à payer).
Point important : Les remboursements qui sont seulement "Marqués comme payés" plutôt que réellement payés dans Float ne sont PAS exportés par Float comme un paiement contre votre solde Float.
Ce que Float ne synchronise pas et conseils pour le rapprochement
Les transactions suivantes sont généralement considérées comme des mouvements internes ou des éléments de rapprochement et ne sont pas automatiquement exportées par Float :
- Transferts de financement et retraits (des comptes d’entreprise Float, c.-à-d. Trésorerie)
- Remboursements de charges et financement hors cycle
- Transferts de Trésorerie vers Charges
- Remboursements et factures marquées comme payées
- Transferts en devises
- Fonds reçus dans les comptes d’entreprise Float
La meilleure pratique consiste à utiliser les relevés Float correspondants pour les comptes Trésorerie et Charges comme source de vérité pour ces transactions.
Les relevés enregistrent tous les mouvements qui affectent le solde, y compris les éléments non exportés, et affichent un total cumulé pour simplifier le rapprochement de vos comptes de compensation.
Pour plus d’informations sur les relevés, veuillez consulter les articles suivants :
Télécharger un relevé de compte Float
Génération d’un flux bancaire
Si vous êtes un client utilisant un logiciel comptable comme Xero ou QBO, et que vous devez générer un flux bancaire pour les comptes synchronisés avec Float, vous pouvez le faire en utilisant la fonction export CSV de Float et en important ce fichier dans votre ERP.