Ce guide vous aidera à réaliser le processus de configuration, à connecter vos données comptables et à commencer à payer les fournisseurs directement à partir de Float.
La fonctionnalité de paiement de factures de Float se synchronise avec QuickBooks Online (QBO) et Xero. Pour le moment, la fonctionnalité n’est pas compatible avec NetSuite ou d’autres logiciels de comptabilité. Si vous utilisez NetSuite ou une autre plateforme, vous pouvez tout de même gérer les paiements en exportant ou créant des fichiers CSV et en les téléversant manuellement.
Guide - Présentation générale :
Configuration de la fonctionnalité de paiement de factures
Définition des rôles de commis au compte créditeurs
Utilisation des processus d’approbation
Configuration de votre source de financement par défaut
Création des comptes créditeurs et des comptes provisoires pour QBO et Xero
Ajouter vos fournisseurs dans Float
Ajouter manuellement le fournisseur
Synchronisation des fournisseurs à partir de la synchronisation comptable
Comment ajouter les informations de paiement d’un fournisseur
États de paiement des factures
Configurer la fonctionnalité de paiement de factures
Définition des rôles des commis aux comptes créditeurs
Dans Paiement de factures, les utilisateurs ayant le rôle de commis aux comptes créditeurs peuvent téléverser et modifier des factures à l’état brouillon, programmer des paiements et exporter les paiements vers le logiciel de comptabilité.
Les commis aux comptes créditeurs ne peuvent pas autoriser le déblocage de fonds; seuls les administrateurs peuvent débloquer des fonds pour les paiements. Pour plus d’informations, voir : Rôles d’utilisateur.
Pour configurer un utilisateur en tant que commis aux comptes créditeurs :
- Connectez-vous à votre compte administrateur Float depuis login.floatcard.com
- Accédez à la page Utilisateurs ou Paramètres > Paiement de factures > Sélectionnez « Configurer le commis aux comptes créditeurs dans les paramètres utilisateur »
- Sélectionnez l’utilisateur > Dans le menu déroulant « Rôle », sélectionnez le rôle « Commis aux comptes créditeurs »
Utilisation des politiques d’approbation
Chaque facture doit passer par le processus d’approbation avant de pouvoir être payée. Un processus d’approbation par défaut est automatiquement assigné. Il peut être modifié. Les clients ayant souscrit aux forfaits Professional ou Enterprise de Float peuvent configurer des politiques d’approbation supplémentaires.
Pour modifier la politique d’approbation par défaut des paiements de factures :
- Accédez à Paramètres > Politiques d’approbation > Accédez à la rubrique Approbation des factures > Sélectionnez « Modifier » à côté de la politique par défaut
- Apportez les modifications souhaitées > Sélectionnez « Sauvegarder » pour terminer vos mises à jour
Pour créer une politique d’approbation des paiements de factures personnalisée :
- Accédez à Paramètres > Politiques d’approbation > Accédez à la rubrique Approbation des factures > Sélectionnez « +Ajouter une politique d’approbation »
- Configurez la nouvelle politique > Sélectionnez « Sauvegarder » pour créer la nouvelle politique
Pour plus d’informations, voir : Configuration et modification des politiques d’approbation des paiements de factures
Si vous avez configuré plus d’une politique, sélectionnez une politique par défaut pour toutes les factures depuis Paramètres > Paiement de factures. Les politiques sont sélectionnables pour chaque facture, permettant une flexibilité totale quant à qui et dans quel ordre une facture doit être approuvée avant d’être payée.
Choisir votre source de financement par défaut
Avec le forfait Essentiels, vous ne pouvez payer vos factures que depuis votre solde de caisse Float préfinancé. Avec le forfait Professionnel, vous pouvez choisir de payer vos factures depuis votre solde de caisse Float ou depuis votre compte bancaire.
Pour définir une source de financement par défaut :
-
- Accédez à Paramètres > Paiement de factures > Source de financement par défaut
- Définissez une source de financement pour les paiements de factures en CAD et en USD
Configuration des comptes créditeurs et des comptes provisoires pour QBO et Xero
Si votre compte Float est connecté à QuickBooks Online (QBO), Xero ou Microsoft Dynamics, vous devez configurer un compte fournisseur et un compte provisoire pour exporter les paiements de factures vers votre système comptable.
Pour plus de détails, voir :
Configuration de Quickbooks Online (QBO) pour Paiement des factures
Configuration de Xero pour le paiement des factures
Ajouter des fournisseurs dans Float
Vous pouvez ajouter des fournisseurs à Float de deux manières :
Ajouter manuellement le fournisseur:
- Accédez à la page Paiement de factures > Sélectionnez « Gérer les fournisseurs » > Sélectionnez le bouton « Ajouter un fournisseur + »
-
Saisissez le nom du fournisseur, la devise et toute autre information disponible
- Sauvegarder
Synchronisation des fournisseurs à partir de la synchronisation comptable :
-
Si vous avez connecté QuickBooks Online (QBO), NetSuite ou Xero à Float, vos fournisseurs seront automatiquement synchronisés dans Float
-
Les fournisseurs synchronisés reçoivent leur devise de votre système comptable et ne peuvent pas la modifier dans Float
-
Pour plus d’informations, voir : Guide d’intégration QBO - CAD / Guide d’intégration Xero CAD / Comment connecter votre compte NetSuite à Float
Comment ajouter les informations de paiement d’un fournisseur
- Rendez-vous sur la page Paiement de factures
- Vous pouvez ajouter les informations de paiement de deux manières :
- Sélectionnez « Gérer les fournisseurs » > Sélectionnez le fournisseur et ajoutez toutes les informations de paiement > Sauvegardez vos modifications
- Ouvrez une facture et sélectionnez le bouton « Ajouter des informations de paiement » pour le fournisseur > Ajoutez les détails du paiement > Sauvegardez vos modifications
Pour plus d’informations, voir : Gestion des fournisseurs et de leurs coordonnées bancaires pour le paiement des factures.
États de paiement des factures
Les factures sur Float peuvent être dans l’un des six états suivants avant l’émission du paiement :
- Brouillon : La facture a été créée, mais ne comporte pas les champs obligatoires pour être soumise à approbation
- En attente d’approbation : La facture est actuellement en cours d’approbation conformément à la politique d’approbation attribuée
- Impayée : Une fois approuvée, une facture restera dans cet état jusqu’à ce qu’une date de paiement soit fixée
- Fixer la date de paiement : Programmer une date de paiement pour les factures. Si plusieurs factures doivent être payées à la même date, elles sont regroupées en lots pour ces dates.
- Autorisation requise : Une fois la date de paiement fixée, un administrateur doit autoriser le déblocage des fonds.
- Payée : Une fois que les fonds ont été autorisés à être débloqués et que le paiement a été effectué avec succès, les factures sont marquées comme payées.
Étape suivante, voir : Processus de paiement des factures, de « Brouillon » à « Payée »