Associer les dépensiers aux fournisseurs

Pour rembourser efficacement les dépenses personnelles engagées par vos employés, les dépensiers qui soumettent les remboursements doivent être ajoutés en tant que fournisseurs dans Float. Float automatise la création de fournisseurs pour vos utilisateurs.

Veuillez consulter ce guide pour comprendre le fonctionnement de ce processus.

Comment créer des dépensiers en tant que fournisseurs

Suivez les étapes ci-dessous pour créer ou synchroniser vos dépensiers en tant que fournisseurs dans Float :

1. Synchronisation automatique :
   • Si vous disposez d’une intégration comptable, Float synchronise automatiquement les fournisseurs de votre compte QBO, Xero ou NetSuite. Si vous créez des utilisateurs en tant que fournisseurs dans votre système comptable, ils seront automatiquement synchronisés avec Float afin qu’ils puissent être sélectionnés en tant que fournisseurs à payer.
     
     
2. Correspondance des noms :
   • Si les noms des employés correspondent à ceux des fournisseurs figurant dans la liste des fournisseurs de Float, Float les reliera automatiquement dans le rapport des remboursements.
     
3. Désignation de façon manuelle :
   • Les fournisseurs sont ajoutés aux rapports en utilisant le champ « ID de l’employé·e » lors de la consultation d’un rapport dans l’onglet « Prêt à examiner » de la page d’exportation de la comptabilité des remboursements. 
   • Lorsque vous choisissez un fournisseur pour un/une employé·e lors de l’examen du rapport, Float continuera à utiliser ce fournisseur pour tous les rapports à venir, à moins que vous ne le modifiiez.
     
     
4. Création de nouveaux fournisseurs :
   • Vous pouvez créer un nouveau fournisseur directement dans un rapport de remboursement en suivant les étapes suivantes :
     1. Dans le rapport, naviguez vers la rubrique ID de l’employé·e à côté du nom du dépensier
     2. Saisissez le nom du dépensier dans ce champ lorsque vous consultez le rapport > le menu déroulant « Ajouter l’ID de l’employé·e : [Nom du dépensier] » apparaît > cliquez sur ce bouton
     3. Une fenêtre contextuelle s’ouvre pour créer le dépensier en tant que fournisseur, le nom est prérempli > cliquez sur Créer
     4. Elle sera synchronisée avec votre logiciel de comptabilité et s’appliquera automatiquement aux rapports liés à cet/cette employé·e à partir de ce moment-là

À noter : Les administrateurs ou les utilisateurs doivent ajouter leurs coordonnées bancaires personnelles avant le paiement pour s’assurer que les remboursements peuvent être versés. Pour obtenir des instructions détaillées sur comment ajouter les coordonnées bancaires de l’utilisateur, veuillez consulter l’article du centre d’aide ci-dessous :

Ajoutez les renseignements bancaires pour les remboursements

Attribuer des identifiants comptables uniques aux fournisseurs pour les remboursements

Les administrateurs peuvent simplifier la tenue de registres en attribuant des identifiants comptables uniques aux fournisseurs directement dans Float. Voici comment :

1. Accédez à Paramètres > Fournisseurs
2. Localisez le fournisseur associé aux utilisateurs et saisissez le nouvel identifiant comptable > Sauvegarder