Pratiques exemplaires pour le rapprochement de fin de mois avec les intégrations comptables

Ce guide explique comment effectuer une clôture de fin de mois propre lorsque vous utilisez les comptes d'affaires Float. Il couvre tout ce que Float exporte automatiquement vers votre système comptable, ce qui doit être ajouté manuellement, et comment utiliser vos relevés mensuels pour rapprocher votre compte de compensation Float.

L'objectif est de vous offrir un processus simple et reproductible qui vous aide à garder votre grand livre général exact chaque mois.

Si vous êtes un client utilisant à la fois les comptes d'affaires Float (c.-à-d. les comptes de liquidités) et Float Charge, veuillez consulter l'article ci-dessous pour connaître les pratiques exemplaires pour le rapprochement des comptes de liquidités et Charge :

Guide des meilleures pratiques pour le rapprochement des comptes Charge et des comptes de trésorerie 

Veuillez consulter les guides ci-dessous pour votre système comptable précis qui s’intègre à Float :

Guide des meilleures pratiques pour la réconciliation de fin de mois avec QuickBooks Online (QBO)

Guide des meilleures pratiques pour la réconciliation de fin de mois avec Xero

Guide des meilleures pratiques pour la réconciliation de fin de mois avec NetSuite

Comprendre vos comptes d’entreprise Float

Votre compte d'affaires Float (CAD/USD) est un compte de liquidités préfinancé. Lorsque vous dépensez, l'opération réduit votre solde prépayé. Puisque ce compte fonctionne comme un portefeuille à valeur stockée, toute activité devrait être rapprochée d'un compte de compensation Float configuré comme un actif dans votre système comptable.

Votre compte de compensation Float devrait refléter :

• Les achats par carte
• Les paiements de factures
• Les versements de remboursement de dépenses
• Les virements automatiques de financement
• Les conversions de devises
• Les crédits ou remboursements

Vos relevés Float sont la source de vérité pour tous ces mouvements.

Ce que Float exporte automatiquement

Float exporte l'activité conforme directement vers les systèmes comptables intégrés (c.-à-d. QBO, Xero, NetSuite). Les exportations automatiques réduisent le travail manuel et aident à garder votre compte de compensation Float synchronisé.

Opérations par carte:

Float exporte toutes les opérations par carte conformes une fois que vous les envoyez par Comptabilité > Exportation des opérations.

Chaque exportation comprend :

• Code GL
• Fournisseur
• Codes de taxe
• Champs personnalisés
• Lignes fractionnées
• Pièces jointes de reçus

Impact comptable :

• Débit Dépense

• Crédit Compte de compensation

Remboursements:

Float exporte directement :

• Créations de remboursements

• Remboursements versés à partir de votre compte d’entreprise Float

Les écritures apparaissent comme :

• Création : Débit Dépense / Crédit Remboursement à payer

• Versement : Débit Remboursement à payer / Crédit Compte de compensation Float

Veuillez noter : seuls les remboursements de dépenses payées par l'entremise de Float s'exporteront automatiquement. Les rapports « marqués comme payés » ne s'exportent pas automatiquement et doivent être marqués comme payés manuellement dans votre système comptable.

Paiements de factures:

Si vous utilisez Float Bill Pay, l’exportation suivante se fait automatiquement :

• Création de facture

  • Débit Dépense

  • Crédit Comptes fournisseurs

• Paiements de factures effectués à partir de votre solde Float

  • Débit Comptes fournisseurs

  • Crédit Compte de compensation Float

Veuillez noter : Seules les factures payées via Float seront exportées automatiquement. Les factures "Marquées comme payées" ne sont pas exportées automatiquement et doivent être marquées comme payées manuellement dans votre système comptable.

Ce que Float n’exporte pas

Certaines activités ne sont pas exportées et doivent être ajoutées manuellement à votre système comptable. Les relevés de votre compte d'affaires Float contiennent tous ces éléments et devraient toujours être utilisés comme source de vérité.

Éléments nécessitant un enregistrement manuel :

• Les transferts de financement (virements automatiques vers Float)
• Les retraits de Float
• Les conversions de devises
• Les remboursements, crédits de commerçant ou paiements entrants
• Les remboursements de dépenses et factures marqués comme « payés »
• Les transferts entre comptes d'affaires (CAD ↔ USD)
• Les fonds reçus dans les comptes d'affaires Float

Utilisation de vos relevés Float pour la réconciliation

Vos relevés Float mensuels incluent tout mouvement modifiant le solde qui affecte votre solde de liquidités. Utilisez-les pour vous aider à rapprocher vos livres :

• Solde d'ouverture
• Solde de clôture
• Toutes les opérations par carte
• Tous les paiements de factures
• Tous les versements de remboursement de dépenses
• Les éléments non exportés (virements automatiques de financement, retraits, fonds reçus dans les comptes d'affaires Float, conversions de devises)
• Solde courant

Pour en savoir plus sur les relevés Float, veuillez consulter les articles ci-dessous :

Aperçu des relevés

Télécharger un relevé de compte Float

Processus de fin de mois recommandé

Étape 1 : télécharger les relevés

1. Accédez à Comptes > Relevés
2. Choisissez entre le téléchargement CSV ou PDF > sélectionnez le mois > cliquez sur Télécharger le CSV/PDF

Veuillez noter : les relevés sont offerts par devise, par compte. Si vous utilisez à la fois le CAD et le USD, vous devrez télécharger ces relevés séparément.

Étape 2 : réviser et exporter les opérations

1. Accédez à Comptabilité > Exportation des opérations
2. Révisez les opérations et assurez-vous que tous les renseignements requis sont inclus avant l'exportation (c.-à-d. révisez le codage, vérifiez les reçus manquants, validez les codes de taxe, confirmez les fournisseurs et les champs personnalisés)

Pour en savoir plus sur l'exportation des opérations, veuillez consulter cet article : Aperçu de l’exportation des opérations

Étape 3 : enregistrer les éléments non exportés

À l'aide de vos relevés, enregistrez manuellement tous les mouvements qui ne s'exportent pas automatiquement :

• Financement/virements automatiques
• Retraits
• Conversions de devises
• Fonds reçus dans les comptes d'affaires Float
• Remboursements de dépenses/factures « marqués comme payés » dans Float et payés à l'extérieur de Float

Étape 4 : rapprocher le compte de compensation Float

Faites correspondre le solde de votre système comptable au solde de clôture indiqué sur vos relevés Float.

Ce qui est exporté automatiquement par rapport à manuellement :

Étape 5 : confirmer votre solde de clôture

1. Une fois toutes les exportations et les ajustements manuels enregistrés, votre compte de compensation Float devrait correspondre exactement au solde de clôture de votre relevé.
2. S'il y a des écarts, vérifiez les éléments suivants :
   • Des entrées de financement manquantes
   • Un remboursement ou un crédit n'a pas été ajouté
   • Un transfert n'est enregistré que d'un côté
   • Les mouvements de change ne sont pas reflétés

Exemple : Rapprochement de votre compte d’entreprise Float

Résumé du relevé :

• Solde d’ouverture : 50 000,00 $
• Dépenses par carte : -18 500,00 $
• Conversion de devises : -325,00 $
• Approvisionnements : +20 000,00 $
• Remboursement : +120,00 $
• Solde de clôture : 51 295,00 $

Votre compte de compensation Float devrait indiquer :

• Exportations de dépenses par carte : -18 500,00 $
• Saisies manuelles :
  • Approvisionnements : +20 000,00 $
  • Conversion de devises : -325,00 $
  • Remboursement : +120,00 $

Solde de clôture attendu : 51 295,00 $

• Un écart signifie généralement qu’un élément nécessitant une saisie manuelle est manquant.

Conseils pour une clôture de fin de mois sans accroc

• Exportez les opérations tout au long du mois pour réduire l'arriéré
• Utilisez un compte de compensation par devise
• Fiez-vous à vos relevés Float comme source de vérité pour les mouvements d'argent
• Si votre compte de compensation devient négatif, vérifiez les virements automatiques ou entrées manuelles manquants