Les politiques d'approbation de paiement de factures vous permettent de définir comment les factures seront acheminées pour approbation. Avec des politiques en place, les factures soumises pour approbation seront acheminées vers un ou plusieurs approbateurs, selon le processus configuré. Les étapes d'approbation peuvent être conditionnelles selon le montant de la facture. Si plusieurs politiques d'approbation sont configurées et disponibles, une politique peut être sélectionnée au moment de la soumission de la facture.
Les factures impayées importées depuis votre logiciel comptable n'ont pas besoin d'être approuvées, et sont synchronisées vers l'onglet Non réglé, prêtes pour la planification du paiement. Consultez : Importer des factures impayées depuis votre logiciel comptable connecté.
Remarque : plusieurs politiques d'approbation sont offertes aux clients ayant les abonnements Professionnel et Entreprise de Float. L'abonnement Essentiel permet une seule politique d'approbation par défaut modifiable. Pour effectuer une mise à niveau vers l'abonnement Professionnel de Float, communiquez avec nous en soumettant une demande depuis help.floatfinancial.com! Vous pouvez trouver plus de renseignements ici.
Aperçu du guide
Politique d'approbation par défaut
Créer une politique d'approbation de paiement de factures personnalisée
Modifier une politique d'approbation de facture
Choisir une politique d'approbation pour une facture « Brouillon »
Politique d'approbation par défaut
Une politique d'approbation par défaut est appliquée automatiquement, et peut être modifiée. Il s'agira de la seule politique d'approbation offerte aux clients ayant l'abonnement Essentiel.
Pour modifier la politique d'approbation par défaut :
- Accédez à Paramètres > Politiques d'approbation
- Approbation de factures > sélectionnez « Modifier » pour la politique d'approbation par défaut > apportez vos changements
- Sauvegardez vos changements
Créer une politique d'approbation de paiement de factures personnalisée
Les politiques d'approbation se trouvent dans les paramètres de votre compte. Créer de nouvelles politiques d'approbation n'est pas offert aux clients ayant l'abonnement Essentiel. Pour créer une nouvelle politique d'approbation :
- Accédez à Paramètres > Politiques d'approbation > Approbation de factures
- Cliquez sur « Ajouter une politique d'approbation » dans le coin supérieur droit de la page
- Nommez la politique (p. ex., dépenses de marketing, dépenses en TI, etc.), c'est ainsi que la politique sera identifiée lors de la sélection d'une politique d'approbation sur une facture.
-
Ajouter des niveaux d'approbation :
- La première étape d'approbation s'applique par défaut aux factures de 0 $ et plus. Les étapes subséquentes peuvent être appliquées de façon conditionnelle, selon le montant de la facture.
- Pour ajouter une étape, cliquez sur « Ajouter un niveau », et choisissez optionnellement le seuil de montant de facture pour ce niveau.
- Sélectionnez un ou plusieurs approbateurs pour approuver à cette étape
- Seuls les approbateurs individuels peuvent être choisis pour la politique d'approbation de facture (les groupes d'approbation ne sont actuellement pas pris en charge).
- Seuls les utilisateurs ayant les rôles de gestionnaire, commis aux comptes fournisseurs, administrateur ou administrateur principal peuvent être sélectionnés comme approbateurs dans les politiques d'approbation de paiement de factures.
- Cliquez sur « Sauvegarder » à gauche.
- Votre politique est créée, et est disponible à sélectionner lors de l'obtention de l'approbation de facture.
Modifier une politique d'approbation de facture
- Accédez à Paramètres > Politiques d'approbation > Approbation de factures
- Cliquez sur « Modifier » sur la politique d'approbation que vous souhaitez modifier
- Modifiez le nom et/ou la description de la politique
-
Ajouter des niveaux d'approbation :
- La première étape d'approbation s'applique par défaut aux factures de 0 $ et plus. Les étapes subséquentes peuvent être appliquées de façon conditionnelle, selon le montant de la facture
- Pour ajouter une étape, cliquez sur « Ajouter un niveau », et choisissez optionnellement le seuil de montant de facture pour ce niveau.
- Sélectionnez un ou plusieurs approbateurs pour approuver à cette étape
- Seuls les approbateurs individuels peuvent être choisis pour la politique d'approbation de facture (les groupes d'approbation ne sont actuellement pas pris en charge)
- Seuls les utilisateurs ayant les rôles de gestionnaire, commis aux comptes fournisseurs, administrateur ou administrateur principal peuvent être sélectionnés comme approbateurs dans les politiques d'approbation de paiement de factures.
- Cliquez sur « Sauvegarder » pour sauvegarder vos changements
Les modifications apportées à une politique d'approbation de facture s'appliquent immédiatement à toute facture dont le processus d'approbation n'est pas encore terminé.
- Les factures brouillon adoptent automatiquement la politique modifiée une fois soumises pour approbation, puisqu'aucun approbateur n'a encore été assigné.
- Les factures en attente d'approbation sont reconstruites à partir de la politique modifiée : les approbateurs retirés sont supprimés, les nouveaux approbateurs ajoutés sont avisés, et toute approbation déjà donnée dans l'ancienne chaîne est annulée.
Une fois qu'une facture a reçu son approbation finale, les modifications ultérieures de la politique n'ont plus d'effet sur elle.
Choisir une politique d'approbation pour une facture « Brouillon »
- Accédez à la page Paiement de factures > dans l'onglet « Brouillon », ouvrez une facture brouillon existante ou téléversez-en une nouvelle pour lancer le processus de création de facture en 3 étapes
- Terminez l'étape 1 (Destinataire et montant) > sélectionnez Continuer
- À l'étape 2 (Détails de la facture), sélectionnez une politique dans le menu déroulant « Approbation de factures » > sélectionnez Continuer
- Terminez l'étape 3 (Catégorisation), puis sélectionnez « Soumettre pour approbation » lorsque prêt
Notez que les clients ayant l'abonnement Essentiel n'auront pas l'option de sélectionner une politique d'approbation différente. Seule la politique par défaut peut être sélectionnée.
Approbations automatiques
Les approbations automatiques surviennent lorsqu'une demande de facture est soumise et est automatiquement approuvée, sans nécessiter d'action d'un autre utilisateur.
Une demande de paiement de facture sera approuvée automatiquement si :
- Le soumissionnaire de la facture est également l'approbateur assigné
Si la personne soumettant la facture est inscrite comme approbateur dans la politique, la demande sera approuvée automatiquement, sans nécessiter d'autre action.