L’intégration de Float à QBO simplifie la gestion des dépenses, en synchronisant automatiquement vos rapports de remboursement dans QBO sous forme de factures détaillées. Voici comment configurer l’intégration et des renseignements pour comprendre le processus de synchronisation.
Étape 1 : Se connecter à QBO
Commencez par lier QBO à Float. Cela peut être fait pour les comptes en $ CA et en $ US. Suivez les étapes décrites dans ce guide pour paramétrer la connexion.
Étape 2 : Configurer vos comptes créditeurs et vos comptes provisoires
La configuration de vos comptes créditeurs et de vos comptes provisoires est simple. Après avoir lié QBO, accédez aux paramètres, sélectionnez « Paramètres de remboursement », configurez votre AP et votre compte provisoire.
Le compte de comptes créditeurs doit être de type « Comptes créditeurs » (catégorie de compte « Passif ») et être en dollars canadiens (CAD).
Le compte provisoire doit être de type « Banque » et de sous-type « Chèques ».
Étape 3 : Synchronisation des fournisseurs et configuration des renseignements bancaires
Une fois que QBO est lié à Float, tous vos fournisseurs sont automatiquement synchronisés. Cela inclut les utilisateurs configurés comme fournisseurs pour les remboursements, garantissant que tout est prêt pour qu’ils reçoivent des paiements.
Étape 4 : Exporter les remboursements vers Xero
Une fois qu’un rapport de remboursement est approuvé, il passe à la section « Prêt pour examen », dans l’onglet Remboursements. À cet endroit, vous pouvez revoir et mettre à jour le rapport pour vous assurer qu’il est correctement codé (p. ex. codes GL, champs personnalisés, codes fiscaux et fournisseur) afin de garantir une exportation réussie.
Remarque : Vous n’avez besoin d’attribuer le fournisseur synchronisé du demandeur à un rapport de remboursement qu’une seule fois. Ensuite, Float utilise automatiquement ce fournisseur pour tous les futurs rapports. Si vous mettez à jour les renseignements sur le fournisseur dans l’un de ses rapports, la version des renseignements mise à jour sera utilisée à partir de ce moment-là.
Options pour l’exportation :
- Cocher la case : Cochez la case d’un ou de plusieurs rapports de remboursement prêts pour l’exportation, puis cliquez sur le bouton « Exporter comme non réglé ».
- Menu kebab : Utilisez le menu kebab à droite pour accéder à « exporter comme non réglé ».
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Dans le rapport : Vous pouvez également exporter directement depuis le rapport, en utilisant le bouton « Exporter comme non réglé ».
Remarque : Si un rapport de remboursement n’est pas prêt pour l’exportation, le logo QBO dans la colonne de synchronisation est grisé. Tenter de l’exporter génèrerait alors une erreur et les éléments à corriger avant l’exportation seraient indiqués.
Une fois le rapport correctement mis à jour, le logo QBO dans la colonne de synchronisation est affiché en couleur, indiquant que le remboursement est prêt à être exporté. Les mises à jour de rapport sont envoyées de Float à QBO tous les jours à 10 h HNE.
Une fois exporté, le remboursement est déplacé vers l’onglet « Non réglé », et une facture détaillée non réglée est créée dans QBO.
Étape 5 : Étiqueter les rapports comme réglés et Paiements directs
La procédure pour étiqueter les remboursements comme réglés dépend de si vous avez programmé le remboursement pour un paiement direct dans Float ou si vous réglez les rapports de remboursement de manière externe.
Paiement depuis le solde Float (paiement direct) : Si vous avez programmé le paiement du remboursement dans Float, il passe dans l’onglet Paiements et est payé depuis votre solde Float, à la date prévue. Une fois payé, le remboursement est étiqueté comme réglé dans Float, déplacé vers l’onglet Tous les rapports, et la facture détaillée correspondante dans Xero est étiquetée comme réglée.
Paiement de manière externe : Si vous réglez le remboursement de manière externe, vous devez marquer manuellement le rapport comme étant réglé dans Float et dans QBO. Cela peut être fait dans l’onglet Non réglée, après le processus de révision, ou dans l’onglet Paiements (si le remboursement était programmé pour le paiement, mais qu’il a été payé de manière externe). Une fois le rapport marqué comme étant réglé dans Float et déplacé à l'onglet All Reports, la facture doit aussi être marquée manuellement comme payée dans QBO (les remboursements marqués comme étant réglés ne sont pas automatiquement mis à jour dans QBO).