Pour rembourser efficacement vos employés pour leurs dépenses payées de la poche, les dépensiers soumettant des remboursements de dépenses doivent être ajoutés comme fournisseurs dans Float. Float automatise la création de fournisseurs pour vos utilisateurs.
Veuillez consulter ce guide pour comprendre le fonctionnement de ce processus.
Comment créer des dépensiers comme fournisseurs
Consultez les étapes ci-dessous pour créer ou synchroniser vos dépensiers comme fournisseurs dans Float :
1. Synchronisation automatique :
Si vous avez une intégration comptable, Float synchronise automatiquement les fournisseurs depuis votre compte QBO, Xero ou NetSuite connecté. Si un utilisateur est créé comme fournisseur dans votre système comptable, il se synchronisera automatiquement avec Float, afin de pouvoir être sélectionné comme fournisseur à verser.
2. Correspondance de nom :
Si le nom d'un employé correspond à un fournisseur dans votre liste de fournisseurs dans Float, Float les associera automatiquement dans le rapport de remboursement de dépenses.
3. Attribution manuelle :
Les fournisseurs sont ajoutés aux rapports en utilisant le champ « ID employé » lors de la consultation d'un rapport dans l'onglet « Prêt à réviser » de la page d'exportation comptable des remboursements de dépenses.
Lorsque vous choisissez un fournisseur pour un employé lors de la révision du rapport, Float continuera d'utiliser ce fournisseur pour tous ses rapports futurs, à moins que vous ne le changiez.
4. Créer un nouveau fournisseur :
Vous pouvez créer un nouveau fournisseur directement dans un rapport de remboursement de dépenses, en suivant ces étapes :
- Dans le rapport, accédez à la section ID employé, à côté du nom du dépensier
- Saisissez le nom du dépensier dans ce champ en consultant le rapport > le menu déroulant « Ajouter l'ID employé : [nom du dépensier] » apparaît > cliquez sur ce bouton
- Une fenêtre contextuelle s'ouvre pour créer le dépensier comme fournisseur, le nom est prérempli > cliquez sur Créer
- Cela sera synchronisé avec votre logiciel comptable, et sera automatiquement appliqué aux rapports liés à cet employé dès lors
Considérations importantes :
- Le champ ID employé se remplira automatiquement si le nom du demandeur dans Float correspond exactement à son nom de fournisseur.
- Si les noms ne correspondent pas exactement, l'ID employé doit être sélectionné manuellement par un administrateur, sur le premier rapport de remboursement de dépenses de ce demandeur. Une fois ce rapport exporté, Float associera automatiquement les deux pour tous les futurs remboursements de dépenses.
- Les administrateurs ou utilisateurs doivent ajouter leurs coordonnées bancaires personnelles avant le paiement, afin de garantir que les remboursements de dépenses puissent être versés.
- Pour des instructions détaillées sur l'ajout de vos coordonnées bancaires d'utilisateur, consultez : Ajouter vos coordonnées bancaires pour les paiements de remboursement