Chaque facture dans Float suit un processus bien précis, depuis son téléversement jusqu’à son paiement. Comprendre ces étapes permet d’assurer des approbations et des paiements dans les délais impartis.
Suivez une facture à travers chaque étape du flux de travail :
Brouillons
Toutes les factures récemment téléversées, importées ou transférées figurent dans l’onglet « Brouillons ».
À ce stade, vous pouvez :
- Téléverser, transférer par courriel ou importer des factures
- Vérifier et modifier les détails des factures (fournisseur, codes GL, codes fiscaux, etc.)
- Sélectionner ou modifier la politique d’approbation
- Définir ou modifier la source de financement
- Soumettre la facture pour approbation, en la déplaçant vers l’onglet « Approbations »
Approbations
Les factures dans l’onglet « Approbations » sont en attente d’une action de la part des approbateurs désignés.
Les approbateurs peuvent :
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Examiner les détails de la facture
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Approuver la facture, en la déplaçant vers l’onglet « Impayée »
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Refuser la facture, en la renvoyant vers « Brouillons » pour révision
Des notifications sont envoyées par courriel ou Slack pour demander des approbations en temps voulu.
Impayé
Les factures approuvées figurent dans l’onglet « Impayée », prêtes à être programmées pour paiement.
Les administrateurs, les commis aux comptes créditeurs et les comptables peuvent :
- Ajouter les détails de paiement du fournisseur
- Programmer une date de paiement pour une facture individuelle ou par lots pour plusieurs factures
- Marquer une facture comme payée, en la déplaçant vers l’onglet « Toutes les factures »
Une fois la date de paiement fixée, la facture est déplacée vers l’onglet « Paiements ».
Paiements
L’onglet « Paiements » affiche les factures qui sont prévues ou qui ont été payées.
Principales fonctionnalités :
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Les factures sont regroupées par date de paiement
- Affiche les factures qui sont payées, dont le paiement est programmé ou qui nécessitent une autorisation de déblocage de fonds pour le paiement
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Un administrateur devra autoriser le déblocage des fonds avant la date de paiement prévue
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Float retire le montant total de toutes les factures d’un lot en une seule transaction depuis votre source de financement
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Chaque facture est ensuite payée au fournisseur via une transaction distincte
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Toutes les factures
L’onglet « Toutes les factures » offre un aperçu complet de toutes les factures, quel que soit leur état.
Ici, vous pouvez :
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Filtrer et rechercher des factures particulières par :
- Date
- Créé par
- Devise de la facture
- Marchand
- Source de la facture
- État de la facture
- Télécharger les rapports au format CSV
Cette section est utile pour les audits et le suivi des paiements historiques.