Jouer le rôle de délégué

Un délégué est un utilisateur chargé de gérer les tâches liées aux dépenses pour le compte d’un autre utilisateur (le délégant). Les délégués peuvent téléverser des reçus, coder des transactions et créer/soumettre des demandes de remboursement.

Ce guide explique comment savoir si vous avez été désigné comme délégué, comment passer à votre compte de délégué et comment effectuer des tâches liées aux dépenses dans Float au nom du délégant.

Pour agir en tant que délégué, l’utilisateur doit d’abord être assigné comme délégué par l’utilisateur qu’il représentera ou par un administrateur. Voir : Aperçu et configuration de la délégation de l’accès

Aperçu du guide

Notification aux délégués

Basculer vers votre compte de délégué

• Changement de compte depuis le sélecteur de compte
• Basculer vers un autre compte depuis la page de votre profil
• Basculer vers un autre compte avec l’adresse de courriel

Codage des transactions et ajout des reçus en tant que délégué

Comment créer et soumettre une demande de remboursement en tant que délégué

Notification aux délégués

Les délégués reçoivent un courriel indiquant qu’ils ont été désignés comme délégués d’un autre utilisateur dans Float. Le courriel comprend un lien pour se connecter, qui renvoie les utilisateurs vers une fenêtre contextuelle indiquant qu’ils ont été désignés comme délégués et précisant l’utilisateur qu’ils assisteront. 

Cliquez sur Se connecter à Float dans le courriel, connectez-vous à votre compte, et votre compte délégué s’ouvrira automatiquement.

Remarques importantes concernant les notifications aux délégués :

• Les délégués ne recevront aucun courriel si le délégant a activé les notifications poussées (c.-à-d. notifications sur téléphone mobile), les textos ou les notifications Slack au lieu des notifications par courriel

• Les délégués seront mis en c. c. de certains courriels, mais pas de tous les courriels liés aux sujets ci-dessous. Le délégant recevra tous les courriels liés à :

  • Renseignements sur l’opération manquants 

  • Reçu non valide

  • Aide-mémoire sur la conformité de la dépense

  • Rapport de remboursement approuvé ou refusé

  • Paiement d’un rapport de remboursement échoué ou réalisé avec succès

Passer à votre ou vos comptes délégués

Il existe trois moyens de passer à votre compte délégué (c.-à-d. le compte de la personne que vous assistez dans ses tâches liées aux dépenses). Vous devez d’abord être désigné comme délégué pour pouvoir agir en tant que délégué. Veuillez consulter les étapes ci-dessous pour découvrir les différents moyens de passer à votre ou vos comptes délégués.

Changement de compte depuis le sélecteur de compte

1. Connectez-vous à app.floatfinancial.com. Vous serez connecté à votre profil par défaut (c.-à-d. votre propre compte de dépensier, de gestionnaire ou d’administrateur)
2. Cliquez sur les trois points verticaux à côté du nom de l’entreprise dans le coin supérieur droit
3. Localisez et sélectionnez votre ou vos comptes délégués
   • Recherchez « Délégué pour [nom du délégant] » sous le nom de l’entreprise et sélectionnez le compte
4. Vous serez renvoyé vers le compte délégué et aurez accès aux transactions et aux reçus de cet utilisateur. Vous pourrez également soumettre des demandes de remboursement au nom du délégant

Changement de compte depuis votre page de profil :

1. Connectez-vous à l’adresse app.floatfinancial.com
2. Accédez à Paramètres > Profil
3. Faites défiler vers le bas jusqu’à la rubrique Délégation > cliquez sur l’onglet Déléguer pour
4. Cliquez sur Accéder au mode délégation 

Changement de compte par courriel :

1. Accédez à votre boîte de réception et sélectionnez le courriel vous informant que vous avez été désigné comme délégué
2. Cliquez sur Se connecter à Float > connectez-vous à votre compte > votre compte de délégué s’ouvrira automatiquement

Quelques informations importantes concernant le passage entre comptes :

• Vous ne pouvez pas définir un profil de délégué comme compte par défaut
• Vous pouvez savoir que vous êtes en mode délégation grâce aux indicateurs visuels suivants :
  • Le nom du délégant que vous assistez est associé à vos initiales et surligné en bleu,
  • Vos initiales dans le coin supérieur droit sont entourées d’un cadre bleu en pointillés
  • Sous le nom de l’entreprise dans le coin supérieur gauche, il est indiqué « Délégué pour [nom du délégant] »

Codage des transactions et ajout des reçus en tant que délégué

Veuillez consulter les étapes ci-dessous pour savoir comment coder les transactions et ajouter des reçus en tant que délégué.

Comment coder une transaction et ajouter des reçus en tant que délégué :

1. Connectez-vous à app.floatfinancial.com > en suivant les étapes ci-dessus, accédez à votre compte délégué
2. Accédez à Transactions > sélectionnez une transaction pour ouvrir la fenêtre contextuelle des renseignements sur la transaction
3. Remplissez les champs obligatoires conformément à la politique de soumission de la carte (c.-à-d. code GL, code fiscal, description, etc.)
4. Joignez un reçu (si nécessaire) de l’une des deux façons suivantes :
   1. Le reçu a été téléversé par le délégant dans Float :
      • Dans la rubrique Reçus des détails de la transaction, cliquez sur Faire correspondre les reçus > une fenêtre contextuelle s’ouvre avec tous les reçus non correspondants > repérez le reçu correspondant > cliquez sur Faire correspondre
   2. Le reçu vous a été envoyé directement par le délégant :
      • Dans la rubrique Reçu des détails de la transaction, cliquez sur Glisser-déposer les fichiers ici ou parcourir l’ordinateur > repérez le reçu correspondant à la transaction > sélectionnez le reçu pour le joindre à la transaction

Comment créer et soumettre une demande de remboursement en tant que délégué :

1. Connectez-vous à app.floatfinancial.com > en suivant les étapes ci-dessus, accédez à votre compte délégué
2. Cliquez sur Demander une dépense > nommez le rapport et sélectionnez l’équipe, la politique d’approbation et la politique de soumission pertinentes pour l’utilisateur > cliquez sur Ok > la page du rapport s’ouvrira pour ajouter les dépenses
3. Glissez-déposez les reçus ou parcourez votre ordinateur pour joindre les reçus de l’utilisateur au rapport > notre outil OCR numérisera le reçu et remplira automatiquement certains champs s’ils sont lisibles (c.-à-d. le fournisseur, le code fiscal, le montant de la taxe)
4. Remplissez les champs obligatoires restants (p. ex. code GL, description) afin de respecter la politique de soumission
5. Cliquez sur Obtenir l’approbation