L’intégration de Float à QBO simplifie la gestion des dépenses, en synchronisant automatiquement vos rapports de remboursement dans QBO sous forme de factures détaillées. Voici comment configurer l’intégration et des renseignements pour comprendre le processus de synchronisation.
Étape 1 : Liez QBO à Float
Commencez par lier QBO à Float. Cela peut être fait pour les comptes en $ CA et en $ US.
Suivez les étapes décrites dans ce guide pour paramétrer la connexion.
Étape 2 : Configurer vos comptes créditeurs et vos comptes provisoires
Après avoir connecté QBO, allez dans les Paramètres > Paramètres des remboursements et configurez vos comptes fournisseurs. Allez dans les Paramètres > Synchronisation comptable pour configurer vos comptes provisoires.
Le compte de comptes créditeurs doit être de type « comptes créditeurs » (catégorie de compte « passif ») et être en dollars canadiens ($ CA).
Le compte provisoire doit être de type « banque » et de sous-type « chèques ».
Étape 3 : Synchronisation des fournisseurs et configuration des renseignements bancaires
Une fois que QBO est lié à Float, tous vos fournisseurs sont automatiquement synchronisés. Cela comprend tous les employés configurés comme fournisseurs pour les remboursements, garantissant ainsi que tout est prêt pour le paiement.
Vous devez attribuer le fournisseur synchronisé du demandeur à un rapport de remboursement une fois. Par la suite, nous utilisons automatiquement ce fournisseur pour tous les rapports de remboursement ultérieurs.
Si les acheteurs ne sont pas déjà des fournisseurs dans QBO, vous pouvez aisément les créer en tant que fournisseurs directement dans Float. Pour en savoir plus, consultez ce guide.
Remarque : Les renseignements bancaires des utilisateurs doivent être configurés dans Float à l’avance pour les paiements directs. Nous prenons uniquement en charge les paiements directs en $ CA et en $ US. Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez ce guide.
Étape 4 : Exporter les remboursements vers Xero
Une fois qu'un rapport de remboursement a été approuvé, le processus pour l'exportation vers QBO est comme suit :
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Les rapports approuvés sont déplacés vers la section Prêt pour examen sur la page Remboursements
Vous pouvez réviser et mettre à jour le rapport pour vous assurer qu’il est correctement codé (p. ex. codes GL, champs personnalisés, codes fiscaux et fournisseurs), afin de veiller à la réussite de l’exportation
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À cette étape, vous pouvez choisir l'option d'examen et d'exportation si vous le souhaitez, ou suivre les étapes ci-dessous pour exporter les renseignements vers l'onglet des éléments non payés
L'exportation à cette étape créera une facture détaillée non payée dans votre QBO
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Une fois qu'un rapport est examiné, confirmez qu'il est prêt en cliquant sur le bouton dans le coin supérieur droit. Le rapport sera dirigé vers l'onglet des éléments non payés
Une fois que vous êtes dans l'onglet des éléments non payés, vous pouvez sélectionner l'option d'exportation en tant qu'élément non payé dans QBO. Cela créera une facture détaillée non payée dans votre QBO
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Dans l'onglet Non payé , vous pouvez programmer le paiement ou « Marquer comme payé » et effectuer le paiement à l'extérieur de Float. Pour en savoir plus sur les paiements de remboursement, consultez ce guide
Pour en savoir plus sur l'étiquetage des rapports comme étant payés, cliquez sur la section ci-dessous sur les options d'exportation
Une fois qu'un rapport comporte un paiement programmé par l'intermédiaire de Float, le paiement est déplacé à l'onglet Autorisation requise de la page Paiements, où un administrateur devra autoriser le déblocage des fonds
Une fois que le paiement est programmé et que le déblocage des fonds a été autorisé, le ou les rapports sont déplacés à l'onglet Programmé sur la page Remboursements et dans l'onglet En suspens de la page Paiements
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Dans l'onglet Programmé , vous verrez tous les paiements programmés de l'onglet Remboursements ainsi que les états des paiements
Dans la colonne Détails de paiement du tableau, cliquez sur Afficher dans n'importe quel rapport de remboursement pour consulter les détails de paiement liés au remboursement sélectionné
Lorsqu'un remboursement est payé en utilisant Float, le rapport est marqué comme étant payé dans Float et déplacé à l'onglet Tous les rapports sur la page Remboursements, ainsi que dans l'onglet Terminé de la page Paiements, et la facture détaillée dans QBO est marquée comme étant payée.
Options pour l’exportation :
Dans l'onglet des éléments prêts à examiner :
- Cocher la case : Cochez la case d’un ou de plusieurs rapports de remboursement prêts pour l’exportation, puis cliquez sur le bouton d'exportation et d'examen.
- Menu kebab : Utilisez le menu kebab à droite pour accéder à la fonction d'exportation et d'examen.
- Dans le rapport : Vous pouvez aussi exporter directement de l'information depuis le rapport en utilisant le bouton d'exportation et d'examen.
Dans l'onglet des éléments non payés :
- Utilisez n'importe laquelle des options ci-dessous, mais cliquez sur « exporter ». Cela exportera une facture non payée à votre QBO.
Étiqueter un rapport comme réglé:
- Si vous payez un remboursement à l'extérieur de Float, vous pouvez marquer un rapport comme étant payé dans Float en suivant les instructions de cet article
Remarques importantes sur l'exportation de remboursements :
Si un rapport de remboursement n'est pas prêt pour l'exportation, le logo QBO dans la colonne de synchronisation est grisé. Si vous essayez de l'exporter, un message d'erreur apparaîtra indiquant ce qui doit être réglé avant l'exportation.
Lorsqu'un rapport est mis à jour correctement et est prêt pour l'exportation, le logo QBO dans la colonne de synchronisation apparaîtra en couleur.
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Les mises à jour de rapport sont envoyées de votre QBO à Float tous les jours à 10 h HNE. Si votre rapport manque de synchroniser après le paiement, l'information apparaîtra dans Float le jour suivant la synchronisation quotidienne.
Le logo de QBO dans la colonne de synchronisation s'affichera en rouge, indiquant une erreur d'exportation. En cliquant sur le rapport, vous verrez un message d'erreur vous avisant la raison pour laquelle l'exportation a échoué.
Voici certaines erreurs d'exportation courantes :
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Type de compte invalide : Cette erreur indique que les comptes créditeurs ou provisoires ne sont pas configurés correctement ou n'ont pas été sélectionnés dans les paramètres de remboursement
Pour vous aider avec le dépannage, veuillez suivre ce lien pour en savoir plus sur les messages d'erreur de QBO. Pour d’autres erreurs courantes d’exportation QBO, consultez : Erreurs d’exportation liées à QBO et comment les résoudre
Dates de publication modifiables :
Dans l'onglet des éléments prêts pour l'examen, vous avez l'option de sélectionner une date de publication dans chaque rapport. Cette fonctionnalité est utile si vous avez déjà fermé vos livres pour une période de comptabilité particulière, mais devez exporter un remboursement tardif.
Si vous essayez d'effectuer l'exportation à une période fermée, vous obtiendrez cette erreur. Pour résoudre le problème, vous pouvez ouvrir la période comptable fermée dans QBO ou modifier la date de publication et réessayer d'effectuer l'exportation.