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Configuration de la fonctionnalité de paiement de factures

  • Mise à jour

Ce guide vous aidera à compléter le processus de configuration, à connecter vos données comptables, et à commencer à payer des fournisseurs directement depuis Float.

La fonctionnalité de paiement de factures de Float se synchronise avec QuickBooks Online (QBO), Xero et NetSuite.

 

Aperçu du guide :

Configurer votre paiement de factures

Ajouter vos fournisseurs à Float

Comment ajouter les détails de paiement d'un fournisseur

États du paiement de factures

 

Configurer votre paiement de factures

Définir les rôles de commis aux comptes fournisseurs

Dans le paiement de factures, les utilisateurs ayant le rôle de commis aux comptes fournisseurs peuvent téléverser et modifier des factures brouillon, planifier des paiements, et exporter des paiements vers le logiciel comptable.

Les commis aux comptes fournisseurs ne peuvent pas autoriser le déblocage des fonds — seuls les administrateurs peuvent débloquer les fonds pour les paiements. Pour en savoir plus, consultez : Rôles d'utilisateur.

Pour configurer un utilisateur en tant que commis aux comptes fournisseurs :

  • Connectez-vous à votre compte administrateur Float depuis login.floatcard.com
  • Accédez à la page Utilisateurs, ou à Paramètres > Paiement de factures > sélectionnez « Configurer le commis aux comptes fournisseurs dans les paramètres utilisateur »
  • Sélectionnez l'utilisateur > dans le menu déroulant « Rôle », sélectionnez le rôle de commis aux comptes fournisseurs

 

Utiliser les politiques d'approbation

Chaque facture doit passer par le processus d'approbation avant de pouvoir être payée. Une politique d'approbation par défaut sera assignée automatiquement et peut être modifiée. Les clients ayant les abonnements Professionnel ou Entreprise de Float peuvent configurer des politiques d'approbation supplémentaires.

Pour modifier la politique d'approbation par défaut du paiement de factures :

  • Accédez à Paramètres > Politiques d'approbation > accédez à la section Approbation de facture > sélectionnez « Modifier » à côté de la politique par défaut
  • Apportez les modifications souhaitées > Sauvegarder

Pour créer une politique d'approbation de paiement de factures personnalisée :

  • Accédez à Paramètres > Politiques d'approbation > accédez à la section Approbation de facture > sélectionnez « + Ajouter une politique d'approbation »
  • Configurez la nouvelle politique > Sauvegarder

Pour en savoir plus, consultez : Configurer et modifier les politiques d'approbation de paiement de factures

Si vous avez configuré plus d'une politique, sélectionnez une politique par défaut pour toutes les factures depuis Paramètres > Paiement de factures. Les politiques sont sélectionnables sur chaque facture, offrant une flexibilité complète quant à qui doit approuver une facture et dans quel ordre, avant qu'elle soit payée.

 

Choisir votre source de financement par défaut

Avec l'abonnement Essentiel, vous ne pouvez payer les factures qu'à partir de votre solde de liquidités Float préfinancé. Avec l'abonnement Professionnel, vous pourrez sélectionner votre solde de liquidités Float ou votre compte bancaire pour payer une facture.

Pour définir une source de financement par défaut :

  • Accédez à Paramètres > Paiement de factures > Source de financement par défaut
  • Définissez une source de financement pour les paiements de factures en CAD et en USD

 

Configurer les comptes de comptes fournisseurs et de compensation pour QBO, Xero ou NetSuite

Si votre compte Float est connecté à QuickBooks Online (QBO), Xero ou NetSuite, vous devrez configurer un compte de comptes fournisseurs et un compte de compensation pour exporter les paiements de factures vers votre système comptable.

Pour en savoir plus, consultez :

 

Ajouter des fournisseurs à Float

Vous pouvez ajouter des fournisseurs à Float de deux façons :

Ajouter manuellement le fournisseur :

  • Accédez à Paiement de factures > sélectionnez « Gérer les fournisseurs » > sélectionnez « Ajouter un fournisseur + »
  • Saisissez le nom du fournisseur, la devise, et tout autre détail disponible
  • Sauvegarder

Synchroniser le fournisseur depuis la synchronisation comptable :

 

Comment ajouter les détails de paiement d'un fournisseur

Accédez à Paiement de factures

Vous pouvez ajouter les détails de paiement de deux façons :

  1. Sélectionnez « Gérer les fournisseurs » > sélectionnez le fournisseur et ajoutez tous les détails de paiement > Sauvegarder
  2. Ouvrez une facture et sélectionnez le bouton « Ajouter des renseignements de paiement » pour le fournisseur > ajoutez les détails de paiement > Sauvegarder

Pour en savoir plus, consultez : Gérer les fournisseurs et leurs détails de paiement pour le paiement de factures.

 

États du paiement de factures

Les factures dans Float peuvent avoir l'un de 6 états avant l'émission du paiement :

  1. Brouillon : la facture a été créée, mais n'a pas les champs requis pour être soumise à des fins d'approbation
  2. Approbation en attente : la facture est actuellement en cours d'approbation par l'entremise de la politique d'approbation assignée
  3. Non réglée : une fois approuvée, une facture demeure dans cet état jusqu'à ce qu'une date de paiement planifiée soit définie
  4. Date de paiement définie : planifiez une date de paiement pour les paiements de factures. Si plusieurs factures sont planifiées pour paiement à la même date, les factures sont regroupées en lots pour ces dates.
  5. Autorisation requise : une fois une date de paiement définie, un administrateur doit autoriser le déblocage des fonds.
  6. Terminée : une fois que les fonds ont été autorisés pour déblocage et qu'un paiement a réussi, les factures seront marquées comme Terminées.

 

Prochaine étape, consultez : Processus de paiement des factures de « Brouillon » à « Réglée »

 

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