Le système de fonctionnalité de Paiement de factures de Float offre une solution efficace pour gérer et traiter les paiements de votre entreprise. Cet aperçu couvre les sources de financement, la programmation des paiements, les délais de traitement des paiements, le paiement dans différentes devises, l’autorisation de la libération des fonds, l’annulation des paiements et la gestion de divers problèmes liés aux paiements.
Sources de financement pour la fonctionnalité de Paiement de factures
Payer à partir de votre solde Float offre des transactions plus rapides et des gains en matière d’intérêt, tandis que payer à partir d’un compte bancaire lié offre une flexibilité pour utiliser des comptes bancaires existants. Les paiements à partir du solde Float sont disponibles pour tous les abonnements, alors que les paiements bancaires sont limités aux abonnements Professionnel et Entreprise.
Payez directement à partir de votre solde Float :
- Réalisez vos paiements 4 fois plus vite en utilisant votre solde préfinancé Float
- Gagnez 4 % d’intérêt sur les fonds détenus dans votre solde Float
- Disponible pour tous les clients quel que soit leur abonnement Float
- Vous pouvez configurer l’approvisionnement automatique, pour garantir un solde suffisant en permanence
Payez à partir d’un compte bancaire lié :
- Payez vos factures à partir du même compte bancaire connecté utilisé pour approvisionner votre solde Float
- Pour lier un nouveau compte bancaire, vous pouvez suivre les étapes pour Modifier une connexion bancaire
- Remarque : le paiement à partir d’une connexion bancaire est uniquement disponible avec les abonnements Professionnel ou Entreprise. Les clients ayant un abonnement Essentiels peuvent uniquement effectuer des paiements à partir de leur solde Float
Programmation des paiements
Programmer à l’avance un paiement avec la fonctionnalité de Paiement de factures de Float est simple et efficace. Voici comment programmer vos paiements :
- Ouvrez votre compte Float et allez dans l’onglet « Paiement de factures ».
- Cliquez sur l’onglet « Brouillons » pour ajouter une nouvelle facture ou sélectionner une facture existante.
- Dans « Renseignements sur la facture », choisissez la date de paiement souhaitée.
Que se passe-t-il ensuite?
- Processus d’approbation : Si votre facture ne contient pas d’erreur, elle passe au processus d’approbation. Une fois approuvée, la facture est automatiquement programmée pour paiement.
- Sauter l’onglet Non réglé : Votre facture saute l’onglet Non réglé et est programmée pour être payée à la date sélectionnée. Si aucune date de paiement n’est sélectionnée, votre facture se trouve dans l’onglet « Non réglé ».
Délais de traitement des paiements
À partir du solde Float :
- Il faut généralement 1 à 2 jours ouvrables pour que vos fournisseurs reçoivent un paiement lorsque vous payez à partir de votre solde Float.
À partir d’un compte bancaire lié :
- Les paiements prennent généralement 3 à 5 jours ouvrables lorsqu’ils sont effectués directement depuis un compte bancaire lié.
Pourquoi les délais de traitement diffèrent-ils?
- Le paiement à partir de votre solde Float permet des transactions plus rapides car les fonds sont préchargés et prêts à être utilisés immédiatement à partir de Float. En revanche, les paiements provenant d’un compte bancaire lié doivent passer par le système de transfert bancaire standard, ce qui peut prendre plus de temps et ne peut être contrôlé par Float.
Annulations de paiements
- Il faut 1 à 3 jours ouvrables pour que les annulations de paiement soient réalisées.
Volume maximal de paiement
La fonctionnalité de paiement de factures de Float n’a pas de limite en matière de paiement, ce qui signifie que vous pouvez traiter des factures de n’importe quel montant sans restriction. Cette flexibilité vous permet de gérer vos finances efficacement, quel que soit le volume des transactions. L’utilisation de Float pour payer vos factures n’affecte pas les limites en matière de dépenses de votre entreprise associées aux cartes Float.
Comment les paiements sont traités
Dans Float, les paiements sont effectués en lots, ce qui simplifie votre flux de travail concernant les paiements en réalisant plusieurs transactions à partir d’un seul retrait.
Par exemple, si vous programmez des paiements pour cinq factures le 1er mai, Float effectue un seul retrait de votre compte bancaire du montant total des cinq factures.
Cette méthode de traitement par lots réduit le nombre de transactions individuelles sur votre relevé bancaire et les débits apparaissent comme un seul approvisionnement, du montant total du lot, envoyé vers Float. Cette approche rationalise vos documents financiers et simplifie le processus de réconciliation, facilitant ainsi le suivi et la gestion de vos paiements émis.
Payer les factures en $ CA et en $ US
Payer les factures en $ CA :
- Les factures en $ CA peuvent être payées directement à partir de votre solde Float en $ CA ou de vos sources de financement en $ CA associées
- Veuillez noter que le paiement depuis votre banque associée est uniquement disponible pour les clients ayant un abonnement Professionnel ou Entreprise
Payer les factures en $ US :
- Les factures en $ US peuvent être payées directement à partir de votre solde Float en $ US ou de vos sources de financement en $ US associées
- Veuillez noter que le paiement depuis votre banque associée est uniquement disponible pour les clients ayant un abonnement Professionnel ou Entreprise
Autorisation de libération de fonds
Une fois une facture approuvée, le déblocage des fonds doit être autorisé. Cette étape garantit que seuls les membres autorisés peuvent libérer les paiements, maintenant ainsi un contrôle sur les dépenses de votre entreprise.
Étapes pour l’autorisation de la libération de fonds :
- Accédez à votre compte Float et allez dans la section « Paiement de factures ».
- Cliquez sur l’onglet « Paiements » pour voir les factures approuvées prêtes à être payées.
- Repérez la facture pour laquelle la libération de fonds doit être autorisée.
- Cliquez sur le bouton « Autoriser » en haut à droite pour libérer les fonds.
- Une demande de confirmation apparaît à l’écran. Confirmez pour autoriser la libération des fonds.
Seuls les administrateurs peuvent autoriser la libération de fonds. Cela garantit que l’autorisation des paiements est contrôlée et sécurisée.
Renseignements sur les paiements dans les comptes bancaires
Lorsque des paiements sont traités via la fonctionnalité de paiement de factures de Float, des renseignements spécifiques sont inclus dans la transaction, pour assurer la clarté tant pour votre entreprise que pour le fournisseur. Voici les principaux renseignements que vous pouvez vous attendre à voir :
Renseignements sur les transactions :
- Nom légal de l’entreprise : Le nom de votre entreprise est inclus dans les renseignements sur la transaction. Cela aide le fournisseur à identifier facilement la source du paiement.
- Numéro de facture : Le numéro de facture est également inclus dans les renseignements sur la transaction, permettant ainsi la simplification de la réconciliation pour le fournisseur.
Ces renseignements garantissent que les paiements sont facilement identifiables et peuvent être associés aux factures auxquelles ils correspondent, aidant ainsi les deux parties à maintenir des documents financiers clairs et précis.
Numéro de référence :
- Le numéro de référence est inclus dans les renseignements sur le paiement et s’affiche pour les banques supportées. Cela fournit une couche de renseignements supplémentaire qui peut être utilisée pour suivre et vérifier les transactions.
Veuillez noter que la manière dont ces renseignements sont affichés peut varier d’une banque à l’autre.
Gestion des paiements refusés
En cas de rejet de paiement, il est important d’agir rapidement pour résoudre le problème et garantir que votre fournisseur soit payé. Voici les étapes à suivre pour gérer les paiements rejetés dans Float :
- Les administrateurs reçoivent une notification de Float indiquant qu’un paiement est refusé.
- Vérifiez les renseignements dans la notification pour comprendre pourquoi le paiement a été rejeté. Exp. Renseignements bancaires incorrectes.
- Si le problème est lié à des renseignements bancaires incorrects, actualisez les renseignements bancaires du fournisseur ou de la source de financement.
- Repérez le paiement refusé dans l’onglet « Paiements », cliquez sur le paiement et reprogrammez une nouvelle date de paiement.
- Surveillez l’état du paiement, pour vous assurer que la nouvelle tentative a bien fonctionné et que le paiement a été traité.
Gestion des problèmes de NSF (sans provision)
S’il n’y a pas assez de fonds sur votre compte pour traiter un paiement, il est crucial de traiter le problème rapidement, pour éviter des retards dans le paiement de vos fournisseurs. Voici les étapes pour gérer les problèmes de NSF dans Float :
- Les Administrateurs reçoivent une notification de la part de Float indiquant qu’il n’y a pas suffisamment de fonds pour traiter un paiement.
- Vérifiez le solde de votre compte Float ou de votre compte bancaire lié pour confirmer le problème de fonds insuffisants.
- Approvisionnez votre solde Float ou assurez-vous que votre compte bancaire lié dispose des fonds suffisants pour couvrir le paiement.
- Repérez le paiement qui a échoué en raison de fonds insuffisants. Cliquez sur le paiement et reprogrammez une nouvelle date de paiement.
- Surveillez l’état du paiement, pour vous assurer que la nouvelle tentative a bien fonctionné et que le paiement a été traité.
Comment annuler un paiement
Si vous devez annuler un paiement programmé dans la fonctionnalité de Paiement de factures de Float, vous pouvez le reprogrammer ou le supprimer entièrement. Cela entraîne automatiquement la désapprobation du paiement, s’il a été approuvé précédemment. Voici comment faire :
- Ouvrez votre compte Float et allez dans l’onglet « Paiement de factures ».
- Cliquez sur la section « Paiements » et repérez la facture que vous souhaitez annuler.
- Cliquez sur la facture, puis sur le bouton « Déprogrammer », cela renvoie la facture dans l’onglet « Non réglé ».
- Déplacez la facture vers la section « Brouillons » et supprimez-la, ou reprogrammez le paiement.
Remarque importante :
si le processus de paiement a déjà commencé (p. ex. les fonds sont en cours de retrait), vous ne pouvez peut-être pas l’annuler par l’intermédiaire de l’interface. Dans ce cas, contactez le soutien de Float pour obtenir de l’aide. Il faut 1 à 3 jours ouvrables pour que les annulations de paiement soient réalisées.
Étiqueter les factures comme réglées ou non réglées
Il peut parfois être nécessaire de mettre à jour l’état d’une facture pour refléter des corrections ou modifications récentes. Étiqueter les factures comme réglées ou non réglées dans Float garantit des documents financiers précis et simplifie le processus de réconciliation. Suivez ces étapes pour mettre à jour l’état de vos factures de manière efficace.
- Ouvrez la facture que vous souhaitez mettre à jour dans la section « Paiement de factures ».
- Cliquez sur le bouton « Étiqueter comme réglée » ou « Étiqueter comme non réglée », en fonction de l’état actuel de la facture.
Le système de paiement de factures de Float simplifie les processus de paiement, réduit les délais des transactions et permet d’avoir des documents financiers clairs. En utilisant Float, vous pouvez assurer des paiements en temps opportun, garder le contrôle des dépenses et gérer efficacement les finances de votre entreprise.