Vous pouvez connecter Float à NetSuite pour synchroniser votre plan comptable, vos fournisseurs, vos codes de taxe et d'autres données comptables. Ce guide vous explique comment configurer l'intégration, configurer votre compte de compensation et préparer vos opérations pour l'exportation.
Est-ce le bon guide?
Utilisez ce guide si vous connectez Float à NetSuite pour la première fois. Si vous avez déjà une intégration NetSuite active et que vous rencontrez des problèmes, comme des échecs d'exportation ou des problèmes de synchronisation, ceux-ci sont habituellement liés aux permissions. Consultez plutôt le Guide de migration des rôles gérés NetSuite.
Veuillez noter : les intégrations NetSuite ne sont offertes qu'aux clients ayant le forfait Professionnel. Pour des instructions détaillées sur la mise à jour de votre forfait, veuillez consulter cet article : Tarifs et forfaits de Float
Aperçu du guide
Ce que vous devez faire avant de connecter Float à NetSuite
Comment créer un compte de compensation dans NetSuite
Comment connecter NetSuite à Float
- Mettre à jour votre bundle NetSuite
- Connecter NetSuite à Float
- Obtenir l'ID de compte
- Activer les services Web
- Ajouter le nouveau rôle à votre utilisateur
- Créer une intégration
- Créer un jeton d'accès
- Soumettre le formulaire de connexion Float
Comment configurer votre compte de compensation dans Float
Quelles données sont synchronisées entre Float et NetSuite
Comment catégoriser les opérations dans Float
Comment exporter des opérations vers NetSuite
Quels produits NetSuite peuvent se connecter à Float?
Ce que vous devez faire avant de connecter Float à NetSuite
Avant de connecter NetSuite à Float, assurez-vous d'avoir :
- Un utilisateur ayant un niveau d'accès administrateur dans NetSuite pour activer la connexion
- Le rôle d'utilisateur d'administrateur ou de teneur de livres dans Float
- Ceci est requis pour pouvoir connecter NetSuite à Float et gérer la configuration du compte de compensation
- Pour en savoir plus sur les rôles des utilisateurs et leurs permissions, consultez : Rôles des utilisateurs
- Un compte de compensation Float créé dans NetSuite (instructions ci-dessous)
Comment créer un compte de compensation dans NetSuite
Float utilise un compte de compensation dans NetSuite pour enregistrer les deux écritures créées pour chaque opération exportée.
Comment créer un compte de compensation dans NetSuite :
- Accédez à Listes > Comptabilité > Comptes > Nouveau > cliquez sur Continuer
- Saisissez les détails suivants :
- Nom de la banque : Compte bancaire Float (ou tout nom que vous préférez)
- Nom du compte : Solde Float CAD/USD (ou tout nom que vous préférez)
- Type de compte : Banque ou Crédit
- Numéro de compte : peut être n'importe quel numéro (p. ex., 123456)
- Devise : CAD/USD
- Cliquez sur « Sauvegarder et fermer » pour sauvegarder
Veuillez noter : vous devrez créer des comptes de compensation en CAD et en USD dans NetSuite si vous effectuez des dépenses dans les deux devises.
Comment connecter NetSuite à Float
Mettre à jour votre bundle NetSuite :
- Accédez à Paramètres dans le panneau de navigation de gauche
- Cliquez sur Synchronisation comptable > NetSuite
- En haut de la page, vous verrez une invite pour l'installation du bundle NetSuite
- Cliquez sur Installer maintenant > cela vous redirigera automatiquement vers votre compte NetSuite
- Vous pourriez devoir vous connecter à votre compte NetSuite d'abord avant de pouvoir passer à l'étape suivante
- Cliquez sur Installer dans NetSuite
- Attendez que le statut du bundle s'affiche en vert
Quelques considérations importantes :
- Pendant l'installation, vous pourriez voir le champ « Installé depuis » afficher « Sandbox » ou « Production »
- Ce champ n'affecte pas votre configuration; aucune action n'est donc requise, peu importe ce qui s'affiche à l'écran
Connecter NetSuite à Float :
- Une fois votre SuiteBundle installé, dans Float, retournez à Paramètres > Synchronisation comptable
- Sélectionnez NetSuite
- Connectez-vous à l'aide de vos identifiants NetSuite
- Un formulaire Float s'ouvrira, dans lequel vous collerez les identifiants et codes provenant de NetSuite tout au long du processus; gardez-le donc ouvert dans un onglet séparé pendant que vous naviguez vers votre compte NetSuite
Obtenir un ID de compte :
- Accédez à Configuration > Intégration > Préférences des services Web SOAP
- Copiez l'ID de compte, collez-le dans le formulaire Float
Activer les services Web :
- Accédez à Configuration > Entreprise > Activer les fonctionnalités
- Cliquez sur l'onglet SuiteTalk
- Accédez à la section SuiteTalk (services Web) > cochez la case SERVICES WEB SOAP
- Accédez à la section Gérer l'authentification > cochez la case AUTHENTIFICATION BASÉE SUR UN JETON
- Faites défiler jusqu'en bas et cliquez sur Sauvegarder
Ajouter le rôle d'intégration Float (géré) à votre utilisateur
- Accédez à Configuration > Utilisateurs/Rôles > Gérer les utilisateurs
- Cliquez sur votre utilisateur et attendez que la page se charge
- Cliquez sur Modifier > accédez à l'onglet Accès dans la barre de navigation du bas
- Accédez à Rôles > ajoutez le rôle d'intégration Float (géré)
- Cliquez sur Sauvegarder
Créer une intégration :
- Accédez à Configuration > Intégrations > Gérer les intégrations > Nouveau
- Sous Nom, saisissez Float Integration
- Sous Authentification
- Cochez Authentification basée sur un jeton
- Décochez TBA : flux d'autorisation
- Sous Oauth 2.0, décochez Octroi de code d'autorisation
- Cliquez sur Sauvegarder et ne quittez pas la page
- Copiez la clé consommateur et le secret consommateur, et collez-les dans le formulaire Float
Créer un jeton d'accès :
- Accédez à Configuration > Utilisateurs/Rôles > Jetons d'accès > Nouveau
- Pour Nom de l'application, sélectionnez l'intégration que vous venez de créer (p. ex., « Float Integration »)
- Pour Utilisateur, sélectionnez votre utilisateur
- Pour Rôle, sélectionnez le rôle que vous venez de créer (p. ex., « Float Integration Role »)
- Le nom du jeton sera généré automatiquement
- Cliquez sur Sauvegarder et ne quittez pas la page
- Copiez la clé de jeton et le secret de jeton > collez-les dans le formulaire Float
Soumettre le formulaire de connexion Float :
- Retournez au formulaire Float > cliquez sur Connecter et attendez quelques secondes que la connexion se termine
- Une fois connecté, appuyez sur le bouton bleu Synchroniser et attendez que vos données NetSuite se transfèrent dans Float
Comment configurer votre compte de compensation dans Float
Une fois la synchronisation initiale des données terminée, l'étape suivante consiste à configurer l'intégration NetSuite en sélectionnant une filiale et un compte de compensation.
La filiale choisie devrait refléter l'entreprise configurée dans le compte Float, tandis que le compte de compensation sera utilisé comme compte de crédit pour toutes les opérations exportées vers NetSuite
Configurer votre compte de compensation NetSuite dans Float :
Une fois NetSuite connecté à votre compte Float, vous pouvez définir le compte de compensation que vous avez créé dans NetSuite, dans vos paramètres Float. Pour ce faire :
- Accédez à Paramètres > Synchronisation comptable
- Dans la section Compte de compensation CAD, sélectionnez le compte de compensation Float que vous avez créé, dans le menu déroulant
Veuillez noter : les utilisateurs de NetSuite configurent également leurs comptes de compensation pour les remboursements de dépenses et Paiement de factures à partir d'ici, s'ils utilisent cette fonctionnalité. Pour en savoir plus sur la configuration de votre compte de compensation de remboursement de dépenses, veuillez consulter cet article : Remboursements de dépenses et NetSuite
Configurer des segments personnalisés dans Float :
- Assurez-vous d'avoir configuré les bonnes permissions
- Ajoutez un nouveau segment personnalisé
- Saisissez l'ID du segment (aussi appelé l'ID interne, qui se trouve dans NetSuite)
- Cliquez sur Sauvegarder
- Cliquez sur Synchroniser
- Une fois synchronisé, le nom du segment personnalisé sera synchronisé depuis NetSuite, et votre segment personnalisé sera offert dans les champs comptables synchronisés
Quelles données sont synchronisées entre Float et NetSuite
Une fois votre compte NetSuite connecté, vous pouvez amorcer la synchronisation des données en accédant à Paramètres > Gérer la connexion comptable, et en cliquant sur le bouton Synchroniser.
Comment catégoriser les opérations dans Float
Une fois vos données NetSuite synchronisées dans Float, vous pouvez commencer à catégoriser vos opérations.
Champs requis pour exporter des opérations vers NetSuite :
Code GL :
- Importé de NetSuite
- Il s'agit d'un champ requis pour exporter vos opérations par carte vers NetSuite
Champs optionnels (non requis) pour exporter des opérations vers NetSuite :
Reçus :
- Exportés comme pièces jointes natives dans NetSuite
- Notez que les « pièces jointes supplémentaires » ne sont pas exportées vers NetSuite
Description :
- Ajoutez une description pour décrire l'opération
Code de taxe :
- Importé de NetSuite
Montant de taxe :
- Si un code de taxe est ajouté à une opération, le montant de taxe se mettra à jour selon le code de taxe
- Un montant de taxe personnalisé peut être ajouté
- Si un reçu est ajouté, vous pouvez sélectionner le montant de taxe à partir du reçu
Montant exonéré de taxe :
- Peut être utilisé pour indiquer une partie non taxable de la dépense
- Ex. : un pourboire d'une opération dans un restaurant
Fournisseur :
- Importé de NetSuite
Classes/départements/emplacements et segments personnalisés (c.-à-d. champs personnalisés) :
- Importés de NetSuite
Veuillez noter : vous pouvez mettre à jour les champs que les dépensiers doivent catégoriser sur leurs opérations par l'entremise des politiques de soumission de carte.
Comment exporter des opérations vers NetSuite
Une fois les opérations catégorisées avec les champs requis et optionnels, vous pouvez les exporter vers NetSuite à partir de la page Exportation des opérations. Pour en savoir plus, consultez : Aperçu de l'exportation des opérations.
Quels produits NetSuite peuvent se connecter à Float?
À l'heure actuelle, l'intégration de Float avec NetSuite ne prend en charge que NetSuite OneWorld.