Chaque facture dans Float suit un processus bien précis, depuis son téléversement jusqu’à son paiement. Comprendre ces étapes permet d’assurer des approbations et des paiements dans les délais impartis.
Suivez une facture à travers chaque étape du flux de travail :
Brouillons
Toutes les factures récemment téléversées, importées ou transférées figurent dans l’onglet « Brouillons ».
À ce stade, vous pouvez :
- Téléverser, transférer par courriel ou importer des factures
- Vérifier et modifier les détails des factures (fournisseur, codes GL, codes fiscaux, etc.)
- Sélectionner ou modifier la politique d’approbation
- Définir ou modifier la source de financement
- Soumettre la facture pour approbation, en la déplaçant vers l’onglet « Approbations »
Approbations
Les factures dans l’onglet « Approbations » sont en attente d’une action de la part des approbateurs désignés.
Les approbateurs peuvent :
Examiner les détails de la facture
Approuver la facture en la déplaçant vers l’onglet « Non payé »
Refuser la facture en la renvoyant vers « Brouillons » pour en faire la révision
Des notifications sont envoyées par courriel ou Slack pour demander des approbations en temps voulu.
Impayé
Les factures approuvées figurent dans l’onglet « Impayée », prêtes à être programmées pour paiement.
Les administrateurs, les commis aux comptes créditeurs et les comptables peuvent :
- Ajouter les détails de paiement du fournisseur
- Programmer une date de paiement pour une facture individuelle ou par lots pour plusieurs factures
- Marquer une facture comme étant payée en la déplaçant vers l’onglet « Toutes les factures »
Une fois la date de paiement fixée, la facture est déplacée vers l’onglet « Paiements ».
Programmé
Les factures dont le paiement est programmé apparaissent dans l'onglet « Programmé ».
Principales fonctionnalités :
- La colonne État des paiements montre l'état actuel du paiement
- Si une facture nécessite une autorisation, celle-ci doit être fournie à partir de la page Paiements
- Les factures pour lesquelles vous souhaitez reprogrammer la date de paiement peuvent être traitées ici
- La colonne Détails de paiement comprend le bouton Afficher. En sélectionnant Afficher, un sommaire du paiement s'ouvrira sur la page Paiements, qui comprend les renseignements suivants :
- Montant de la facture et devise
- Date de paiement programmé
Nom du bénéficiaire
Méthode de paiement (ACH, TEF ou virement)
Source d’approvisionnement
Note de service
Page Paiements
Une fois que le paiement d'une facture est programmé, la facture est gérée depuis la page Paiements. Cette page montre les factures programmées qui doivent être autorisées, sont en suspens ou ont été payées. Pour en savoir plus, voir : Aperçu de la page Paiements des comptes créditeurs
La page Paiements comporte quatre onglets :
- Autorisation requise
- Les factures qui nécessitent une autorisation pour le déblocage des fonds peuvent être traitées ici
- Les factures pour lesquelles vous souhaitez reprogrammer la date de paiement peuvent être traitées ici
- En attente
- Les factures qui sont autorisées et programmées apparaîtront dans cet onglet
- Aucune action n'est nécessaire pour traiter les paiements à partir de cet onglet
- Vous pouvez annuler ou reprogrammer une date de paiement à partir d'ici
- Terminer
- Les paiements réalisés dans les 60 derniers jours apparaîtront ici
- Tous les paiements
- Offre un aperçu global de tous les paiements
Toutes les factures
L’onglet « Toutes les factures » offre un aperçu complet de toutes les factures, quel que soit leur état.
Ici, vous pouvez :
-
Filtrer et rechercher des factures particulières par :
- Date
- Créé par
- Devise de la facture
- Marchand
- Source de la facture
- État de la facture
- Télécharger les rapports au format CSV
Cette section est utile pour les audits et le suivi des paiements historiques.