Déléguer l’accès vous permet de désigner un utilisateur Float pour vous aider à gérer vos tâches liées aux dépenses, telles que le téléversement des reçus, le codage des transactions et la soumission des rapports de remboursement. Cette fonctionnalité est idéale pour les cadres qui souhaitent confier les tâches administratives à un assistant ou à un membre de l’équipe financière tout en gardant un contrôle total et une piste d’audit claire.
Ce guide vous donnera un aperçu de la fonctionnalité de Déléguer l’accès et de son fonctionnement.
À noter : Déléguer l’accès est disponible seulement avec les forfaits Professionnel et Entreprise. Si vous souhaitez passer à un forfait supérieur pour utiliser cette fonctionnalité, contactez support@floatfinancial.com, et nous serons ravis de vous aider!
Qu’est-ce que la fonctionnalité Déléguer l’accès?
La fonctionnalité « Déléguer l’accès » permet à un utilisateur (le « délégué ») d’effectuer des démarches au nom d’un autre utilisateur (le « délégant ») pour les transactions par carte et les demandes de remboursement.
Les délégués ont les autorisations suivantes au nom du délégant :
- Téléverser des reçus, coder des transactions (p. ex. codes GL, codes fiscaux) et soumettre des rapports de remboursement
Les délégués n’ont pas les autorisations suivantes au nom du délégant :
- Approuver les demandes de dépenses
- Afficher les détails de la carte du délégant ou le solde disponible de la carte
Qui peut être délégant et délégué?
Les rôles d'utilisateur suivants dans Float peuvent être des délégants (c’est-à-dire qu’ils ont le pouvoir de désigner un utilisateur comme assistant) :
- Administrateurs, gestionnaires, dépensiers, commis aux comptes fournisseurs
Les rôles d’utilisateurs suivants peuvent être des délégués (c.-à-d. qu’ils peuvent être attribués par un délégant) :
- Administrateurs, gestionnaires, dépensiers, commis aux comptes fournisseurs
Quelques considérations importantes concernant la désignation des délégués :
- Les commis comptables ne peuvent pas se voir assigner les rôles de délégués et de délégants
- Un délégant peut avoir plusieurs délégués qui lui sont attribués
- Un délégué peut soutenir plusieurs délégants
- Si vous n’êtes pas sûr de pouvoir attribuer un délégué, veuillez contacter un administrateur pour qu’il vous attribue un délégué en votre nom
Comment fonctionne la fonctionnalité « Déléguer l’accès »?
Veuillez consulter les sections ci-dessous pour en savoir plus sur les points suivants :
S’attribuer soi-même un délégué
Attribuer un délégué à un utilisateur (administrateurs et gestionnaires seulement)
Suppression et gestion des délégués
Quelques remarques importantes concernant la désignation des délégués :
- N’importe quel utilisateur de Float peut s’attribuer lui-même le rôle de délégué (sauf les commis comptables)
- Seuls les administrateurs peuvent désigner un délégué pour un autre utilisateur
- Les gestionnaires peuvent seulement désigner des délégués parmi les membres de l’équipe qu’ils gèrent dans Float
S’auto-attribuer un délégué :
La désignation d’un délégué ne peut être effectuée que depuis la page Profil. Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour savoir comment désigner un délégué.
Comment s’auto-attribuer un délégué :
- Connectez-vous à l’adresse app.floatfinancial.com
- Accédez à Paramètres > Profil
- Accédez à la rubrique Délégation en bas de la page
- Dans l’onglet Vos délégués, cliquez sur Choisir un délégué > sélectionnez un utilisateur dans le menu déroulant ou recherchez-le dans la barre de recherche
- Cliquez sur Choisir un délégué > une fenêtre contextuelle s’ouvre pour une confirmation finale > vérifiez que vous avez sélectionné l’utilisateur correct > cliquez sur Confirmer
Attribuer un délégué à un utilisateur (administrateurs et gestionnaires seulement) :
La désignation d’un délégué ne peut être effectuée que depuis la page Profil d’utilisateur. Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour savoir comment désigner un délégué pour un autre utilisateur.
Comment désigner un délégué pour un autre utilisateur :
- Connectez-vous à app.floatfinancial.com en tant qu’administrateur ou gestionnaire
- Accédez à Utilisateurs > recherchez le nom de l’utilisateur auquel vous souhaitez attribuer un délégué > sélectionnez l’utilisateur pour ouvrir son profil
- Cliquez sur l’onglet Délégation (à droite de l’onglet « Profil ») > sélectionnez un utilisateur dans le menu déroulant ou recherchez-le dans la barre de recherche
- Cliquez sur Choisir un délégué > une fenêtre contextuelle s’ouvre pour une confirmation finale > vérifiez que vous avez sélectionné l’utilisateur correct > cliquez sur Confirmer
À noter : Les gestionnaires peuvent seulement attribuer un délégué aux membres de l’équipe qu’ils gèrent dans Float. Les administrateurs peuvent assigner un délégué à n’importe quel utilisateur (sauf aux commis comptables).
Suppression et gestion des délégués :
Comment consulter et supprimer un délégué qui vous a été attribué :
- Accédez à Paramètres > Profil > faites défiler vers le bas jusqu’à la rubrique Délégation
- Dans l’onglet Vos délégués, vous pouvez voir tous vos délégués actifs
- Pour supprimer un délégué, cliquez sur l’icône « corbeille » > l’utilisateur sera déplacé vers la rubrique Délégués archivés
- La rubrique « Délégués archivés » vous indiquera la date à laquelle l’assistant a été ajouté et celle à laquelle il a été supprimé
À noter : Seuls les délégants peuvent supprimer un délégué. Un délégué attribué ne peut pas se supprimer lui-même en tant que délégué d’un autre utilisateur.
Comment voir pour qui vous êtes délégué :
- Suivez la même procédure que pour l’étape 1 ci-dessus
- Cliquez sur l’onglet Déléguer pour
- Vous pouvez voir pour quel utilisateur vous avez été désigné comme délégué
- Cliquez sur Saisir le mode délégué pour ouvrir votre compte « délégué »
Journaux d’activité
Des journaux d’activité sont disponibles pour chaque rapport de transaction et de remboursement. Ils offrent une visibilité totale sur les modifications apportées, leur auteur et leur date.
Pour plus d’informations sur les journaux d’activité et comment y accéder, veuillez consulter les articles ci-dessous :
Journaux d’activités pour les transactions
Journaux d’activités pour les remboursements