Ce guide vous explique les étapes pour payer votre première facture avec Float!
Aperçu
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Configuration de la fonctionnalité de paiement de factures
- Définition des rôles de commis au compte créditeurs
- Utilisation des processus d’approbation
- Configuration de votre source de financement par défaut
- Établir les comptes créditeurs et les comptes provisoires
- Ajouter vos fournisseurs dans Float
- Consulter l'état de paiement de factures et les états des factures
- Conseils pratiques pour les utilisateurs avancés
Plusieurs politiques d’approbation et certaines sources de financement sont disponibles uniquement pour ceux ayant un abonnement Professionnel. Contactez-nous en soumettant une demande depuis help.floatfinancial.com pour mettre à niveau votre abonnement!
Configurer la fonctionnalité de paiement de factures
Il y a 3 paramètres importants de la fonctionnalité de paiement de factures à examiner avant de traiter votre première facture :
- Configuration des utilisateurs ayant le rôle de commis aux comptes créditeurs
- S’assurer que vous avez mis en place les politiques d’approbation requises
- Configuration de votre source d’approvisionnement
Définition des utilisateurs commis au compte créditeurs
Les utilisateurs ayant le rôle de commis au compte créditeurs peuvent utiliser les cartes qui leur sont attribuées, gérer les factures et planifier des paiements, mais ne peuvent pas autoriser le décaissement de fonds. Seuls les administrateurs peuvent autoriser les décaissements de fonds pour des paiements. Apprenez-en davantage sur les rôles dans Float.
Il y a 2 façons de configurer un utilisateur en tant que commis au compte créditeurs : en allant dans Utilisateurs > Modifier les rôles ou en allant dans Paramètres > Paiement de factures.
Utilisation des processus d’approbation
Un processus d’approbation par défaut est automatiquement assigné. Il peut être modifié. Les clients ayant un abonnement Professionnel ou Entreprise Float peuvent configurer des processus d’approbation supplémentaires en allant dans Paramètres > Processus d’approbation > Approbation de factures. Pour en savoir plus sur les processus d’approbation, cliquez ici.
Si vous avez configuré plus d’une politique, sélectionnez une politique par défaut pour toutes les factures depuis Paramètres > Paiement de factures. Les politiques sont sélectionnables pour chaque facture, permettant une flexibilité totale quant à qui et dans quel ordre une facture doit être approuvée avant d’être payée.
Configurer votre source de financement par défaut
Avec l’abonnement Essentiel, vous ne pouvez payer des factures qu’à partir de votre solde préfinancé Float. Avec l’abonnement Professionnel, vous pouvez sélectionner un compte préfinancé ou choisir directement votre compte bancaire pour payer une facture.
Configuration de comptes de compte créditeurs et provisoires
Si votre compte Float est lié à QuickBooks ou Xero, vous devez choisir des comptes de compte de comptes à payer et provisoire, afin d’exporter les paiements vers ces systèmes. Suivez ce guide pour configurer les comptes créditeurs et provisoire pour la fonctionnalité de paiement de factures.
Ajouter des fournisseurs dans Float
Allez dans Fonctionnalité de paiement de factures et allez dans Gérer les fournisseurs pour commencer à ajouter des fournisseurs. Si vous avez lié QBO ou Xero, les fournisseurs sont synchronisés depuis ce système vers Float.
Vous pouvez également modifier vos fournisseurs dans le menu latéral. Pour effectuer des paiements, vous devez indiquer une adresse postale pour chaque fournisseur.
Si vous synchronisez des fournisseurs d'un autre système avec Float ou les créez dans Float sans ajouter l'adresse postale ou les renseignements de paiement, les factures créées pour ce fournisseur afficheront un message d'erreur « Dossier de fournisseur incomplet ». Vous pouvez ajouter les renseignements de paiement dans la fonction de paiement de factures, dans la section de gestion des fournisseurs, en cliquant sur l'option « Ajouter des renseignements de paiement » sur une facture du fournisseur.
Devises du fournisseur
La devise du fournisseur établie au moment de la création (dans Float ou au moyen de la synchronisation avec le système de comptabilité) détermine la devise dans laquelle les factures peuvent être payées pour ce fournisseur. Les factures en dollars américains ne peuvent être payés aux fournisseurs qui utilisent les dollars canadiens, et vice-versa.
Si vous créez un fournisseur directement dans Float et n'avez pas synchronisé le système de comptabilité, vous pouvez modifier la devise du fournisseur plus tard.
Si vous synchronisez le fournisseur avec Float à partir de QBO ou de Xero, la devise du fournisseur établie dans le système comptable détermine la devise dans Float et cela ne peut pas être modifié. Pour payer les factures d'un fournisseur synchronisé dans une devise différente, créez une deuxième version du fournisseur dans votre système de comptabilité en utilisant l'autre devise (p. ex. « AcmeCo - USD »), et synchronisez les renseignements avec Float.
États des paiements de factures et états des paiements
Les factures sur Float peuvent être dans l’un des cinq états suivants avant l’émission du paiement :
- Brouillon : La facture a été créée, mais ne contient pas les champs requis pour être soumise pour approbation
- En attente d’approbation : La facture est en cours d’approbation, selon le processus d’approbation assignée
- Non réglée : Une fois approuvée, une facture reste dans cet état jusqu’à ce qu’une date de paiement soit programmée
- Programmée : Une fois qu’une date de paiement est déterminée, les factures sont regroupées par date. L’Administrateur doit autoriser le déblocage des fonds avant que les fonds ne soient prélevés sur le compte
- Réglée : une fois que le déblocage des fonds a été autorisé et qu’un paiement a été effectué avec succès, la facture est étiquetée comme Réglée
Une fois le paiement effectué, une facture peut avoir les états suivants :
- Initiée : Les fonds ont été débloqués, mais la facture n’a pas encore été payée
- Échec : Le paiement n’a pas pu être déposé sur le compte du fournisseur
Conseils pratiques pour les utilisateurs avancés :
- Automatiser l’intégration des factures : Transfert de factures ou Glisser-déposer - Utilisez votre adresse de courriel personnalisée (située en bas de la page de la fonctionnalité de Paiement de factures) et configurez des règles de transfert de courriel pour automatiser l’intégration des factures. Vous pouvez également glisser-déposer plusieurs factures à la fois, puis nous scannons et mettons à jour les renseignements dans la facture dans Float!
- Partager la confirmation du paiement avec les fournisseurs - Lorsqu’une facture est approuvée, dans le menu kebab, cliquez sur une facture et sélectionnez « Partager la confirmation du paiement ». Cela générera une URL unique avec les délais et la confirmation de dépôt pour votre fournisseur. Une fois qu’une facture est payée, elle est envoyée à chaque fournisseur.