Les politiques d'approbation de paiement de factures vous permettent de définir comment les factures seront acheminées pour approbation. Avec des politiques en place, les factures soumises pour approbation seront acheminées vers un ou plusieurs approbateurs, selon le processus configuré. Les étapes d'approbation peuvent être conditionnelles selon le montant de la facture. Si plusieurs politiques d'approbation sont configurées et disponibles, une politique peut être sélectionnée au moment de la soumission de la facture.
Les factures impayées importées depuis votre logiciel comptable n'ont pas besoin d'être approuvées, et sont synchronisées vers l'onglet Non réglées, prêtes pour la planification du paiement. Consultez : Importer des factures impayées depuis votre logiciel comptable connecté.
Remarque : plusieurs politiques d'approbation sont offertes aux clients ayant les abonnements Professionnel et Entreprise de Float. L'abonnement Essentiel permet une seule politique d'approbation par défaut modifiable. Pour effectuer une mise à niveau vers l'abonnement Professionnel de Float, communiquez avec nous en soumettant une demande depuis help.floatfinancial.com! Vous pouvez trouver plus de renseignements ici.
Aperçu du guide
Politique d'approbation par défaut
Créer une politique d'approbation de paiement de factures personnalisée
Modifier une politique d'approbation de facture
Choisir une politique d'approbation pour une facture « Brouillon »
Politique d'approbation par défaut
Une politique d'approbation par défaut est appliquée automatiquement, et peut être modifiée. Il s'agira de la seule politique d'approbation offerte aux clients ayant l'abonnement Essentiel.
Pour modifier la politique d'approbation par défaut :
- Accédez à Paramètres > Politiques d'approbation
- Approbation de facture > sélectionnez « Modifier » pour la politique d'approbation par défaut > apportez vos changements
- Sauvegardez vos changements
Créer une politique d'approbation de paiement de factures personnalisée
Les politiques d'approbation se trouvent dans les paramètres de votre compte. Créer de nouvelles politiques d'approbation n'est pas offert aux clients ayant l'abonnement Essentiel. Pour créer une nouvelle politique d'approbation :
- Accédez à Paramètres > Politiques d'approbation > Approbation de facture
- Cliquez sur « Ajouter une politique d'approbation » dans le coin supérieur droit de la page
- Nommez la politique (p. ex., dépenses de marketing, dépenses en TI, etc.) — c'est ainsi que la politique sera identifiée lors de la sélection d'une politique d'approbation sur une facture.
-
Ajouter des niveaux d'approbation :
- La première étape d'approbation s'applique par défaut aux factures de 0 $ et plus. Les étapes subséquentes peuvent être appliquées de façon conditionnelle, selon le montant de la facture.
- Pour ajouter une étape, cliquez sur « Ajouter un niveau », et choisissez optionnellement le seuil de montant de facture pour ce niveau.
- Sélectionnez un ou plusieurs approbateurs pour approuver à cette étape
- Seuls les approbateurs individuels peuvent être choisis pour la politique d'approbation de facture (les groupes d'approbation ne sont actuellement pas pris en charge).
- Seuls les utilisateurs ayant les rôles de gestionnaire, commis aux comptes fournisseurs, administrateur ou administrateur principal peuvent être sélectionnés comme approbateurs dans les politiques d'approbation de paiement de factures.
- Cliquez sur « Sauvegarder » à gauche.
- Votre politique est créée, et est disponible à sélectionner lors de l'obtention de l'approbation de facture.
Modifier une politique d'approbation de facture
- Accédez à Paramètres > Politiques d'approbation > Approbation de facture
- Cliquez sur « Modifier » sur la politique d'approbation que vous souhaitez modifier
- Modifiez le nom et/ou la description de la politique
-
Ajouter des niveaux d'approbation :
- La première étape d'approbation s'applique par défaut aux factures de 0 $ et plus. Les étapes subséquentes peuvent être appliquées de façon conditionnelle, selon le montant de la facture
- Pour ajouter une étape, cliquez sur « Ajouter un niveau », et choisissez optionnellement le seuil de montant de facture pour ce niveau.
- Sélectionnez un ou plusieurs approbateurs pour approuver à cette étape
- Seuls les approbateurs individuels peuvent être choisis pour la politique d'approbation de facture (les groupes d'approbation ne sont actuellement pas pris en charge)
- Seuls les utilisateurs ayant les rôles de gestionnaire, commis aux comptes fournisseurs, administrateur ou administrateur principal peuvent être sélectionnés comme approbateurs dans les politiques d'approbation de paiement de factures.
- Cliquez sur « Sauvegarder » pour sauvegarder vos changements
La politique d'approbation mise à jour s'appliquera à toute nouvelle approbation de facture. Les factures créées à l'aide de cette politique d'approbation avant les modifications ne suivront pas la politique mise à jour.
Choisir une politique d'approbation pour une facture « Brouillon »
- Accédez à la page Paiement de factures > dans la vue « Brouillon », téléversez une nouvelle facture ou choisissez une facture brouillon existante
- Sous l'en-tête « Politique d'approbation », sélectionnez une politique dans le menu déroulant
- Révisez les détails de la facture > sélectionnez le bouton « Obtenir l'approbation » lorsque prêt
Notez que les clients ayant l'abonnement Essentiel n'auront pas l'option de sélectionner une politique d'approbation différente. Seule la politique par défaut peut être sélectionnée.
Approbations automatiques
Les approbations automatiques surviennent lorsqu'une demande de facture est soumise et est automatiquement approuvée, sans nécessiter d'action d'un autre utilisateur.
Une demande de paiement de facture sera approuvée automatiquement si :
- Le soumissionnaire de la facture est également l'approbateur assigné
Si la personne soumettant la facture est inscrite comme approbateur dans la politique, la demande sera approuvée automatiquement, sans nécessiter d'autre action.