Ce guide explique comment gérer vos fournisseurs pour le paiement des factures Float afin de garantir des paiements précis et ponctuels.
Guide - Présentation générale
Comment ajouter des fournisseurs à Float
Ajouter manuellement le fournisseur
Synchronisation des fournisseurs à partir de la synchronisation comptable
Comment ajouter les informations de paiement d’un fournisseur
Comment modifier les informations de paiement d’un fournisseur
Comment supprimer un fournisseur
Puis-je supprimer les informations de paiement d’un fournisseur?
Comment ajouter des fournisseurs à Float
Vous pouvez ajouter des fournisseurs à Float de deux manières :
Ajouter manuellement le fournisseur:
- Accédez à Paiement de factures > sélectionnez « Gérer les fournisseurs » > sélectionnez le bouton « Ajouter un fournisseur + »
Saisissez le nom du fournisseur, la devise et toute autre information disponible
- Sauvegarder
Synchronisation des fournisseurs à partir de la synchronisation comptable :
- Si vous avez connecté QuickBooks Online (QBO), NetSuite ou Xero à Float, vos fournisseurs seront automatiquement synchronisés dans Float
- Les fournisseurs synchronisés reçoivent leur devise de votre système comptable et ne peuvent pas la modifier dans Float
Pour plus de renseignements, consulter : Guide d’intégration de QBO - $ CA / Guide d’intégration de Xero - $ CA / Comment connecter votre compte NetSuite à Float
Important :
Si vous synchronisez des fournisseurs d'un autre système avec Float ou les créez dans Float sans ajouter l'adresse postale ou les renseignements de paiement, les factures créées pour ce fournisseur afficheront un message d'erreur « Dossier de fournisseur incomplet ». Pour résoudre ce problème, ajoutez les informations de paiement du fournisseur
Comment ajouter les informations de paiement d’un fournisseur
- Accédez à Paiement de factures
- Vous pouvez ajouter les informations de paiement de deux manières :
- Sélectionnez « Gérer les fournisseurs » > sélectionnez le fournisseur et ajoutez tous les renseignements sur le paiement > Sauvegardez
- Ouvrez une facture et sélectionnez le bouton « Ajouter des renseignements sur le paiement » pour le fournisseur > ajoutez les renseignements sur le paiement > Sauvegardez
Notez que pour pouvoir sélectionner un mode de paiement autre que « Virement », le champ « Pays de destination du paiement » doit d’abord être sélectionné. Si le champ Pays de destination du paiement n’est pas rempli, le champ Mode de paiement n’est pas modifiable.
Sélectionner « Canada » vous permet de choisir TEF ou Virement.
Sélectionner « États-Unis » vous permettra de choisir ACH ou Virement
Comment modifier les informations de paiement d’un fournisseur
Allez dans Paiement de factures > Gérer les fournisseurs
Sélectionnez le fournisseur et mettez à jour ses informations de paiement
Sauvegarder
Important :
- Les modifications apportées aux informations de paiement d’un fournisseur ne s’appliqueront qu’aux factures importées ou approuvées après que les modifications ont été effectuées
- Il n’est pas possible de supprimer les informations de paiement d’un fournisseur une fois qu’elles ont été ajoutées
Comment supprimer un fournisseur
Allez dans Paramètres > Fournisseurs
Sélectionnez « Supprimer » dans la colonne « Action » à côté du fournisseur
Important :
Les fournisseurs synchronisés depuis votre synchronisation comptable seront seulement supprimés de Float et ne seront pas supprimés dans votre synchronisation comptable
Devises du fournisseur
La devise du fournisseur établie au moment de la création (dans Float ou au moyen de la synchronisation avec le système de comptabilité) détermine la devise dans laquelle les factures peuvent être payées pour ce fournisseur. Les paiements de factures en USD ne peuvent pas être effectués à un fournisseur CAD, et vice versa.
Remarque : vous ne pouvez pas changer la devise d’un fournisseur une fois qu’elle est définie. Si vous devez payer une facture dans une devise différente, créez un nouveau fournisseur qui sera associé à la même devise que la facture.
Foire aux questions (FAQ)
Puis-je supprimer les informations de paiement d’un fournisseur?
Non. Une fois les informations de paiement ajoutées à un fournisseur, elles ne peuvent plus être supprimées. Vous pouvez seulement les modifier ou les mettre à jour.
Si je modifie les renseignements de paiement d’un fournisseur, les modifications seront-elles appliquées aux factures existantes de ce fournisseur?
Non. Les modifications apportées aux informations de paiement d’un fournisseur s’appliquent seulement aux factures qui n’ont pas encore été approuvées.
Si une facture a déjà été approuvée, les anciennes informations de paiement seront toujours utilisées.
Si vous avez importé des factures non réglées depuis votre système comptable, les modifications apportées aux renseignements sur le paiement d’un fournisseur après qu’une facture de ce fournisseur a été importée dans Float ne s’appliqueront pas à cette facture.
Pour appliquer les renseignements sur le paiement mis à jour :
-
Pour les factures créées dans Float :
- Replacez la facture dans les brouillons en cochant la case à côté de la facture > en sélectionnant « Déplacer vers Brouillons »
- Mettez à jour les informations de paiement du fournisseur. Pour connaître les étapes à suivre, consultez : Comment modifier les informations de paiement d’un fournisseur
- Une fois les renseignements sur le paiement mis à jour, sélectionnez la facture dans l’onglet Brouillons > cliquez sur « Obtenir une approbation »
-
Pour les factures non réglées importées dans QBO ou Xero :
- Supprimez la facture importée en allant dans l’onglet Non réglées > cochez la case à côté de la ou des factures > sélectionnez « Supprimer »
- Mettez à jour les renseignements de paiement du fournisseur. Pour connaître les étapes à suivre, consulter : Comment modifier les renseignements sur le paiement d’un fournisseur
- Importez de nouveau la ou les factures non réglées en cliquant sur le bouton« Importer les factures non réglées » dans « Factures ouvertes ». Pour plus de renseignements, consulter : Importation des factures non réglées depuis votre logiciel de comptabilité connecté
Comment ajouter les informations bancaires de l’établissement bancaire intermédiaire de mon fournisseur, si elles sont requises?
La fonctionnalité de paiement de factures de Float n’offre actuellement pas la possibilité d’ajouter des renseignements bancaires d’établissements intermédiaires pour les fournisseurs.
Si la banque de votre fournisseur exige explicitement un établissement bancaire intermédiaire pour traiter les paiements internationaux, il ne sera pas possible de traiter le paiement via la fonctionnalité de paiement de factures de Float. Ces paiements devront être traités directement par votre banque ou réalisés avec un autre mode de paiement.
Puis-je utiliser une case postale pour l’adresse du fournisseur dans les renseignements sur le paiement?
Non, il n’est pas possible d’utiliser une case postale pour l’adresse du fournisseur dans les renseignements sur le paiement. Le partenaire de paiement de Float exige l’adresse physique enregistrée de l’entreprise du fournisseur, et les adresses de type case postale ne sont pas prises en charge.
Le fait de retirer le numéro de case postale (par exemple, utiliser uniquement le nom de la rue, sans numéro de case) ne fonctionne pas et peut entraîner l’échec du paiement.
Pourquoi est-ce que je reçois le message d’erreur « Le numéro d’acheminement est introuvable » lors de la sauvegarde des renseignements sur le paiement d’un fournisseur?
Cette erreur se produit généralement parce que le numéro d’acheminement est incorrect.
Une erreur fréquente consiste à croire que le numéro de succursale est identique au numéro d’acheminement. Bien que ce soit le cas pour certaines banques, ce n’est souvent pas le cas.
Pour éviter cette erreur :
Ne vous fiez pas à un numéro de succursale provenant de services bancaires en ligne ou d’autres sources
Utilisez toujours le numéro d’acheminement figurant sur un chèque annulé ou un formulaire de dépôt direct (DD)
Vérifiez également que le numéro de l’institution et le numéro de compte ont été saisis correctement