Autoriser le déblocage des fonds est un contrôle supplémentaire qui garantit que les factures approuvées reçoivent l'autorisation appropriée pour le mouvement des fonds. Une fois les factures approuvées et planifiées pour paiement, les fonds doivent être autorisés pour être débloqués.
Pour en savoir plus, consultez : Comment autoriser les paiements de comptes fournisseurs
Aperçu du guide
Comment autoriser le déblocage des fonds
Qui peut autoriser le déblocage des fonds?
Quand l'autorisation est-elle requise?
Où puis-je consulter l'historique de l'activité d'autorisation d'un paiement?
Que se passe-t-il si l'autorisation n'est pas donnée avant la date de paiement prévue?
Comment autoriser le déblocage des fonds
- Accédez à la page Paiements
- Allez à l'onglet Autorisation requise
- Pour une autorisation groupée :
- Pour autoriser toutes les factures de cet onglet, sélectionnez le bouton « Autoriser tous les paiements » sous le bouton de téléchargement CSV
- Pour autoriser un nombre précis de factures dans cet onglet, utilisez les cases à cocher pour sélectionner plusieurs factures > sélectionnez le bouton « Autoriser tous les paiements » au bas de la page
- Pour l'autorisation d'une seule facture :
- Sélectionnez le bouton « Autoriser » à droite de la facture
Si vous autorisez plusieurs factures ayant la même date de paiement, Float les regroupera en un lot de paiement quotidien par devise.
Qui peut autoriser le déblocage des fonds?
Seuls l'administrateur principal et les administrateurs peuvent autoriser le déblocage des fonds pour les paiements de factures.
Une politique d'approbation du déblocage des fonds peut être configurée pour ajouter des flux d'approbation à l'autorisation du déblocage des fonds. Cela vous permet de déterminer qui peut autoriser le déblocage des fonds, de fixer le nombre minimal d'administrateurs requis et d'ajouter des règles basées sur le montant, au besoin.
Quand l'autorisation est-elle requise?
L'autorisation est requise :
- Après qu'une facture a été approuvée
- Après qu'une date de paiement a été fixée
Les factures dans l'onglet Autorisation requise de la page Paiements demeureront en attente jusqu'à ce qu'elles soient autorisées.
Où puis-je consulter l'historique de l'activité d'autorisation d'un paiement?
Vous pouvez consulter l'historique complet des événements liés à un paiement, y compris le moment où l'autorisation a été donnée et par quel utilisateur, dans le journal d'activité des paiements. Le journal d'activité est accessible à partir du panneau des détails du paiement sur la page Paiements, en cliquant sur un paiement > en sélectionnant « Journal d'activité ».
Pour en savoir plus, consultez : Journaux d'activité pour les paiements de comptes fournisseurs
Que se passe-t-il si l'autorisation n'est pas donnée avant la date de paiement prévue?
Si personne n'autorise la facture avant la date de paiement prévue, le paiement ne sera pas traité et le statut de la facture passera à « Autorisation en retard ». La date de paiement de la facture devra être replanifiée en sélectionnant le bouton « Replanifier » dans l'onglet Autorisation requise de la page Paiements.
Une fois replanifié, un administrateur devra autoriser le déblocage des fonds avant la nouvelle date de paiement prévue.
Que se passe-t-il si je modifie les coordonnées de paiement d'un fournisseur après qu'un paiement de facture a déjà été autorisé?
Les modifications apportées aux coordonnées de paiement d'un fournisseur s'appliquent automatiquement aux factures non réglées existantes pour ce fournisseur.
Toutefois, si des modifications sont apportées aux coordonnées de paiement d'un fournisseur et qu'il existe une facture pour ce fournisseur déjà planifiée et autorisée pour paiement, le paiement sera automatiquement replacé dans l'onglet Autorisation requise de la page Paiements et devra être réautorisé avant la nouvelle date de paiement.