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Comment programmer, reprogrammer et annuler le paiement de factures

  • Mise à jour

Cet article explique comment contrôler les délais de paiement des factures dans Float. Que vous programmiez à l’avance le paiement d’une ou plusieurs factures, ou que vous deviez modifier la date de paiement de factures déjà programmées.

 

Guide - Présentation générale

Quand pouvez-vous programmer un paiement de facture?

Comment programmer un paiement

Comment reprogrammer un paiement

Comment annuler un paiement programmé

Erreurs fréquentes lors de la programmation des paiements de factures :

 

Quand pouvez-vous programmer un paiement de facture?

Une facture peut seulement être programmée pour paiement après avoir rempli toutes les conditions suivantes :

  • La facture a été soumise pour approbation
  • La facture a été approuvée par le ou les approbateurs
  • Les détails de paiement du fournisseur ont été ajoutés

Une fois toutes les conditions remplies, la facture sera déplacée vers l’onglet Non payé et le paiement pourra être programmé.

Voir : Soumettre une facture pour approbation, Approuver ou refuser une demande de paiement de facture, Ajouter les informations de paiement d’un fournisseur dans la configuration du paiement des factures.

 

Comment programmer un paiement

Programmer le paiement d’une seule facture

  1. Allez à Paiement de factures > allez à Non payé

  2. Ouvrez la facture

  3. Sélectionnez le bouton "Définir la date de paiement"

  4. Une fois la date de paiement établie, la facture sera automatiquement déplacée à l'onglet Programmé et vous pourrez la traiter sur la page Paiements

Programmer des paiements groupés pour plusieurs factures

  1. Allez à Paiement de factures > allez à Non payé

  2. Utilisez les cases à cocher pour sélectionner plusieurs factures

  3. Une barre d’outils apparaîtra en bas

  4. Sélectionnez le bouton "Définir la date de paiement"

  5. Une fois la date de paiement établie, les factures sélectionnées seront déplacées à l'onglet Programmé et vous pourrez les traiter sur la page Paiements. Les paiements seront traités ensemble dans le cadre d'un retrait unique par lot

Veuillez noter que pour que les paiements soient traités à la date prévue, un administrateur doit autoriser le déblocage des fonds. Voir : Autorisation de déblocage des fonds pour le paiement des factures.

Comment fonctionnent les paiements groupés

Float traite toutes les factures programmées par lots quotidiens.

  • Chaque lot génère un prélèvement bancaire par devise
  • Les fournisseurs continuent de recevoir des paiements individuels
  • Votre banque ne voit qu’une seule transaction intitulée « Recharge Float »
  • Vous pouvez consulter l’activité des lots dans l’onglet « Paiements »

Avantages du paiement par lots:

  • Moins de transactions à rapprocher
  • Suivi plus transparent des flux de trésorerie
  • Traitement plus rapide grâce à la simplification des approbations et du déblocage des fonds

 

Comment reprogrammer un paiement

Les paiements peuvent être reprogrammés à partir de l'onglet Programmé sur la page Paiement de factures, ou à partir de l'onglet Autorisation requise sur la page Paiements.

À partir de la page Paiement de factures :

  1. Allez à Paiement de factures > allez à Non payé
  2. Trouvez les factures dont le paiement est programmé et cliquez sur le bouton « Reprogrammer le paiement »
  3. Programmer une nouvelle date de paiement pour la facture

À partir de la page Paiements :

  1. Allez à Paiements > Autorisation requise
  2. Sélectionnez les points de suspension à droite du bouton d'autorisation d'une facture, puis cliquez sur le bouton Reprogrammer
  3. Programmer une nouvelle date de paiement pour la facture

Considérations importantes concernant la reprogrammation des paiements :

  • Seuls les administrateurs ont les autorisations de rôle nécessaires pour reprogrammer des paiements

  • Il est seulement possible de reprogrammer le paiement des factures dont le paiement est déjà prévu, et si les paiements n’ont pas encore commencé à être traités

  • Si plusieurs factures sont prévues pour la même date de paiement, la reprogrammation de la date de paiement s’appliquera à toutes ces factures

  • Pour reprogrammer le paiement d’une seule facture, vous devrez annuler le paiement prévu pour cette facture, puis programmer une nouvelle date de paiement

Remarque : Si l’état d’une facture est « annulé » ou « retourné », elle ne peut pas être reprogrammée. Pour en savoir plus, voir Gérer les paiements de facture échoués.

 

Comment annuler un paiement programmé

Les paiements peuvent être annulés à partir de l'onglet Programmé sur la page Paiement de factures, ou à partir de l'onglet Autorisation requise sur la page Paiements.

À partir de la page Paiement de factures :

  1. Allez à Paiement de factures > Programmé
  2. Sélectionnez les points de suspension à droite de la facture, puis cliquez sur le bouton Annuler le paiement

À partir de la page Paiements :

  1. Allez à Paiements > Autorisation requise
  2. Sélectionnez les points de suspension à droite du bouton d'autorisation d'une facture, puis cliquez sur le bouton Annuler le paiement

Considérations importantes :

  • Seuls les administrateurs ont les autorisations de rôle nécessaires pour annuler des paiements
  • L'annulation du paiement d'une facture la déplacera à l'onglet Non payé de la page Paiement de factures

 

Erreurs fréquentes dans la programmation des paiements de factures :

La devise de paiement ne correspond pas à la devise indiquée dans les détails du paiement

Si la devise du fournisseur est différente de celle de la facture, vous ne pourrez pas programmer de paiement pour cette facture.

Pour y remédier :

  1. Modifier la devise de la facture : 
    • Dans l'onglet Non payé, sélectionnez les points de suspension à côté de la facture > sélectionnez « Déplacer aux brouillons » > allez à l'onglet Brouillons > sélectionnez le brouillon de la facture et mettez à jour la devise de la facture > soumettez la facture pour approbation
      OU
  2. Modifier la devise du fournisseur :
    • Dans l'onglet Non payé, sélectionnez les points de suspension à côté de la facture > sélectionnez « Déplacer aux brouillons » > allez à l'onglet Brouillons > sélectionnez le brouillon de la facture et mettez à jour le fournisseur de la facture à un fournisseur utilisant la même devise que la facture > soumettez la facture pour approbation
    • Conseil : Vous pouvez créer une deuxième version du fournisseur dans une devise différente
      • Accédez à Paiement de factures > Sélectionnez « Gérer les fournisseurs » > Sélectionnez « +Ajouter un fournisseur » > Ajoutez les informations du fournisseur en utilisant le même nom, mais en précisant « USD » ou « CAD » > Sauvegardez

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