Avec la fonctionnalité de paiement de factures de Float, vous et votre équipe bénéficiez d’un processus d’approbation simplifié et d’un meilleur contrôle sur vos dépenses. Les membres de votre équipe peuvent facilement approuver les factures directement dans Float, ce qui rationalise le flux de travail. Dans ce guide, nous allons explorer les détails concernant l’approbation, le paiement et l’exportation des factures, pour que vous soyez assuré que votre solution tout-en-un de compte de comptes à payer est prête.
Ce guide détaille les processus suivants :
Démarrage
Avant de commencer, il est important de comprendre les étapes du processus de traitement des factures dans la fonctionnalité de paiement de factures. Chaque facture passe par plusieurs étapes, du téléversement au paiement et à la synchronisation avec votre système comptable. Ces étapes sont affichées dans les onglets de la fonctionnalité de paiement de factures :
- Brouillons (intégration des factures) : téléversez les factures ici, où la fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (OCR), alimentée par l’IA, extraie les renseignements. Sélectionnez les processus d’approbation pour garantir la conformité.
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Approbations (approbation des factures) : Après avoir sélectionné « Obtenir une approbation », le processus d’approbation commence et les approbateurs sont avisés par l’intermédiaire de Slack ou par courriel, jusqu’à ce que le processus soit terminé.
- Non réglée :Une fois approuvées, les factures passent à cet état pour la programmation du paiement. Pour sauter cette étape, programmez à l’avance et sélectionnez une date de paiement.
- Paiements : Les factures approuvées avec une date de paiement programmée attendent d’être envoyées. L’onglet « Paiements » rassemble et tri automatiquement les factures par date de paiement.
- Toutes les factures : Explorez toutes les factures, quel que soit leur état, dans cet onglet.
Comment approuver une facture
Les utilisateurs dont le rôle est Gestionnaire, commis aux comptes à payer et Administrateur peuvent accéder à la fonctionnalité Paiement de factures et être désignés comme approbateurs.
Configuration de l’approbation
Assurez-vous que les processus d’approbation de la fonctionnalité de paiement de factures sont configurées à l’avance pour respecter vos exigences en matière de conformité.
Approuver une facture
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Notifications par courriel ou via Slack :
- Vous recevez une notification lorsque vous devez approuver une facture. Cliquez sur le lien pour accéder directement à la section « Approbation ».
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Repérer les approbations en attente :
- Connectez-vous à Float et accédez à la fonctionnalité Paiement de factures, dans le menu latéral gauche.
- Dans l’onglet « Approbations », repérez la facture qui vous a été assignée.
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Examen et décision :
- Examinez les renseignements sur la facture, puis choisissez de l’approuver ou de la refuser.
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Suites de la procédure d’approbation :
- Approuvée : La facture passe dans la section « Non réglé » et le demandeur ainsi que les administrateurs sont avisés que le paiement peut être programmé.
- Refusée : La facture retourne dans les « Brouillons » et le demandeur reçoit une notification en indiquant la raison. La facture peut être soumise de nouveau ou supprimée, si elle n’est plus nécessaire.
Comment régler une facture
Float propose deux options pratiques pour payer vos factures : la programmation des paiements à l’avance ou le traitement de plusieurs factures en même temps.
Programmer un paiement à l’avance
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Sélectionner une date de paiement :
- Pendant que la facture est dans la section « Brouillons », choisissez une date de paiement.
- La facture ira automatiquement dans l’onglet « Non réglé » et sera programmée pour paiement à la date sélectionnée.
Paiement en lot des factures
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Allez dans l’onglet Non réglé :
- Accédez à l’onglet « Non réglées » pour gérer plusieurs factures à la fois.
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Sélectionner des factures :
- Sélectionnez toutes les factures que vous souhaitez payer en une seule fois.
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Définir une date de paiement :
- Une fenêtre contextuelle apparaît en bas de votre écran. Utilisez-la pour choisir une date de paiement pour ce lot de factures.
En utilisant ces options, vous pouvez gérer efficacement vos paiements dans Float, économisant ainsi du temps et des efforts.
Comment exporter des factures
L’exportation de vos factures en fichier CSV dans Float est rapide et simple, vous permettant de gérer et d’analyser efficacement vos données financières.
Étapes pour l’exportation de factures:
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Choisissez votre onglet :
- Allez à l’onglet souhaité sur la page Paiement de factures, comme Brouillons, Approbations, Non réglé ou Toutes les factures.
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Application de filtres :
- Utilisez les options de filtre pour affiner les résultats. Vous pouvez utiliser les filtres Créé par, Devise de la facture, Fournisseur ou État de la facture.
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Exporter au format CVS :
- Cliquez sur le bouton CSV pour télécharger le fichier.
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Téléchargement et modification :
- Après avoir téléchargé le fichier .CSV, ouvrez-le sur votre appareil. Vous pouvez modifier et organiser les données de votre tableur pour vous concentrer sur les enseignements les plus importants pour vous.
En suivant ces étapes, vous pouvez facilement exporter vos factures et avoir des dossiers financiers détaillés à portée de main.
Qu'en est-il des intégrations d’éléments de comptabilité?
Float prend en charge des intégrations comptables natives avec QBO et Xero. Les factures sont automatiquement exportées dans le système comptable lorsqu’elles sont approuvées en tant que factures « Non réglées ». Une fois le paiement effectué, l’état dans le système comptable est automatiquement mis à jour et elle est « Réglée ».