Fonctionnalité de paiement de factures - FAQ sur les paiements – Centre d'aide Float

Forfait Essentiels : Payez depuis votre solde de caisse Float
Forfaits Professionnel et Entreprise : Payez depuis votre solde de caisse Float ou depuis un compte bancaire lié (en CAD ou en USD)

Voir : Configuration et choix des sources de financement pour le paiement des factures

Combien de temps prend le paiement d’une facture?

Depuis le solde de caisse Float :

Les paiements sont en général envoyés à votre fournisseur dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables
Les paiements doivent être programmés avant 12 h (HE) pour être traités le jour même
La banque destinataire peut appliquer un délai de traitement supplémentaire avant de déposer le paiement dans le compte du bénéficiaire

À partir d’un compte bancaire lié :

Les paiements sont en général envoyés à votre fournisseur dans un délai de 3 à 5 jours ouvrables
Les paiements doivent être programmés avant 17 h (HE) pour être traités le jour même
La banque destinataire peut appliquer un délai de traitement supplémentaire avant de déposer le paiement dans le compte du bénéficiaire
Les paiements effectués à partir de comptes bancaires liés sont disponibles seulement pour les clients des forfaits Professionnel et Entreprise

Voir : Délais et dates limites pour le traitement des paiements de factures

Pourquoi les paiements financés par une banque sont-ils plus lents?

Les paiements de factures depuis votre solde de caisse Float sont plus rapides car les fonds sont préchargés. Les paiements de factures depuis des comptes bancaires liés dépendent du réseau de TEF ou de CCA standard, qui est plus lent et contrôlé par des banques externes.

Voir : Délais et dates limites pour le traitement des paiements de factures

Puis-je effectuer un paiement partiel ou payer une facture en plusieurs versements?

Non. Float ne prend pas en charge les paiements partiels ou les versements échelonnés sur une seule facture pour le moment.

Si vous souhaitez fractionner le paiement d’une facture :

Créez des factures distinctes dans Float pour chaque versement
Utilisez le même fournisseur et la même référence de facture
Ajoutez un suffixe au numéro de facture (p. ex. INV-1001-1, INV-1001-2) afin de distinguer chaque entrée

Cela permet de garantir que tous les paiements sont suivis séparément et d’éviter les problèmes de synchronisation avec votre logiciel de comptabilité.

Puis-je configurer Float pour qu’il prélève automatiquement des fonds de mon compte bancaire et paie mes factures dès que les fonds arrivent sur Float?

Non, cela n’est pas possible pour le moment.

Float ne prend pas en charge les approvisionnements automatiques déclenchés par le paiement de factures. Si vous souhaitez vous assurer que votre solde Float est approvisionné avant un paiement, vous devrez configurer vos propres règles d’approvisionnement automatique dans la rubrique « Services bancaires ». Consultez le guide : Approvisionnements automatiques et remboursements automatiques pour plus d’informations sur les approvisionnements automatiques.

Le paiement de factures ne prend pas non plus en charge les déclencheurs de paiement automatiques. Vous devrez :

Sélectionner manuellement une date de paiement
Demander à un administrateur de débloquer manuellement les fonds pour que le paiement soit effectué

Ces deux étapes sont nécessaires pour effectuer un paiement de facture.

Quels rôles peuvent approuver et autoriser les paiements?

Approuver les factures :

Seules les personnes ayant les rôles de commis aux comptes créditeurs, de gestionnaire, d’administrateur et d’administrateur principal peuvent être des approbateurs dans la politique d’approbation des paiements de factures
Les comptables ne peuvent pas approuver les factures, même s’ils les téléversent ou les programment

Voir : Configuration et modification des politiques d’approbation des paiements de factures

Autoriser la libération de fonds:

Seuls les administrateurs et l’administrateur principal peuvent autoriser le déblocage de fonds pour les paiements
Les gestionnaires, les comptables et les commis aux comptes créditeurs ne peuvent pas autoriser les paiements

Voir : Autorisation du déblocage de fonds pour le paiement des factures et Rôles des utilisateurs dans Paiement des factures

Y a-t-il un volume de paiement maximum?

Non. Float ne fixe aucune limite de transaction pour le paiement des factures, quels que soient la source de financement, le forfait ou le montant du paiement.

Le paiement des factures n’a également aucune incidence sur les limites de la carte Float de votre entreprise.

Comment les paiements sont-ils traités?

Float regroupe tous les paiements programmés par jour et par devise en un seul retrait groupé. Même si vous payez 10 factures, votre banque ne verra qu’une seule transaction.

Que se passe-t-il si les fonds ne sont pas autorisés avant la date de paiement?

Si la date de paiement est dépassée et que les fonds n’ont pas été autorisés à être débloqués, la facture sera marquée comme « En retard ». Les administrateurs recevront des rappels jusqu’à ce que les fonds aient été autorisés à être débloqués et que le paiement de la facture soit reprogrammé.

La date prévue de paiement est dépassée, mais pourquoi le fournisseur n’a-t-il pas reçu le paiement?

Si votre fournisseur n’a pas reçu le paiement et que le délai prévu est dépassé, veuillez contacter notre équipe de soutien à support@floatfinancial. com en fournissant les détails de la facture. Nous vérifierons alors l’état du paiement auprès de notre entreprise de traitement des paiements.

Puis-je reprogrammer un paiement annulé ou renversé?

Une fois que vous aurez réglé le problème ayant entraîné l’annulation ou le renversement du paiement, vous pourrez suivre les étapes ci-dessous pour soumettre à nouveau votre facture :

Créer une nouvelle facture pour réessayer le paiement échoué
Pour éviter une erreur de duplication dans votre logiciel de comptabilité, ajoutez un suffixe tel que « -1 » au numéro de facture, p. ex. « INV-1234-1 »
Le paiement d’origine, qui a échoué, restera dans l’onglet Paiements. La possibilité de supprimer ou de reprogrammer les paiements renversés sera bientôt disponible

Veuillez noter qu’il n’est pas possible de reprogrammer le paiement d’une facture annulée ou renversée. Une nouvelle facture devra être créée et programmée pour paiement.

Voir : Gestion des paiements de factures renversés/échoués

Les paiements échoués auront-ils une incidence sur le crédit de notre entreprise?

Non. Float ne communique aucune information aux agences d’évaluation du crédit. Les paiements refusés ou annulés n’ont aucune incidence sur la cote de crédit de votre entreprise.

Les fournisseurs sont-ils informés en cas d’échec du paiement d’une facture?

Non. Les fournisseurs sont seulement informés lorsque le paiement d’une facture est effectué avec succès.

Comment envoyer une confirmation de paiement à un fournisseur?

Partager un lien de suivi en direct :

Accédez à Paiement de factures > Paiements
Sélectionnez le menu à trois points à côté de la facture > Sélectionnez « Partager la confirmation de paiement (lien Web) » > Une page de confirmation en direct et partageable s’ouvrira dans un nouvel onglet

Télécharger et partager une confirmation au format PDF :

Accédez à Paiement de factures > Paiements
Sélectionnez le menu à trois points verticaux à côté de la facture > Sélectionnez « Télécharger la confirmation de paiement (PDF) »

Envoyer automatiquement les confirmations de paiement aux fournisseurs :

Accédez à Paiement de factures > Gérer les fournisseurs
Sélectionnez un fournisseur > Faites défiler jusqu’à la rubrique Confirmations de paiement
Activez la fonction et saisissez l’adresse courriel du fournisseur > Cliquez sur « Sauvegarder »

Voir : Consultation et envoi des confirmations de paiement de factures aux fournisseurs

Que voit le fournisseur quand il reçoit le paiement?

Les fournisseurs verront :

Votre nom légal de votre entreprise
Le numéro de facture
(Si pris en charge) Un numéro de référence dans la description du paiement

Ces informations permettent aux fournisseurs de rapprocher le paiement avec leurs dossiers.

Voir : Consultation et envoi des confirmations de paiement de factures aux fournisseurs

Pourquoi l’état d’une facture est-il « Terminé » dans Float, alors que le fournisseur n’a pas encore reçu les fonds?

Lorsqu’un paiement de facture s’affiche comme « Terminé » dans Float, cela signifie que Float a bien envoyé le paiement à la banque du fournisseur, mais pas que le fournisseur a reçu les fonds sur son compte.

Une fois que Float a envoyé le paiement, la banque du fournisseur peut encore avoir besoin d’un peu de temps pour traiter le paiement avant de l’envoyer sur le compte bancaire du fournisseur. Ce délai de traitement varie selon la banque destinataire et peut prendre jusqu’à 1 à 3 jours ouvrables.

Si plus de 5 jours ouvrables se sont écoulés et que le fournisseur n’a toujours pas reçu les fonds, et que l’état de la facture s’affiche toujours comme « Terminé » dans Float, veuillez contacter Support@floatfinancial.com.

Puis-je ajouter une note de crédit à un fournisseur ou à une facture?

Il est impossible pour le moment d’ajouter une note de crédit à un fournisseur ou à une facture. Il est toutefois possible d’ajouter un crédit en tant que poste sur une facture.

Comment ajouter un crédit à une facture dans Float :

Accédez à Page de facture > Ouvrez la facture à laquelle vous souhaitez ajouter un crédit
Sélectionnez le bouton « + Ajouter un élément » pour ajouter un nouveau poste à la facture
Que faut-il ajouter au nouveau poste :
- Description : indiquez qu’il s’agit d’un crédit du fournisseur
- Sous-total : ajoutez le montant du crédit avec le signe « - » devant le montant pour indiquer qu’il s’agit d’un crédit
- Classez le reste des postes comme vous le souhaitez
Revenez au montant total de la facture et réduisez-le du montant du crédit, afin de vous assurer que le montant total de la facture et le total de tous les postes correspondent
Lorsque vous êtes prêt·e, sélectionnez le bouton « Obtenir l’approbation » pour envoyer la facture pour approbation

Comment ajouter le numéro de compte d’un fournisseur qui comporte plus de 12 chiffres?

Actuellement, Float prend en charge un maximum de 12 chiffres pour les numéros de compte bancaire canadiens.

Si le numéro de compte de votre fournisseur comporte plus de 12 chiffres :

Demandez au fournisseur s’il dispose d’un autre mode de paiement ou d’un autre numéro de compte
Conseillez au fournisseur de contacter son institution financière pour obtenir des conseils ou des instructions de formatage

Au Canada, les numéros de compte à 7 et 12 chiffres sont la norme pour les paiements par TEF. La plupart des fournisseurs connaissent cette restriction et disposent peut-être déjà d’une solution.

Comment enregistrer un paiement de facture effectué avec une carte Float?

Si vous avez déjà payé un fournisseur au moyen d’une carte Float, vous disposez de deux options, selon votre flux de travail et vos besoins en matière de rapports.

Approche conseillée :

Ne pas créer de brouillon de facture sur la page Paiement de factures
Comme la dépense a déjà été effectuée avec une carte Float, vous pouvez gérer la transaction via la page de Transactions et Transactions exportées
Cela évite les doublons et les étapes supplémentaires

Approche alternative :

Si vous avez créé une facture ou si vous devez faire correspondre le paiement à une facture existante d’un fournisseur, procédez comme suit :

1. Exportez la transaction depuis Float vers votre synchronisation comptable
  - Cela créera un enregistrement de dépense et le marquera comme « Exporté » dans Float
2. Enregistrez manuellement la facture et le paiement dans votre synchronisation comptable
  - Saisissez à la fois la facture et son paiement
  - Assurez-vous que le paiement est marqué comme provenant du compte provisoire Float à la date à laquelle il a été effectué
3. Supprimez la dépense en double
  - Étant donné que l’exportation Float crée un enregistrement de dépense direct, supprimez-le de votre synchronisation comptable pour éviter de dupliquer l’entrée

Cette méthode est particulièrement utile lorsque la date de facturation et la date de paiement couvrent des périodes de rapport différentes. Si les deux ont eu lieu au cours du même mois, l’exportation de dépenses d’origine peut être suffisante.

Puis-je configurer des paiements récurrents pour le même fournisseur?

Float ne prend actuellement pas en charge les paiements récurrents automatisés pour les factures des fournisseurs.

Cependant, lorsque vous téléversez une nouvelle facture sur un brouillon de facture pour un fournisseur que vous avez déjà payé, Float vous propose un raccourci :

Vous verrez une liste des factures précédentes pour ce fournisseur
Vous pouvez choisir de préremplir les postes de la nouvelle facture en vous servant d’une facture antérieure
Cela vous fait gagner du temps si les détails de la facture (tels que les codes GL, les codes fiscaux ou les descriptions) sont identiques
À noter : Cette option n’apparaît que si les factures précédentes du fournisseur utilisaient la même structure de postes

Voici à quoi cela ressemble dans Float :

image (2).png

Puis-je régler la facture de carte de crédit d’une autre banque, payer une facture de services publics ou l’ARC avec le paiement de factures Float?

Non, il n’est actuellement pas possible d’utiliser le paiement de factures Float (ou les cartes Float) pour régler la facture de carte de crédit d’une autre banque, payer une facture de services publics ou effectuer un paiement à l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Lorsqu’un paiement est en cours de traitement, quand les fonds seront-ils débités de mon solde de caisse Float?

Si vous réglez une facture depuis votre solde de caisse Float, lorsqu’un paiement de facture est en cours de traitement (état de la facture mis à jour sur « En cours »), il n’y a pas d’heure précise à laquelle les fonds seront débités de votre solde de caisse Float. Les fonds peuvent être débités à tout moment pendant la période de traitement du paiement, qui est de 1 à 2 jours ouvrables.

Questions courantes

Quels modes de paiement Float prend-il en charge?

Y a-t-il des frais pour envoyer un paiement de facture?

Quelles sources de financement peuvent être utilisées pour les paiements?