Chaque facture dans Float passe par un processus clair, du téléversement au paiement de vos factures. Comprendre ces étapes aide à assurer des approbations et des paiements en temps opportun.
Suivez une facture à travers chaque étape du processus :
Brouillons
Toutes les factures nouvellement téléversées, importées ou transférées apparaissent dans l'onglet « Brouillons ».
À cette étape, vous pouvez :
- Téléverser, transférer par courriel ou importer des factures
- Réviser et modifier les détails de facture (fournisseur, codes GL, codes de taxe, etc.)
- Sélectionner ou changer la politique d'approbation
- Définir ou changer la source de financement
- Soumettre la facture pour approbation, la déplaçant vers l'onglet « Approbations »
Approbations
Les factures dans l'onglet « Approbations » attendent une action des approbateurs assignés.
Les approbateurs peuvent :
- Réviser les détails de la facture
- Approuver la facture, la déplaçant vers l'onglet « Non réglées »
- Refuser la facture, la renvoyant vers « Brouillons » pour révisions
Des notifications sont envoyées par courriel ou Slack, pour inciter des approbations en temps opportun.
Non réglées
Les factures approuvées apparaissent dans l'onglet « Non réglées », prêtes pour la planification du paiement.
Les administrateurs, commis aux comptes fournisseurs et teneurs de livres peuvent :
- Ajouter les détails de paiement du fournisseur
- Planifier une date de paiement pour une facture individuelle, ou en lots pour plusieurs factures
- Certains champs des factures créées dans Float peuvent encore être modifiés depuis cet onglet. Modifications possibles :
- Mémo
- Description
- Codes GL
- Étiquettes et champs personnalisés
- Marquer une facture comme payée, la déplaçant vers l'onglet « Toutes les factures »
Une fois une date de paiement définie, la facture se déplace vers l'onglet « Paiements ».
Planifiées
Les factures planifiées pour paiement apparaissent dans l'onglet « Planifiées ».
Fonctionnalités clés :
- La colonne Statut du paiement affiche le statut actuel du paiement
- Si une facture nécessite une autorisation, celle-ci doit être complétée depuis la page Paiements
- Les factures pour lesquelles vous souhaitez replanifier la date de paiement peuvent être actionnées ici
- La colonne Détails du paiement inclut le bouton Afficher. Sélectionner Afficher ouvrira un sommaire du paiement dans la page Paiements, qui inclut :
- Le montant et la devise de la facture
- La date de paiement planifiée
- Le nom du bénéficiaire
- La méthode de paiement (ACH, TEF ou télévirement)
- La source de financement
- Le mémo
Page Paiements
Une fois une facture planifiée pour paiement, elle est gérée depuis la page Paiements. Cette page affiche les factures planifiées qui nécessitent une autorisation, qui sont en attente, ou qui ont été payées. Pour en savoir plus, consultez : Aperçu de la page Paiements des comptes fournisseurs
La page Paiements comporte quatre onglets :
-
Autorisation requise
- Les factures nécessitant une autorisation de déblocage des fonds seront actionnées ici
- Les factures pour lesquelles vous souhaitez replanifier la date de paiement peuvent être actionnées ici
-
En attente
- Les factures autorisées et planifiées apparaîtront dans cet onglet
- Aucune action n'est requise pour traiter les paiements depuis cet onglet
- Vous pouvez déplanifier ou replanifier la date de paiement depuis ici
-
Terminée
- Les paiements complétés au cours des 60 derniers jours apparaîtront ici
- Les paiements échoués peuvent être retentés depuis ici
-
Tous les paiements
- Offre une vue complète de tous les paiements
Toutes les factures
L'onglet Toutes les factures offre une vue complète de toutes les factures, peu importe leur statut.
Ici, vous pouvez :
- Filtrer et rechercher des factures précises par :
- Date
- Créé par
- Devise de la facture
- Fournisseur
- Source de la facture
- Statut de la facture
- Télécharger des rapports CSV
Cette section est utile pour les audits et le suivi de l'historique des paiements.