L'intégration de Float avec QBO simplifie la gestion de vos dépenses, en synchronisant automatiquement vos rapports de remboursement de dépenses vers QBO, comme des factures détaillées. Voici comment configurer l'intégration et comprendre le processus de synchronisation.
Étape 1 : connecter QBO à Float
Commencez par connecter QBO à Float. Cela peut être fait pour les comptes en CAD et en USD.
Suivez les étapes décrites dans ce guide pour configurer la connexion.
Étape 2 : configurer vos comptes de comptes fournisseurs et de compensation
Après avoir connecté votre QBO, accédez à Paramètres > Paramètres des remboursements pour configurer vos comptes fournisseurs. Accédez à Paramètres > Synchronisation comptable pour configurer vos comptes de compensation.
- Le compte de comptes fournisseurs doit être du type « Comptes fournisseurs (C/F) » (catégorie de compte « Passif »), et en CAD.
- Le compte de compensation doit être du type « Banque », et du sous-type « Chèques ».
Étape 3 : synchroniser les fournisseurs et configurer les coordonnées bancaires
Une fois votre QBO connecté à Float, tous vos fournisseurs se synchroniseront automatiquement. Cela inclut tout employé configuré comme fournisseur pour les remboursements de dépenses, garantissant qu'il est prêt pour le versement.
Vous devez assigner le fournisseur synchronisé du demandeur à un rapport de remboursement de dépenses une fois. Par la suite, nous utilisons automatiquement ce fournisseur pour tous ses futurs rapports de remboursement de dépenses.
Si les dépensiers ne sont pas déjà fournisseurs dans votre QBO, vous pouvez facilement les créer comme fournisseurs directement dans Float. Pour en savoir plus, veuillez consulter ce guide.
Veuillez noter : les coordonnées bancaires de l'utilisateur doivent être configurées dans Float à l'avance, pour les paiements directs. Nous ne prenons en charge les paiements directs qu'en CAD et en USD. Pour en savoir plus, veuillez consulter ce guide.
Étape 4 : exporter les remboursements de dépenses vers QBO
Une fois un rapport de remboursement de dépenses approuvé, il suit ce processus pour l'exportation vers QBO :
- Les rapports approuvés se déplacent vers la section « Prêt à réviser » de la page Remboursements de dépenses
- Vous pouvez réviser et mettre à jour le rapport, afin de vous assurer qu'il est correctement codé (p. ex., codes GL, champs personnalisés (classes QBO, clients et projets, lieux), codes de taxe et fournisseurs), pour garantir une exportation réussie
- Vous pouvez choisir de réviser et exporter à cette étape si vous le souhaitez, ou suivre les étapes ci-dessous pour exporter depuis l'onglet « Non réglées »
- Exporter à cette étape créera une facture non réglée détaillée dans votre QBO
- Une fois un rapport révisé, cliquez sur « Confirmer prêt » dans le coin supérieur droit, et le rapport se déplace vers l'onglet « Non réglées »
- Une fois dans l'onglet Non réglées, vous pouvez « Exporter comme non réglée » vers QBO. Cela créera une facture non réglée détaillée dans votre QBO
- Dans l'onglet Non réglées, vous pouvez planifier le paiement ou « Marquer comme réglée », et la payer à l'extérieur de Float. Pour en savoir plus sur les paiements de remboursement de dépenses, veuillez consulter ce guide
- Pour en savoir plus sur le fait de marquer les rapports comme réglés, veuillez consulter la section « Options d'exportation » ci-dessous
- Une fois qu'un rapport a un paiement planifié par l'entremise de Float, il se déplace vers l'onglet Autorisation requise de la page Paiements, où un administrateur devra autoriser le déblocage des fonds
- Une fois le paiement planifié et le déblocage des fonds autorisé, le ou les rapports se déplacent vers l'onglet Planifiées de la page Remboursements de dépenses, et l'onglet En attente de la page Paiements
- Depuis l'onglet Planifiées, vous verrez tous les paiements de remboursement de dépenses planifiés et leurs statuts de paiement
- Dans la colonne Détails du paiement du tableau, cliquer sur Afficher pour tout rapport de remboursement de dépenses ouvrira les détails de paiement associés à ce remboursement
Lorsque le remboursement de dépenses est payé par l'entremise de Float, le rapport sera marqué comme réglé dans Float, se déplacera vers l'onglet Tous les rapports de la page Remboursements de dépenses, et vers l'onglet Terminée de la page Paiements, et la facture détaillée correspondante dans QBO sera marquée comme réglée.
Options d'exportation :
Depuis l'onglet « Prêt à réviser » :
- Cocher la case : cochez la case pour un ou plusieurs rapports de remboursement de dépenses prêts pour l'exportation, puis cliquez sur le bouton « Exporter et réviser ».
- Menu débordant : utilisez les trois points à droite pour accéder à « Exporter et réviser ».
- Dans le rapport : vous pouvez également exporter directement depuis le rapport, à l'aide du bouton « Exporter et réviser ».
Depuis l'onglet « Non réglées » :
Utilisez l'une des options ci-dessus, mais cliquez sur « Exporter » — cela exportera une facture non réglée vers votre QBO.
Marquer un rapport comme réglé :
Si vous payez un remboursement de dépenses à l'extérieur de Float, vous pouvez marquer un rapport comme réglé dans Float, en suivant les instructions de cet article
Remarques importantes sur l'exportation des remboursements de dépenses :
- Si un rapport de remboursement de dépenses n'est pas prêt pour l'exportation, le logo QBO dans la colonne « Synchronisation » sera grisé. Tenter de l'exporter produira un message d'erreur expliquant ce qui doit être corrigé avant l'exportation.
- Lorsqu'un rapport est correctement mis à jour et prêt pour l'exportation, le logo QBO dans la colonne de synchronisation sera coloré.
- Les mises à jour de rapport sont poussées vers votre QBO depuis Float, quotidiennement à 10 h HNE. Si votre rapport échoue à se synchroniser après le paiement, cela sera reflété dans Float le jour suivant, après la synchronisation quotidienne.
- Le logo QBO dans la colonne Synchronisation s'illuminera en rouge, indiquant une erreur d'exportation. En cliquant sur le rapport, vous verrez un message d'erreur vous indiquant pourquoi l'exportation a échoué.
Certaines erreurs d'exportation courantes :
Type de compte non valide : cette erreur indique que les comptes de comptes fournisseurs et/ou de compensation ne sont pas correctement configurés, ou n'ont pas été sélectionnés dans les paramètres des remboursements de dépenses
Pour vous aider à dépanner, veuillez consulter ce lien pour en apprendre davantage sur les messages d'erreur QBO précis. Pour d'autres erreurs d'exportation QBO courantes, consultez : Erreurs d'exportation QBO et comment les résoudre
Dates de comptabilisation modifiables :
Dans l'onglet « Prêt à réviser », vous avez l'option de sélectionner une date de comptabilisation dans chaque rapport. Cette fonctionnalité est utile si vous avez déjà clôturé vos livres pour une période comptable précise, mais que vous avez un remboursement de dépenses tardif à exporter.
Si vous tentez d'exporter vers une période clôturée, vous obtiendrez une erreur. Pour résoudre cela, vous pouvez soit rouvrir la période comptable clôturée dans QBO, soit ajuster la date de comptabilisation et retenter l'exportation.