La page Exportation des transactions vous propose plusieurs façons de vérifier et de modifier les transactions avant de les exporter vers votre système comptable.
Pour plus de renseignements, consulter : FAQ sur l’exportation des transactions
Remarque : seuls les administrateurs et les commis comptables peuvent modifier les transactions depuis cette page. Voir : Rôles des utilisateurs
Aperçu du guide
Modification intégrée
Vous pouvez modifier les transactions directement dans le tableau sans ouvrir la vue détaillée.
Cliquer sur un champ, tel que le code GL, le fournisseur, le code fiscal ou l’équipe, pour apporter des modifications
Utiliser les menus déroulants pour rechercher et sélectionner la valeur correcte
La modification intégrée est conçue pour accélérer le codage et réduire le nombre de clics nécessaires à la préparation des transactions pour l’exportation.
Affichage du reçu
Vous pouvez consulter les reçus dans Float sans ouvrir un nouvel onglet.
- En sélectionnant l’image d’un reçu, vous ouvrirez les détails de la transaction et une vue plein écran du reçu
La vue plein écran vous permet de comparer le reçu et les détails de la transaction côte à côte
Naviguer entre les reçus tout en gardant la vue des détails de la transaction ouverte, en sélectionnant les flèches en haut à droite de la vue des détails de la transaction
Cette fonctionnalité facilite la vérification rapide des reçus lors du rapprochement.
Suggestions de règles
Float contribue à réduire le travail manuel en suggérant des règles de codage fondées sur les modèles de transaction.
Lorsque des suggestions apparaissent, vous pouvez :
Accepter une suggestion de règle pour les codes GL, les fournisseurs ou les codes fiscaux pour les appliquer automatiquement à l’avenir
Créer une nouvelle règle de commerçant afin que le même codage soit automatiquement appliqué aux futures transactions de ce commerçant
Pour plus de détails, consultez : Que sont les règles de transaction et comment peuvent-elles être configurées?
Détails des transactions :
Pour une expérience de modification plus complète, ouvrez la vue des détails de la transaction à droite. Dans la vue des détails de la transaction, vous pouvez modifier la transaction, afficher les exigences d’exportation et consulter les journaux d’activité.
Modifier la transaction
Sélectionner une transaction pour afficher ses détails
Modifier tous les champs en un seul endroit, y compris : code fiscal et montant des impôts, code GL, fournisseur, équipe et champs personnalisés
- Vérifier si la transaction est conforme à vos politiques
Naviguez entre les transactions sans fermer la fenêtre en cliquant sur les flèches en haut à droite
Ajuster la largeur du panneau pour faciliter la comparaison des détails avec le tableau principal
Exporter les exigences
- La vue Exigences d’exportation indique si la transaction est valide pour l’exportation ou non
Journaux d’activité
- Le journal d’activité dans Float est une piste de vérification qui indique exactement qui a apporté des modifications à une transaction et à quel moment
- Pour chaque transaction, le journal d'activités enregistre le suivant :
- Chaque utilisateur ayant effectué une modification (c.à d. le délégant, le délégué ou un autre utilisateur)
- Les éléments qui ont été modifiés (p. ex. description, code fiscal, code GL, reçu, déplacement des éléments non conformes aux éléments conformes)
- Quand les modifications ont été apportées
Pour plus d’informations, consultez : Journaux d’activité pour les transactions
Conformité
La colonne « État » indiquera si une transaction est conforme ou non à votre politique de dépenses.
Ci-dessous figurent les états de conformité :
- Conforme : la transaction est conforme à votre politique de soumission
- Non conforme* : la transaction n’est pas conforme à votre politique de soumission
- Valide pour l’exportation : la transaction respecte toutes les exigences pour être exportée vers votre synchronisation comptable
- Non valide pour l’exportation* : la transaction ne respecte pas toutes les exigences pour être exportée vers votre synchronisation comptable
- Approbation requise : la transaction doit être examinée conformément à votre politique d’examen
- Approuvée : la transaction a été approuvée conformément à votre politique d’examen
- Non approuvée : la transaction n’a pas été approuvée conformément à votre politique d’examen
*Sélectionner une transaction > Détails de la transaction > Conformité permet d’afficher la raison pour laquelle la transaction n’est pas conforme à la politique de dépenses.
*Sélectionner une transaction > Exigences d’exportation permet d’afficher si la transaction est valide ou non pour l’exportation.
Modification en masse
Utiliser la modification en masse pour forcer la conformité (marquer comme conforme à la politique de soumission), approuver les suggestions de règles ou modifier les champs de transaction.
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Sélectionner deux transactions ou plus à l’aide des cases à cocher dans le tableau
Une barre d’actions en masse apparaîtra en bas de l’écran
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Vous pouvez alors :
modifier plusieurs champs à la fois
approuver ou refuser les suggestions de règles en masse
marquer les transactions comme conformes ou prêtes à être exportées
- Pour sauvegarder vos modifications, sélectionnez le bouton « Appliquer les modifications »
Fractionner les transactions
Si la division des transactions a été activé par votre entreprise, vous pouvez diviser une transaction en plusieurs rubriques pour l’attribuer correctement à différents codes du GL ou catégories de dépenses.
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Sélectionnez une transaction à diviser et cliquez sur « Diviser la transaction » dans la vue Modifier la transaction
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Dans la fenêtre modale Fractionner la transaction, ajouter autant de postes que nécessaire. Vous pouvez fournir les renseignements comptables corrects pour chaque rubriques
Remarque : la somme des montants de toutes les rubriques doit être égale au montant du sous-total. Si le total ne correspond pas au montant total, le fractionnement ne sera pas effectué correctement et un message vous invitant à équilibrer le montant total s’affichera.
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Dans la fenêtre modale Fractionner la transaction, ajouter autant de postes que nécessaire. Vous pouvez fournir les renseignements comptables corrects pour chaque rubriques
- Il est possible de modifier une transaction fractionnée et de modifier les valeurs, d’ajouter d’autres fractionnements ou de supprimer un fractionnement
Pour plus de renseignements, consulter : Comment activer la division des transactions et comment diviser une transaction?