Ce guide explique comment gérer vos destinataires pour le paiement des factures Float afin de garantir des paiements de factures précis et ponctuels.
Aperçu du guide
Comment ajouter des destinataires dans Float
Comment ajouter les coordonnées de paiement d'un destinataire
- Ajouter manuellement les coordonnées de paiement du destinataire dans Float
- Envoyer une invitation par courriel au destinataire pour qu'il ajoute ses coordonnées de paiement
- Envoyer en lot une invitation par courriel à plusieurs destinataires pour qu'ils ajoutent leurs coordonnées de paiement
Comment modifier les coordonnées de paiement d'un destinataire
Comment supprimer un destinataire
Comment ajouter des destinataires dans Float
Vous pouvez ajouter des destinataires dans Float de deux façons :
Ajout manuel du destinataire :
- Accédez à Paiement de factures > sélectionnez « Gérer les destinataires » > sélectionnez « Ajouter un destinataire + »
- Entrez le nom du destinataire, sa devise et tous les autres détails disponibles
- Sauvegardez
Synchronisation du destinataire depuis la synchronisation comptable :
- Si vous avez connecté QuickBooks Online (QBO), NetSuite ou Xero à Float, vos destinataires se synchroniseront automatiquement dans Float
- Les destinataires synchronisés héritent de leur devise de votre système comptable et celle-ci ne peut pas être modifiée dans Float
Pour en savoir plus, consultez : Guide d'intégration QBO - CAD / Guide d'intégration Xero - CAD / Guide d'intégration NetSuite
Important :
- Si vous synchronisez des destinataires à partir d'un autre système vers Float, ou si vous les créez dans Float sans ajouter l'adresse postale et les coordonnées de paiement, les factures créées pour ce destinataire afficheront un message d'erreur « Dossier du destinataire incomplet ». Pour résoudre ce problème, ajoutez les coordonnées de paiement d'un destinataire
Comment ajouter les coordonnées de paiement d'un destinataire
Il existe deux façons d'ajouter les coordonnées de paiement d'un destinataire dans Float :
Ajouter manuellement les coordonnées de paiement du destinataire dans Float
- Accédez au Paiement de factures
- Vous pouvez ajouter les coordonnées de paiement de deux façons :
- Sélectionnez « Gérer les destinataires » > sélectionnez le destinataire et ajoutez toutes les coordonnées de paiement > Sauvegardez
OU - Sélectionnez le nom du destinataire en haut de la facture, sous le montant, pour ouvrir son panneau latéral de coordonnées de paiement > ajoutez les coordonnées de paiement > sélectionnez « Enregistrer »
- Sélectionnez « Gérer les destinataires » > sélectionnez le destinataire et ajoutez toutes les coordonnées de paiement > Sauvegardez
Notez que pour sélectionner une méthode de paiement autre que « Télévirement », le champ « Pays de destination du paiement » doit d'abord être sélectionné. Si le champ Pays de destination du paiement n'est pas rempli, le champ Méthode de paiement ne pourra pas être modifié.
Envoyer une invitation par courriel au destinataire pour qu'il ajoute ses coordonnées de paiement
Plutôt que de saisir vous-même les coordonnées de paiement d'un destinataire, vous pouvez l'inviter à les soumettre directement. C'est utile pour les destinataires nouveaux ou occasionnels dont vous n'avez pas les coordonnées bancaires sous la main.
Pour ce faire :
- Accédez à Paiement de factures > sélectionnez « Gérer les destinataires »
- Sélectionnez « + Ajouter un destinataire » > remplissez le nom, la devise et le pays de destination du paiement (le pays où se trouve la banque réceptrice)
- Dans la section Détails du paiement, sélectionnez « Demander au destinataire » > ajoutez les coordonnées du destinataire :
- [facultatif] Sélectionnez la méthode de paiement
- Ajoutez le courriel du destinataire
- Sélectionnez « Créer et envoyer »
- Une fois l'invitation envoyée, « Invitation en attente » s'affichera dans le panneau des détails du destinataire
Points importants à considérer :
- L'invitation par courriel n'est offerte que lors de la création d'un nouveau destinataire
- Il n'est actuellement pas possible d'envoyer une invitation par courriel à un destinataire existant, même s'il n'a aucune coordonnée de paiement enregistrée
- Si vous laissez le champ Méthode de paiement vide, le destinataire pourra la sélectionner lui-même
- Le lien d'invitation dans le courriel expirera après 30 jours
Envoyer en lot une invitation par courriel à plusieurs destinataires pour qu'ils ajoutent leurs coordonnées de paiement
Plutôt que d'inviter individuellement chaque destinataire à ajouter ses propres coordonnées de paiement, vous pouvez en inviter plusieurs en une seule action, à condition qu'ils partagent tous la même devise et le même pays de destination du paiement.
Pour ce faire :
- Accédez à Paiements > Paiement de factures > « Gérer les destinataires »
- Sélectionnez « Inviter » au bas du panneau
- Ajoutez le nom et l'adresse courriel du destinataire > sélectionnez « Ajouter un destinataire » pour inviter d'autres destinataires
- Sélectionnez la devise du destinataire et le pays de destination du paiement
- Sélectionnez « Soumettre » pour envoyer l'invitation
Points importants à considérer :
- Tous les destinataires d'une invitation en lot doivent partager la même devise et le même pays de destination du paiement
- Une fois envoyée, chaque invitation peut être gérée individuellement : renvoyez-la ou annulez-la de la même façon qu'une invitation individuelle
Comment modifier les coordonnées de paiement d'un destinataire
- Accédez au Paiement de factures > sélectionnez « Gérer les destinataires »
- Sélectionnez le destinataire et mettez à jour ses coordonnées de paiement
- Sauvegardez
Important :
- Les modifications apportées aux coordonnées de paiement d'un destinataire s'appliquent aux factures non réglées existantes pour ce destinataire
- Les administrateurs seront avisés chaque fois que les coordonnées de paiement d'un destinataire sont modifiées
- Si une facture a déjà une date de paiement planifiée et que les coordonnées de paiement du destinataire sont modifiées, cette facture sera replacée dans l'onglet Autorisation requise de la page Paiements et nécessitera une nouvelle approbation du déblocage des fonds avant d'être traitée
- Il n'est pas possible de retirer les coordonnées de paiement d'un destinataire une fois qu'elles ont été ajoutées
Comment supprimer un destinataire
- Accédez à Paramètres > Fournisseurs
- Sélectionnez « Supprimer » dans la colonne « Action » à côté du destinataire
Important :
- Les destinataires synchronisés à partir de votre synchronisation comptable seront supprimés uniquement de Float et ne seront pas supprimés de votre synchronisation comptable
Devises des destinataires
La devise du destinataire, au moment de sa création (dans Float ou synchronisée depuis votre système comptable), déterminera la devise des paiements de factures pouvant être effectués à ce destinataire. Les paiements de factures en USD ne peuvent pas être effectués à un destinataire en CAD, et vice-versa.
Remarque : vous ne pouvez pas changer la devise d'un destinataire une fois qu'elle a été définie. Si vous devez payer une facture dans une devise différente, créez un nouveau destinataire dans la même devise que la facture.
Foire aux questions (FAQ)
Puis-je retirer les coordonnées de paiement d'un destinataire?
Puis-je utiliser une case postale pour l'adresse du destinataire dans ses coordonnées de paiement?
Puis-je effectuer un paiement en USD vers un compte bancaire de destinataire libellé en USD par TEF?
Quand les courriels de confirmation de paiement sont-ils envoyés aux destinataires?
Pourquoi reçois-je une erreur en essayant de créer un nouveau destinataire dans Float (clients QBO)?
Puis-je choisir la méthode de paiement que le destinataire utilisera lorsque je l'invite?
Combien de temps un destinataire a-t-il pour répondre à une invitation avant qu'elle expire?
Puis-je annuler l'invitation d'un destinataire après l'avoir envoyée?
Puis-je renvoyer l'invitation au destinataire?
Puis-je envoyer des invitations par courriel à plusieurs destinataires à la fois?
Puis-je retirer les coordonnées de paiement d'un destinataire?
Non. Une fois que les coordonnées de paiement sont ajoutées à un destinataire, elles ne peuvent pas être retirées. Vous pouvez seulement modifier ou mettre à jour les coordonnées.
Si je modifie les coordonnées de paiement d'un destinataire, s'appliqueront-elles aux factures existantes de ce destinataire?
Oui. Les modifications apportées aux coordonnées de paiement d'un destinataire s'appliquent automatiquement aux factures non réglées existantes pour ce destinataire. Vous n'avez pas besoin de replacer les factures en brouillon ni de les supprimer et de les réimporter.
Toutefois, si des modifications sont apportées aux coordonnées de paiement d'un destinataire et qu'il existe une facture pour ce destinataire déjà planifiée pour paiement, le paiement sera automatiquement replacé dans l'onglet Autorisation requise de la page Paiements et nécessitera une nouvelle approbation du déblocage des fonds avant la nouvelle date de paiement.
Comment ajouter les coordonnées de la banque intermédiaire de mon destinataire, si elles sont requises?
Le Paiement de factures de Float ne permet pas actuellement d'ajouter les coordonnées d'une banque intermédiaire pour les destinataires.
Si la banque de votre destinataire exige explicitement une banque intermédiaire pour traiter les paiements internationaux, il ne sera pas possible de traiter le paiement par l'intermédiaire du Paiement de factures de Float. Ces paiements devront être traités directement par votre banque ou par une autre méthode de paiement.
Puis-je utiliser une case postale pour l'adresse du destinataire dans ses coordonnées de paiement?
Non, il n'est pas possible d'utiliser une case postale pour l'adresse d'un destinataire dans ses coordonnées de paiement. Le partenaire de paiement de Float exige l'adresse civique enregistrée de l'entreprise du destinataire, et les adresses avec case postale ne sont pas prises en charge.
Retirer le numéro de case postale (par exemple, en n'utilisant que le nom de la rue sans numéro de case) ne fonctionnera pas et pourrait entraîner l'échec du paiement.
Pourquoi obtiens-je l'erreur « Le numéro de transit n'a pas été trouvé » lorsque j'enregistre les coordonnées de paiement d'un destinataire?
Cette erreur survient habituellement parce que le numéro de transit est incorrect.
Une erreur courante consiste à supposer que le numéro de succursale et le numéro de transit sont identiques. Bien que cela puisse être vrai pour certaines banques, ce n'est souvent pas le cas.
Pour éviter cette erreur :
- Ne vous fiez pas à un numéro de succursale provenant des services bancaires en ligne ou d'autres sources
- Utilisez toujours le numéro de transit indiqué sur un chèque annulé ou un formulaire de dépôt direct (DD)
- Confirmez que le numéro d'institution et le numéro de compte sont également saisis correctement
Puis-je effectuer un paiement en USD vers un compte bancaire de destinataire libellé en USD par TEF?
Oui! Les entreprises Float domiciliées au Canada peuvent effectuer des paiements de factures en USD vers un compte bancaire de destinataire domicilié au Canada et libellé en USD, par le réseau de paiement TEF.
Pour ce faire :
- Accédez à Paiement de factures > Gérer les destinataires > recherchez et sélectionnez votre destinataire en USD
- Comment ajouter des coordonnées TEF au destinataire en USD :
- La devise du destinataire doit être en USD
- Le pays de destination du paiement doit être le Canada
- Vous pourrez ensuite sélectionner TEF comme méthode de paiement
- Ajoutez les coordonnées TEF et les détails de l'entreprise > Sauvegardez
Points importants à considérer :
- Votre entreprise doit être domiciliée au Canada
- Le compte bancaire en USD du destinataire doit être domicilié au Canada
Quand les courriels de confirmation de paiement sont-ils envoyés aux destinataires?
Les courriels de confirmation de paiement sont automatiquement envoyés aux destinataires une fois l'approbation du déblocage des fonds donnée pour la facture.
Pour en savoir plus, consultez : Consulter et envoyer des confirmations de paiement de factures aux destinataires
Comment les destinataires du Paiement de factures sont-ils liés aux destinataires d'Envoyer de l'argent?
Chaque destinataire du Paiement de factures est automatiquement disponible comme destinataire dans Envoyer de l'argent. Il est désigné comme destinataire commercial, en utilisant les mêmes coordonnées de paiement déjà configurées dans le Paiement de factures. La mise à jour des coordonnées de paiement d'un destinataire dans le Paiement de factures les met également à jour dans Envoyer de l'argent, puisqu'il s'agit du même dossier sous-jacent.
Envoyer de l'argent prend également en charge les destinataires individuels, pour les paiements personnels ou ponctuels qui n'ont pas besoin de passer par votre flux de travail du Paiement de factures. Ceux-ci n'existent que dans Envoyer de l'argent, n'apparaissent pas dans votre liste de destinataires du Paiement de factures, et la création d'un destinataire individuel n'a aucun effet sur le Paiement de factures.
Pour en savoir plus, consultez : Gérer les destinataires d'Envoyer de l'argent
Pourquoi reçois-je une erreur en essayant de créer un nouveau destinataire dans Float (clients QBO)?
Si vous essayez d'ajouter un nouveau destinataire dans Float et que vous obtenez une erreur, cela pourrait être parce que le nom que vous utilisez existe déjà ailleurs dans votre entreprise QuickBooks Online (QBO) connectée, comme fournisseur, client ou employé.
Il s'agit d'une limitation de QBO, et non d'un bogue de Float.
Comment résoudre ce problème :
- Vérifiez d'abord dans QBO. Recherchez le nom que vous souhaitez utiliser dans votre entreprise QBO, sous Clients, Fournisseurs et Employés. Dans la plupart des cas, vous constaterez qu'il existe déjà dans l'une de ces listes.
- Réutilisez le dossier existant lorsque possible. Si le nom existe déjà comme fournisseur dans QBO, sélectionnez ce destinataire existant dans Float plutôt que d'en créer un nouveau.
- S'il existe comme client ou employé, et non comme destinataire, lorsque vous créez le destinataire dans Float, donnez-lui un nom distinct, par exemple « Acme Inc. (Client) » ou « Acme Inc. (Employé) ».
- Cela devrait vous permettre de créer le destinataire sans aucun problème.
Puis-je envoyer à un destinataire existant dans Float une invitation pour qu'il ajoute lui-même ses coordonnées de paiement?
Non. Pour le moment, les invitations aux destinataires ne peuvent être envoyées que lors de la création d'un tout nouveau destinataire dans Float. S'il manque des coordonnées de paiement à un destinataire existant, ajoutez-les plutôt manuellement. Vous devriez supprimer le destinataire dans Float et le créer de nouveau.
Pour en savoir plus, consultez : Comment créer, modifier et supprimer des fournisseurs
Combien de temps un destinataire a-t-il pour répondre à une invitation avant qu'elle expire?
Les destinataires disposent de 30 jours pour soumettre leurs coordonnées de paiement avant l'expiration du lien d'invitation. La date d'expiration sera indiquée dans le courriel envoyé au destinataire. Si l'invitation expire, rien ne se passe pour le dossier du destinataire ni pour les factures qui lui sont associées. Vous pouvez renvoyer l'invitation pour émettre un nouveau lien, ou annuler l'invitation pour saisir vous-même manuellement les coordonnées de paiement.
Puis-je annuler l'invitation d'un destinataire après l'avoir envoyée?
Oui. Vous pouvez annuler une invitation en attente à tout moment. L'annulation vous permettra de saisir vous-même manuellement les coordonnées de paiement du destinataire.
Pour annuler l'invitation d'un destinataire :
- Accédez à Paiement de factures > « Gérer les destinataires »
- Recherchez et sélectionnez le destinataire
- Sélectionnez « Annuler l'invitation »
- Une fois l'invitation annulée, vous pourrez ajouter manuellement les coordonnées de paiement du destinataire
Puis-je renvoyer l'invitation au destinataire?
Oui. Vous pouvez renvoyer le courriel d'invitation si votre destinataire ne l'a pas reçu ou si le lien a expiré.
Pour ce faire :
- Accédez à Paiement de factures > « Gérer les destinataires »
- Recherchez et sélectionnez le destinataire
- Sélectionnez « Renvoyer l'invitation »
Si j'invite un nouveau destinataire, puis-je quand même créer et approuver des factures pour lui avant qu'il ajoute ses coordonnées?
Oui. Une invitation en attente ne retarde ni la création ni l'approbation des factures : celles-ci progressent normalement dans les deux étapes. Une fois approuvée, la facture sera déplacée vers l'onglet Non réglé avec le statut « Informations manquantes ». Le destinataire doit soumettre ses coordonnées de paiement pour que vous puissiez planifier une date de paiement pour la facture.
Puis-je choisir la méthode de paiement que le destinataire utilisera lorsque je l'invite?
Oui. Lors de l'envoi de l'invitation, vous pouvez préciser une méthode de paiement (TEF, ACH ou télévirement) afin que le formulaire du destinataire n'affiche que les champs de cette méthode. Si vous la laissez ouverte, le destinataire choisit lui-même sa méthode préférée.
Puis-je envoyer des invitations par courriel à plusieurs destinataires à la fois?
Oui. Depuis Gérer les destinataires, sélectionnez « Inviter », ajoutez le nom et le courriel de chaque destinataire, puis sélectionnez « Ajouter un destinataire » pour en ajouter d'autres au lot. Tous les destinataires d'un même lot doivent partager la même devise et le même pays de destination du paiement. Sélectionnez « Soumettre » pour envoyer.