Float vous permet d'exporter des rapports de remboursement de dépenses à des fins comptables, soit par une intégration directe avec votre logiciel comptable, soit en exportant un fichier CSV.
Cet article vous offrira un aperçu général de notre fonctionnalité d'exportation pour les remboursements de dépenses.
Méthodes d'exportation
Vous pouvez exporter les remboursements de dépenses de l'une des deux façons suivantes :
- Intégrations directes : les remboursements de dépenses Float s'intègrent actuellement à QuickBooks Online (QBO), Xero et NetSuite.
- Exportation CSV : si vous n'avez pas de logiciel comptable intégré, vous pouvez exporter vos rapports au format CSV.
Veuillez noter : seuls les rapports de remboursement de dépenses approuvés peuvent être exportés
Associer les dépensiers aux fournisseurs
Pour des exportations fluides, les utilisateurs soumettant des demandes de remboursement de dépenses doivent être associés à des fournisseurs dans Float. Veuillez consulter notre article du centre d'aide ci-dessous pour des instructions détaillées sur l'association des dépensiers aux fournisseurs dans Float : Associer les dépensiers aux fournisseurs
Exporter les remboursements de dépenses vers des systèmes comptables intégrés
Float prend en charge les intégrations directes avec QBO, Xero et NetSuite. Cela simplifie la gestion de vos dépenses, en synchronisant automatiquement vos rapports de remboursement de dépenses avec des factures détaillées.
Pour activer les exportations directes, vous devrez configurer votre intégration comptable. Veuillez suivre les instructions dans les guides de configuration précis ci-dessous, selon votre logiciel comptable.
QuickBooks Online (QBO)
Pour commencer, consultez : Guide d'intégration QBO
Pour un aperçu plus approfondi du processus complet, consultez : Remboursements et QBO
Xero
Pour commencer, consultez : Guide d'intégration Xero
Pour un aperçu plus approfondi du processus complet, consultez : Remboursements et Xero
NetSuite
Pour commencer, consultez : Aperçu de l'intégration NetSuite
Pour un aperçu plus approfondi du processus complet, consultez : Remboursements et NetSuite
Exporter les remboursements de dépenses en CSV
Si vous n'avez pas d'intégration comptable, nous facilitons l'exportation de vos rapports de remboursement de dépenses au format CSV, pour un traitement manuel.
Pour un aperçu plus approfondi du processus complet, consultez : Exporter les remboursements de dépenses en CSV
Synchronisation quotidienne et erreurs d'exportation
Les rapports révisés et approuvés sont synchronisés quotidiennement vers votre logiciel comptable à 10 h HE, comme factures non réglées ou réglées. Si un remboursement de dépenses se synchronise comme non réglé et est ensuite payé depuis Float (et non « marqué comme réglé »), le statut de paiement de la facture sera mis à jour dans votre système comptable lors de la prochaine synchronisation.
S'il y a une erreur de synchronisation après le paiement, cela sera reflété dans Float à 10 h HE le lendemain, lors de la synchronisation quotidienne. Le logo du système comptable intégré (c.-à-d. l'icône QBO, Xero ou NetSuite) s'illuminera en rouge, indiquant une erreur de synchronisation. En cliquant sur le rapport, vous verrez un message d'erreur vous indiquant pourquoi l'exportation a échoué.
Remarque importante :
Vous devez exporter manuellement un rapport de remboursement de dépenses, en cliquant sur le bouton « Exporter » du rapport, une fois qu'il est planifié pour paiement, afin d'exporter le rapport comme facture non réglée dans votre système comptable.
Une fois le rapport non réglé exporté manuellement, il synchronisera automatiquement la facture comme réglée dans votre système comptable, une fois le remboursement de dépenses payé.
Si le rapport de remboursement de dépenses non réglé n'a jamais été exporté manuellement, le rapport réglé ne s'exportera pas non plus automatiquement, et nécessitera une exportation manuelle.
FAQ
Que dois-je configurer avant d'exporter des remboursements de dépenses?
Vous devez vous assurer d'avoir configuré ce qui suit :
- Votre intégration comptable (QBO, Xero ou NetSuite) est connectée
- Les comptes de comptes fournisseurs et de compensation sont configurés
- Seul un compte de compensation est requis pour les utilisateurs de Xero
- Tous les dépensiers sont associés à des fournisseurs
Comment puis-je savoir si un rapport est prêt pour l'exportation?
Seuls les rapports approuvés peuvent être exportés.
Recherchez les rapports dans l'onglet « Prêt à réviser ». Vous verrez un logo coloré du système comptable (QBO, Xero ou NetSuite) dans la colonne Synchronisation, une fois tous les champs requis saisis (codes GL, fournisseurs, codes de taxe, etc.). Survoler l'icône affichera « Prêt pour l'exportation ».
Si vous exportez en CSV, une icône de coche bleue dans un cercle s'illuminera en bleu, indiquant que le rapport est prêt à être exporté en CSV.
Que signifie l'icône grisée dans la colonne « Synchronisation »?
Cela signifie qu'il manque des détails dans les rapports, les empêchant d'être exportés. Pour résoudre cela, révisez le rapport et assurez-vous que tous les détails requis sont saisis. Une fois les modifications appliquées, l'icône dans la colonne « Synchronisation » sera colorée.
Puis-je exporter plusieurs rapports à la fois?
Oui! Vous pouvez utiliser les cases à cocher dans les onglets « Prêt à réviser » ou « Non réglées » pour sélectionner plusieurs rapports, et les exporter en bloc.
Quelle est la différence entre exporter comme non réglé et marquer comme réglé?
Exporter comme non réglé envoie le rapport à votre logiciel comptable comme une facture à payer à une date ultérieure. Lorsque le paiement est planifié et que les fonds sont débloqués, le statut du rapport sera mis à jour à « Réglée », à la fois dans Float et dans votre système comptable.
Marquer comme réglé reflète que vous avez déjà remboursé l'employé, ou le paierez à l'extérieur de Float ultérieurement. Cela ne marque pas automatiquement la facture comme réglée dans votre système comptable — vous devrez marquer manuellement la facture comme réglée, à la fois dans Float et dans votre logiciel comptable.
Puis-je réexporter un rapport si quelque chose change?
Oui! Si vous devez apporter des changements à un rapport, vous pouvez le faire depuis les onglets Paiements ou Tous les rapports. Réexporter ne crée pas d'entrée en double dans votre système comptable; cela modifiera simplement la facture existante.
Étapes pour réexporter :
Sélectionnez un rapport > apportez les modifications souhaitées > cliquez sur la flèche déroulante du bouton « Réglée » > cliquez sur « Réexporter »
Un remboursement de dépenses approuvé peut-il être désapprouvé?
Non. Une fois un remboursement de dépenses approuvé, il ne peut pas être désapprouvé.