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Téléversement, transfert par courriel et importation de factures vers Float

  • Mise à jour

Ce guide vous explique chaque méthode pour ajouter des factures dans Float et ce qui se passe une fois la facture téléversée. 

 

Aperçu du guide

Téléversement des factures depuis l’application Web

Téléversement des factures avec transfert par courriel

Comment modifier votre adresse de courriel unique de transfert de factures

Transfert automatique par courriel depuis Gmail

Ajoutez votre adresse courriel de transfert à un groupe Google ou Microsoft

Importation des factures impayées depuis QBO/Xero

 

Téléversement des factures depuis l’application Web

Vous pouvez téléverser des factures manuellement à partir de login.floatcard.com :

  • Rendez-vous sur la page Paiement de factures > Accédez à la rubrique « Brouillons » 
  • Sélectionnez le bouton « Nouvelles factures » > Glissez-déposez le fichier de la facture ou téléversez-le depuis votre appareil

Chaque fichier crée une facture distincte dans Float. Après le téléversement, Float utilise un système OCR intelligent pour remplir automatiquement les détails de la facture. Vérifiez et classez les détails avant de les soumettre pour approbation.

Les types de fichiers pris en charge sont les suivants :

  • PDF
  • PNG
  • JPG

 

Téléversement des factures avec transfert par courriel  

Chaque compte Float possède une adresse de courriel unique de transfert de factures, que vous trouverez dans Paiement de factures > Paramètres.

  • Transférez la facture à votre adresse courriel de transfert
  • Chaque fichier joint sera traité comme un brouillon de facture distinct (plusieurs fichiers joints généreront plusieurs factures, une par pièce jointe)
  • Toutes les factures transférées sont affichées dans la rubrique « Brouillons » de la page Paiement de factures

Comment modifier votre adresse de courriel unique de transfert de factures:

  1. Accédez à Paiement de factures > Paramètres 
  2. Sélectionnez « Modifier » à côté de Créer des factures à partir de votre boîte de réception > saisissez l’adresse souhaitée
  3. Sauvegardez vos modifications

Transfert automatique par courriel depuis Gmail

Vous pouvez configurer Gmail pour envoyer automatiquement vos factures vers le paiement de factures Float. Chaque utilisateur de Float ne peut transférer les messages que pour une seule adresse Gmail, qui ne peut être ni un groupe ni un alias.

Configurer le transfert automatique à partir de votre boîte Gmail :

  1. Dans un navigateur Web (non mobile), ouvrez Gmail et connectez-vous au compte depuis lequel vous souhaitez transférer des courriels 
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Paramètres Settings and then Voir tous les paramètres
  3. Cliquez sur l’onglet Transfert et POP/IMAP
  4. Dans la section « Transfert », cliquez surAjouter une adresse de transfert
  5. Saisissez votre adresse de courriel Float personnalisée pour le transfert de factures, disponible en bas de la page Paiement de factures dans Float
  6. Cliquez sur Suivant > Continuer > OK
  7. Retournez à la page des paramètres de votre compte Gmail et actualisez votre navigateur
  8. Cliquez sur l’onglet Transfert et POP/IMAP
  9. Dans la section «Transfert », sélectionnez « Transmettre une copie du courriel entrant à »
  10. Choisissez ce que vous souhaitez faire avec la copie de vos courriels dans Gmail (nous recommandons de conserver la copie de Gmail dans la boîte de réception)
  11. En bas de la page, cliquez sur « Enregistrer les modifications »

Gmail commencera ensuite à transférer automatiquement vos factures, en fonction de vos filtres, vers la rubrique « Brouillons » de la fonctionnalité de paiement de factures Float.


À noter : Si vous êtes invité à recevoir un lien de vérification, celui-ci sera envoyé au même courriel que celui qui demande le transfert, et non au courriel de paiement de factures.

 

Ajoutez votre adresse courriel de transfert à un groupe Google ou Microsoft

Si vous souhaitez recevoir vos factures dans votre boîte de réception principale tout en les téléversant dans Float, vous pouvez ajouter votre propre adresse courriel et votre adresse de transfert de paiement de factures Float à un groupe Google ou Microsoft. Vous pouvez ensuite fournir l'adresse courriel du groupe aux fournisseurs comme adresse courriel AP pour recevoir les factures. 

Consultez les directives de Google et de Microsoft pour configurer les groupes : 

Groupes Google - Créez un groupe et déterminez-en les paramètres.

Microsoft - Créez un groupe dans le centre d'administration de Microsoft 365.

Remarquez que votre équipe des TI peut devoir faire la configuration ou approuver l'ajout d'une adresse courriel externe. 

 

Importation des factures impayées depuis QBO/Xero

Vous pouvez synchroniser les factures non réglées directement depuis QuickBooks Online (QBO) ou Xero.

Importation automatique des factures depuis QBO ou Xero :

  • Disponible uniquement si vous avez associé votre système comptable à Float
  • Une fois connecté, vous pouvez activer la fonctionnalité dans Paiement de factures > Paramètres > activez « Importer les factures non réglées depuis QBO ou Xero »
  • Les factures non réglées se synchronisent automatiquement une fois par jour. Vous pouvez les trouver dans l’onglet « Impayées » de la page Paiement des factures

Importation des factures à la demande depuis QBO ou Xero :

  • Si vous avez créé ou modifié une facture dans votre système comptable associé et souhaitez la payer immédiatement depuis Float, vous pouvez lancer une importation à la demande
  • Rendez-vous sur la page Paiement de factures > Dans la vignette récapitulative « Factures ouvertes », cliquez sur « Importer les factures impayées »
  • Après avoir importé, vous pouvez consulter les factures dans l’onglet « Impayés » de la page « Paiement des factures », vérifier les détails de paiement des fournisseurs si nécessaire et planifier les paiements en fixant une date de paiement

Les factures importées ne peuvent pas être modifiées dans Float. Les modifications doivent être effectuées dans votre système comptable, puis synchronisées dans Float. Pour plus de renseignements, consulter : Importation des factures non réglées depuis votre logiciel de comptabilité connecté.

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