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Comment programmer, reprogrammer et annuler le paiement de factures

  • Mise à jour

Cet article explique comment contrôler les délais de paiement des factures dans Float. Que vous programmiez à l’avance le paiement d’une ou plusieurs factures, ou que vous deviez modifier la date de paiement de factures déjà programmées.

 

Guide - Présentation générale

Quand pouvez-vous programmer un paiement de facture?

Comment programmer un paiement

Comment reprogrammer un paiement

Comment annuler un paiement programmé

Erreurs fréquentes dans la programmation des paiements de factures :

 

Quand pouvez-vous programmer un paiement de facture?

Une facture peut seulement être programmée pour paiement après avoir rempli toutes les conditions suivantes :

  • La facture a été soumise pour approbation
  • La facture a été approuvée par le ou les approbateurs
  • Les détails de paiement du fournisseur ont été ajoutés

Une fois toutes les conditions remplies, la facture sera déplacée vers l’onglet « Impayée » et pourra être programmée pour paiement.

Voir : Soumettre une facture pour approbation, Approuver ou refuser une demande de paiement de facture, Ajouter les informations de paiement d’un fournisseur dans la configuration du paiement des factures.

 

Comment programmer un paiement

Programmer le paiement d’une seule facture

  1. Rendez-vous sur la page Paiement de factures > Accédez à l’onglet « Impayée »
  2. Ouvrez la facture
  3. Sélectionnez le bouton « Fixer une date de paiement »
  4. Une fois la date de paiement fixée, la facture sera automatiquement déplacée vers l’onglet « Paiements »

Programmer des paiements groupés pour plusieurs factures

  1. Rendez-vous sur la page Paiement de factures > Accédez à l’onglet « Impayée »
  2. Utilisez les cases à cocher pour sélectionner plusieurs factures
  3. Une barre d’outils apparaîtra en bas
  4. Sélectionnez le bouton « Fixer une date de paiement »
  5. Une fois la date de paiement fixée, les factures sélectionnées seront déplacées vers l’onglet « Paiements » et traitées ensemble en un seul prélèvement groupé

Veuillez noter que pour que les paiements soient traités à la date prévue, un administrateur doit autoriser le déblocage des fonds. Voir : Autorisation de déblocage des fonds pour le paiement des factures.

Comment fonctionnent les paiements groupés

Float traite toutes les factures programmées par lots quotidiens.

    • Chaque lot génère un prélèvement bancaire par devise
    • Les fournisseurs continuent de recevoir des paiements individuels
    • Votre banque ne voit qu’une seule transaction intitulée « Recharge Float »
    • Vous pouvez consulter l’activité des lots dans l’onglet « Paiements »

Avantages du paiement par lots:

    • Moins de transactions à rapprocher
    • Suivi plus transparent des flux de trésorerie
    • Traitement plus rapide grâce à la simplification des approbations et du déblocage des fonds

 

Comment reprogrammer un paiement

  1. Rendez-vous sur la page Paiement de factures > Accédez à l’onglet « Paiements »
  2. Recherchez les factures dont le paiement est prévu et cliquez sur le bouton « Reprogrammer le paiement »
  3. Programmer une nouvelle date de paiement pour la facture

Considérations importantes concernant la reprogrammation des paiements :

  • Il est seulement possible de reprogrammer le paiement des factures dont le paiement est déjà prévu, et si les paiements n’ont pas encore commencé à être traités
  • Si plusieurs factures sont prévues pour la même date de paiement, la reprogrammation de la date de paiement s’appliquera à toutes ces factures
  • Pour reprogrammer le paiement d’une seule facture, vous devrez annuler le paiement prévu pour cette facture, puis programmer une nouvelle date de paiement.  

Remarque : si l’état d'une facture est Annulée ou Retournée, elle ne peut pas être replanifiée. Pour plus de renseignements, veuillez consulter l'article : Gestion des paiements de factures annulés ou ayant échoués.

 

Comment annuler un paiement programmé

  1. Rendez-vous sur la page Paiement de factures > Accédez à l’onglet « Paiements »
  2. Cochez plusieurs factures ou sélectionnez les trois points verticaux à côté d’une facture
  3. Sélectionnez le bouton « Annuler la date prévue »

Annuler une facture déjà programmée la replacera dans l’onglet « Impayées ».

 

Erreurs fréquentes dans la programmation des paiements de factures :

La devise de paiement ne correspond pas à la devise indiquée dans les détails du paiement

Si la devise du fournisseur est différente de celle de la facture, vous ne pourrez pas programmer de paiement pour cette facture.

Pour y remédier :

  1. Modifier la devise de la facture : 
    • Sélectionnez les trois points verticaux à côté de la facture > Sélectionnez « Déplacer vers les brouillons » > Accédez à l’onglet Brouillons > Sélectionnez le brouillon de facture et mettez à jour la devise de la facture > Soumettez pour approbation
      OU
  2. Modifier la devise du fournisseur :
    • Sélectionnez les trois points verticaux à côté de la facture > Sélectionnez « Déplacer vers les brouillons » > Accédez à l’onglet Brouillons > Sélectionnez le brouillon de facture et mettez à jour le fournisseur de la facture avec un fournisseur utilisant la même devise que la facture > Soumettez pour approbation
    • Conseil : Vous pouvez créer une deuxième version du fournisseur dans une devise différente
      • Accédez à Paiement de factures > Sélectionnez « Gérer les fournisseurs » > Sélectionnez « +Ajouter un fournisseur » > Ajoutez les informations du fournisseur en utilisant le même nom, mais en précisant « USD » ou « CAD » > Sauvegardez

 

 

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