Ce guide explique comment effectuer une clôture de fin de mois rigoureuse lors de l’utilisation des comptes d’entreprise Float. Il couvre tout ce que Float exporte automatiquement vers votre système comptable, ce qui doit être ajouté manuellement, ainsi que la façon d’utiliser vos relevés mensuels pour rapprocher votre compte de compensation Float.
L’objectif est de vous proposer un flux de travail simple et reproductible qui vous aide à maintenir l’exactitude de votre grand livre chaque mois.
Si vous êtes un client qui utilise à la fois les comptes d’entreprise Float (c.-à-d. les comptes de trésorerie) et Float Charge, veuillez consulter l’article ci-dessous pour connaître les meilleures pratiques de rapprochement des comptes de trésorerie et de Charge :
Guide des meilleures pratiques pour le rapprochement des comptes Charge et des comptes de trésorerie
Veuillez consulter les guides ci-dessous pour votre système comptable précis qui s’intègre à Float :
Guide des meilleures pratiques pour la réconciliation de fin de mois avec QuickBooks Online (QBO)
Guide des meilleures pratiques pour la réconciliation de fin de mois avec Xero
Guide des meilleures pratiques pour la réconciliation de fin de mois avec NetSuite
Comprendre vos comptes d’entreprise Float
Votre compte d’entreprise Float (CAD/USD) est un compte de trésorerie préfinancé. Lorsque vous effectuez une dépense, la transaction réduit votre solde prépayé. Comme ce compte fonctionne comme un portefeuille à valeur stockée, toutes les opérations devraient se rapprocher d’un compte de compensation Float configuré comme un actif dans votre système comptable.
Votre compte de compensation Float devrait refléter tout :
Achats par carte
Paiements de factures
Remboursements
Approvisionnements
Conversions de devises
Crédits ou remboursements
Vos relevés Float constituent la source de vérité pour tous ces mouvements.
Ce que Float exporte automatiquement
Float exporte directement les activités conformes vers les systèmes comptables intégrés (c.-à-d. QBO, Xero, NetSuite). Les exportations automatiques réduisent le travail manuel et aident à maintenir la synchronisation de votre compte de compensation Float.
Transactions par carte:
Float exporte toutes les transactions par carte conformes une fois que vous les envoyez via Comptabilité > Exportation des transactions.
Chaque exportation comprend :
Code du GL
Marchand
Code des impôts
Champs personnalisés
Lignes fractionnées
Pièces jointes des reçus
Impact comptable :
Débit Dépense
Crédit Compte de compensation
Remboursements:
Float exporte directement :
Créations de remboursements
Remboursements versés à partir de votre compte d’entreprise Float
Les écritures apparaissent comme :
Création : Débit Dépense / Crédit Remboursement à payer
Versement : Débit Remboursement à payer / Crédit Compte de compensation Float
Veuillez noter : Seuls les remboursements effectués via Float seront exportés automatiquement. Les rapports "Marqué comme payé" ne sont pas exportés automatiquement et doivent être marqués comme payés manuellement dans votre système comptable.
Paiements de factures:
Si vous utilisez Float Bill Pay, l’exportation suivante se fait automatiquement :
-
Création de facture
Débit Dépense
Crédit Comptes fournisseurs
-
Paiements de factures effectués à partir de votre solde Float
Débit Comptes fournisseurs
Crédit Compte de compensation Float
Veuillez noter : Seules les factures payées via Float seront exportées automatiquement. Les factures "Marquées comme payées" ne sont pas exportées automatiquement et doivent être marquées comme payées manuellement dans votre système comptable.
Ce que Float n’exporte pas
Certaines activités ne sont pas exportées et doivent être ajoutées manuellement à votre système comptable. Les relevés de votre compte d’entreprise Float enregistrent tous ces éléments et devraient toujours être utilisés comme source de vérité.
Éléments nécessitant un enregistrement manuel :
Transferts de fonds (approvisionnements dans Float)
Retraits depuis Float
Conversions de devises
Remboursements, crédits commerçants ou paiements entrants
Remboursements et factures marqués comme « payés »
Transferts entre comptes d’entreprise (CAD ↔ USD)
Fonds reçus dans les comptes d’entreprise Float
Utilisation de vos relevés Float pour la réconciliation
Vos relevés mensuels Float incluent tout mouvement modifiant le solde et affectant votre trésorerie. Utilisez-les pour vous aider à rapprocher vos livres comptables :
- Solde d’ouverture
- Solde de clôture
- Toutes les transactions par carte
- Tous les paiements de factures
- Tous les remboursements versés
- Éléments non exportés (transferts de fonds, retraits, fonds reçus dans les comptes d’entreprise Float, conversions de devises)
- Solde courant
Pour plus d’informations sur les relevés Float, veuillez consulter les articles ci-dessous :
Télécharger un relevé de compte Float
Flux de travail recommandé pour la fin de mois
Étape 1 : Télécharger les relevés
- Allez dans Comptes > Relevés
- Choisissez entre le téléchargement CSV ou PDF > sélectionnez le mois > cliquez sur Télécharger CSV/PDF
Veuillez noter : Les relevés sont disponibles par devise et par compte. Si vous utilisez à la fois CAD & USD, vous devrez télécharger ces relevés séparément.
Étape 2 : Examiner & exporter les transactions
- Accédez à Comptabilité > Exportation des transactions
- Passez en revue les transactions et assurez-vous que toutes les informations requises sont incluses avant l’exportation (c.-à-d. vérifier le codage, s’assurer qu’aucun reçu ne manque, valider les codes fiscaux, confirmer les fournisseurs et les champs personnalisés)
Pour plus d’informations sur l’exportation des transactions, veuillez consulter cet article : Vue d’ensemble de l’exportation des transactions
Étape 3 : Enregistrer les éléments non exportés
- À l’aide de vos relevés, enregistrez manuellement tous les mouvements qui ne sont pas exportés automatiquement :
- Approvisionnements
- Retraits
- Conversions de devises
- Fonds reçus dans les comptes d’entreprise Float
- Remboursements/Factures "marqués comme payés" dans Float et payés en dehors de Float
Étape 4 : Rapprocher le compte de compensation Float
Faites correspondre le solde dans votre système comptable au solde de clôture indiqué sur vos relevés Float.
| Type d’activité | Exporté automatiquement | Nécessite une saisie manuelle |
|---|---|---|
| Transactions par carte | ✔ | |
| Créations de factures & paiements de factures effectués via Float | ✔ | |
| Création & versement de remboursements | ✔ | |
| Transferts de fonds | ✔ | |
| Retraits | ✔ | |
| Conversions de devises | ✔ | |
| Remboursements ou crédits | ✔ | |
| Remboursements marqués comme payés | ✔ | |
| Transferts entre comptes | ✔ |
Étape 5 : Confirmer votre solde de clôture
Une fois que toutes les exportations et les ajustements manuels sont enregistrés, votre compte de compensation Float devrait correspondre exactement au solde de clôture indiqué sur votre relevé.
En cas d’écarts, vérifiez les points suivants :
- Entrées de financement manquantes
- Un remboursement ou un crédit non enregistré
- Un transfert enregistré uniquement d’un côté
- Mouvements de devises non reflétés
Exemple : Rapprochement de votre compte d’entreprise Float
Résumé du relevé :
- Solde d’ouverture : 50 000,00 $
- Dépenses par carte : -18 500,00 $
- Conversion de devises : -325,00 $
- Approvisionnements : +20 000,00 $
- Remboursement : +120,00 $
- Solde de clôture : 51 295,00 $
Votre compte de compensation Float devrait indiquer :
- Exportations de dépenses par carte : -18 500,00 $
- Saisies manuelles :
- Approvisionnements : +20 000,00 $
- Conversion de devises : -325,00 $
- Remboursement : +120,00 $
Solde de clôture attendu : 51 295,00 $
- Un écart signifie généralement qu’un élément nécessitant une saisie manuelle est manquant.
Conseils pour une clôture de fin de mois sans accroc
- Exportez les transactions tout au long du mois pour réduire l’arriéré
- Utilisez un compte de compensation par devise
- Fiez-vous à vos relevés Float comme source de vérité pour les mouvements de fonds
- Si votre compte de compensation devient négatif, vérifiez les approvisionnements ou saisies manuelles manquants