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Importer des factures impayées depuis votre logiciel comptable connecté

  • Mise à jour

En plus de créer des factures en téléversant manuellement des factures ou en les transférant par courriel, vous pouvez importer dans le paiement de factures Float des factures qui existent déjà dans votre système comptable connecté. Les factures impayées se synchroniseront automatiquement chaque jour, et peuvent également être synchronisées sur demande.

Importer des factures depuis QuickBooks Online (QBO), Xero ou NetSuite vous permet d'utiliser votre processus existant de gestion des factures de comptes fournisseurs, d'effectuer des paiements rapidement après l'importation, et de réduire les erreurs d'exportation de factures en aval, en codant d'abord les factures dans votre système comptable, garantissant la conformité aux règles de ce système.

Pour connecter votre système comptable au paiement de factures Float, consultez :

 

Aperçu du guide

Importer des factures impayées depuis votre système comptable

Travailler avec des factures importées

Pourquoi mes factures impayées ne s'importent-elles pas?

 

Importer des factures impayées depuis votre système comptable

Une fois activée, Float importera les factures impayées depuis votre système comptable automatiquement et sur demande. Les factures ne seront pas dupliquées — si une facture est déjà associée à un remboursement, ou a déjà été importée dans le paiement de factures, elle ne sera pas réimportée.

 

Importer des factures automatiquement

Float synchronisera automatiquement les factures impayées depuis QBO ou Xero une fois par jour, à 10 h HE.

  1. Connectez-vous à Float en tant qu'administrateur, et accédez à Paiement de factures > Paramètres.
  2. Activez « Importer les factures impayées depuis QuickBooks Online » / « Importer les factures impayées depuis Xero » / « Importer les factures impayées depuis NetSuite »

Une fois connectée, Float récupérera automatiquement vos factures impayées une fois par jour. Vous pouvez les trouver dans l'onglet Non réglées de la page Paiement de factures.

 

Importer des factures sur demande

Si vous avez créé ou apporté des changements à une facture dans votre système comptable connecté, et souhaitez la payer immédiatement depuis Float, vous pouvez lancer une importation sur demande.

  1. Connectez-vous à Float en tant qu'administrateur, et accédez à Paiement de factures
  2. Dans la vignette sommaire « Factures ouvertes », cliquez sur « Importer des factures impayées »

Après l'importation, vous pouvez réviser les factures dans l'onglet Non réglées, vérifier les détails de paiement du fournisseur au besoin, et planifier les paiements en ajoutant une date de paiement.

 

Travailler avec des factures importées

Les factures importées peuvent être payées par l'entremise de Float, mais ne peuvent pas être modifiées à partir de Float (les modifications sont toutefois facilement synchronisées).

 

Les factures importées suivent-elles les politiques d'approbation de Float?

Les factures importées sont synchronisées directement vers l'onglet Non réglées, prêtes pour la planification du paiement. Cela signifie qu'elles n'ont pas besoin d'être approuvées, et ne suivent pas le même processus d'approbation que les factures brouillon créées dans le paiement de factures Float.

 

Modifier des factures importées

Si vous devez apporter des changements à une facture importée, ceux-ci doivent être effectués dans le système d'origine, puis synchronisés vers Float. La facture importée a un lien direct vers votre système comptable, pour simplifier ce processus :

  1. Repérez la facture dans Paiement de factures > Non réglées, et cliquez pour l'ouvrir
  2. Cliquez sur « Afficher la facture dans QuickBooks Online (QBO) » / « Afficher la facture dans Xero » / « Afficher la facture dans NetSuite » pour être dirigé directement vers la vue de modification de la facture dans votre système comptable
  3. Apportez les changements nécessaires dans QBO/Xero/NetSuite
  4. Pour synchroniser les changements dans Float, cliquez sur « Importer des factures impayées » dans la vignette sommaire « Factures ouvertes » de la page Paiement de factures

 

Payer des factures importées

Planifiez les paiements pour les factures importées comme vous le feriez pour une facture créée directement dans Float. Une fois le paiement complété, Float mettra automatiquement à jour votre logiciel comptable pour refléter le statut du paiement. Consultez :

Important : si une facture a déjà une date de paiement planifiée, et que les détails de paiement du fournisseur sont modifiés, cette facture retournera à l'onglet Autorisation requise de la page Paiements, et devra être réautorisée avant d'être traitée. Pour en savoir plus, consultez : Gérer les fournisseurs et leurs détails de paiement

 

Pourquoi mes factures impayées ne s'importent-elles pas?

Configuration incomplète du paiement de factures

Si vous n'avez pas terminé votre configuration Xero, QBO ou NetSuite pour le paiement de factures, les factures impayées ne s'importeront pas. Pour vous assurer qu'elles sont configurées correctement, consultez :

 

Incohérence de devise entre le fournisseur et la facture

Si la devise du fournisseur dans Float est différente de la devise de la facture dans votre système comptable, la facture impayée ne s'importera pas.

Pour résoudre cela, mettez à jour la devise du fournisseur dans votre système comptable, ou assurez-vous que le bon fournisseur est associé à la facture. Une fois que les devises entre la facture et le fournisseur correspondent, sélectionnez le bouton « Importer des factures impayées » depuis la page Paiement de factures.

 

Les fournisseurs sont multidevises

Float ne prend pas en charge les fournisseurs multidevises pour les factures importées. Pour qu'une facture se synchronise dans Float :

  • La facture et le fournisseur doivent utiliser la même devise
  • Les fournisseurs ayant plusieurs devises assignées bloqueront l'importation

Pour résoudre cela, mettez à jour le dossier du fournisseur dans votre logiciel comptable pour utiliser une seule devise par fournisseur, puis retentez l'importation.

Notez que dans Xero, les fournisseurs sont implicitement multidevises; une devise précise doit donc être définie.

 

Devise de facture non prise en charge

Float ne prend pas en charge la cryptomonnaie comme devise de facturation. Si une facture ou un fournisseur dans votre logiciel comptable utilise le BTC, l'ETH, ou toute autre cryptomonnaie, la facture ne sera pas importée dans Float.

Astuce : demandez au fournisseur s'il peut plutôt émettre la facture en CAD ou en USD.

 

Les factures utilisent des champs basés sur des articles

Si les factures dans votre système comptable utilisent des champs basés sur des articles, il pourrait ne pas être possible de les importer dans Float. Puisque le système de Float est basé sur les codes GL, il n'a pas été conçu pour lire et importer les renseignements des champs basés sur des articles dans les factures.

 

Les factures sont partiellement payées ou ont des notes de crédit

Les factures partiellement payées ne s'importeront pas dans Float. C'est également le cas pour les factures où une note de crédit a été appliquée. Seules les factures entièrement impayées pourront être importées dans Float. Puisqu'il n'est actuellement pas possible d'ajouter des notes de crédit ou d'effectuer des paiements partiels sur les factures dans Float, la fonctionnalité ne peut pas importer ces types de factures depuis votre synchronisation comptable.

 

Incohérence de compte de comptes fournisseurs entre la facture et Float

Lors de l'importation de factures impayées, Float ne récupère que les factures utilisant le même compte de fournisseur configuré dans vos paramètres de paiement de factures Float. Si une facture est assignée à un compte de fournisseurs différent de celui défini dans Float dans votre synchronisation comptable, elle sera ignorée lors de l'importation.

Comment résoudre :

  1. Dans Float :
    • Accédez à Paiement de factures > Paramètres, et vérifiez le code GL configuré comme compte de comptes fournisseurs
  2. Dans votre synchronisation comptable :
    • Assurez-vous que les factures que vous souhaitez importer utilisent le même compte de comptes fournisseurs que celui dans Float
    • Au besoin, mettez à jour le compte de comptes fournisseurs pour les factures dans votre synchronisation comptable
  3. Retournez à Float :
    • Paiement de factures > sélectionnez le bouton « Importer des factures impayées »
    • Accédez à Non réglées; la ou les factures devraient avoir été importées dans Float

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