Cet article explique comment contrôler les délais de paiement des factures dans Float. Que vous programmiez à l’avance le paiement d’une ou plusieurs factures, ou que vous deviez modifier la date de paiement de factures déjà programmées.
Aperçu du guide
Quand pouvez-vous planifier un paiement de facture?
- Planifier le paiement d'une seule facture
- Planifier des paiements groupés pour plusieurs factures
- Comment fonctionnent les paiements groupés
Comment replanifier un paiement
Comment annuler la planification d'un paiement
Erreurs courantes lors de la planification des paiements de factures
Quand pouvez-vous planifier un paiement de facture?
Une facture peut être planifiée pour paiement seulement après avoir répondu à toutes les conditions suivantes :
- La facture a été soumise pour approbation
- La facture a été approuvée par le ou les approbateurs
- Les coordonnées de paiement du fournisseur ont été ajoutées
Une fois toutes les conditions remplies, la facture sera déplacée vers l'onglet Non réglé et pourra être planifiée pour paiement.
Consultez : Soumettre une facture pour approbation, Approuver ou refuser une demande de paiement de facture, Ajout des coordonnées de paiement d'un fournisseur dans Configuration du Paiement de factures.
Comment planifier un paiement
Planifier le paiement d'une seule facture
- Accédez à Paiement de factures > Non réglé
- Ouvrez la facture
- Sélectionnez le bouton « Définir la date de paiement »
- Une fois la date de paiement définie, la facture passera automatiquement à l'onglet Planifié et pourra être traitée à partir de la page Paiements
Planifier des paiements pour plusieurs factures
- Accédez à Paiement de factures > Non réglé
- Utilisez les cases à cocher pour sélectionner plusieurs factures
- Une barre d'outils apparaîtra au bas de l'écran
- Sélectionnez le bouton « Définir la date de paiement »
- Une fois la date de paiement définie, les factures sélectionnées passeront à l'onglet Planifié et pourront être traitées à partir de la page Paiements. Les paiements seront traités ensemble en un seul lot
Notez que pour que les paiements soient traités à la date de paiement prévue, un administrateur doit autoriser le déblocage des fonds. Consultez : Autoriser le déblocage des fonds pour les paiements de factures.
Comment fonctionnent les paiements groupés
Float traite tous les paiements planifiés en lots quotidiens.
- Les paiements groupés dans Float font référence à la façon dont les fonds sont retirés de votre compte bancaire, et non à la façon dont les paiements sont envoyés aux fournisseurs
- Tous les paiements planifiés pour la même date de paiement sont regroupés en un seul retrait bancaire par devise
- Chaque fournisseur reçoit tout de même un paiement individuel et distinct pour chaque facture. Les factures multiples envoyées au même fournisseur ne sont pas combinées : les fournisseurs reçoivent toujours des paiements individuels
- Votre banque ne voit qu'une seule opération, indiquée comme un financement Float
- Vous pouvez consulter l'activité des lots sur la page Paiements
Avantages des paiements groupés :
- Moins d'opérations à concilier
- Un suivi plus clair des flux de trésorerie
- Un traitement plus rapide grâce à des approbations et un déblocage des fonds simplifiés
Comment replanifier un paiement
Les paiements peuvent être replanifiés à partir de l'onglet Planifié de la page Paiement de factures, ou de l'onglet Autorisation requise de la page Paiements.
À partir de la page Paiement de factures :
- Accédez à Paiement de factures > Planifié
- Repérez les factures planifiées pour paiement et cliquez sur le bouton « Replanifier le paiement »
- Planifiez une nouvelle date de paiement pour la facture
À partir de la page Paiements :
- Accédez à Paiements > Autorisation requise
- Sélectionnez les points de suspension à droite de la facture > sélectionnez le bouton « Replanifier »
- Planifiez une nouvelle date de paiement pour la facture
Points importants à considérer pour la replanification des paiements :
- Seuls les administrateurs disposent des droits nécessaires pour replanifier les paiements
- Il n'est possible de replanifier un paiement que pour les factures déjà planifiées pour paiement, et seulement si le traitement du paiement n'a pas encore commencé
Comment annuler la planification d'un paiement
Les paiements peuvent voir leur planification annulée à partir de l'onglet Planifié de la page Paiement de factures, ou de l'onglet Autorisation requise de la page Paiements.
À partir de la page Paiement de factures :
- Accédez à Paiement de factures > Planifié
- Sélectionnez les points de suspension à droite de la facture > sélectionnez le bouton « Annuler la planification »
À partir de la page Paiements :
- Accédez à Paiements > Autorisation requise
- Sélectionnez les points de suspension à droite du bouton Autoriser pour une facture > sélectionnez le bouton « Annuler la planification »
Points importants à considérer :
- Seuls les administrateurs disposent des droits nécessaires pour annuler la planification des paiements
- Annuler la planification d'une facture la ramènera à l'onglet Non réglé de la page Paiement de factures
Erreurs courantes lors de la planification des paiements de factures :
La devise du paiement ne correspond pas à la devise des coordonnées de paiement
Si la devise du fournisseur diffère de celle de la facture, vous ne pourrez pas planifier de paiement pour cette facture.
Pour résoudre ce problème :
- Modifiez la devise de la facture :
- Dans l'onglet Non réglé, sélectionnez les points de suspension à côté de la facture > sélectionnez « Déplacer vers les brouillons » > allez à l'onglet Brouillons > sélectionnez la facture en brouillon et mettez à jour sa devise > Soumettez pour approbation OU
- Modifiez la devise du fournisseur :
- Dans l'onglet Non réglé, sélectionnez les points de suspension à côté de la facture > sélectionnez « Déplacer vers les brouillons » > allez à l'onglet Brouillons > sélectionnez la facture en brouillon et mettez à jour son fournisseur pour un fournisseur ayant la même devise que la facture > Soumettez pour approbation
- Astuce : vous pouvez créer une deuxième version du fournisseur dans une devise différente
- Accédez à Paiement de factures > sélectionnez « Gérer les fournisseurs » > sélectionnez « + Ajouter un fournisseur » > ajoutez les détails du fournisseur avec le même nom en précisant « USD ou CAD » > Sauvegardez