L'intégration de Float avec NetSuite simplifie la gestion de vos dépenses, en synchronisant automatiquement vos rapports de remboursement de dépenses vers NetSuite, comme des factures de fournisseur détaillées. Voici comment configurer l'intégration et comprendre le processus de synchronisation.
Étape 1: connecter NetSuite à Float
Commencez par lier NetSuite et Float. Cela peut être fait pour les comptes en $ CA et en $ US.
Suivez les étapes décrites dans ce guide pour paramétrer la connexion.
Étape 2 : Configurer vos comptes créditeurs et vos comptes provisoires
Après vous être connecté à NetSuite, allez dans les Paramètres > Paramètres des remboursements et configurez vos comptes fournisseurs. Allez dans les Paramètres > Synchronisation comptable pour configurer vos comptes provisoires.
- Le compte de comptes fournisseurs doit être du type « Comptes fournisseurs »
- Le compte de compensation doit être du type « Banque » ou « Carte de crédit ».
Si vous n'avez pas de compte de comptes fournisseurs configuré pour la devise du remboursement de dépenses exporté, vous verrez une erreur « Aucun compte de comptes fournisseurs n'existe pour la devise sélectionnée ». Accédez à Paramètres > Paramètres des remboursements, pour vous assurer qu'un compte est sélectionné et configuré selon les exigences ci-dessus.
Étape 3 : Synchroniser les fournisseurs et configurer les coordonnées bancaires
Une fois votre NetSuite connecté à Float, tous vos fournisseurs se synchroniseront automatiquement. Cela inclut tout employé configuré comme fournisseur pour les remboursements de dépenses, garantissant qu'il est prêt pour le versement.
Vous devez assigner le fournisseur synchronisé du demandeur à un rapport de remboursement de dépenses une fois. Par la suite, nous utilisons automatiquement ce fournisseur pour tous ses futurs rapports de remboursement de dépenses.
Si les dépensiers ne sont pas déjà fournisseurs dans votre NetSuite, vous pouvez facilement les créer comme fournisseurs directement dans Float. Pour en savoir plus, veuillez consulter ce guide.
Veuillez noter : les coordonnées bancaires de l'utilisateur doivent être configurées dans Float à l'avance, pour les paiements directs. Nous ne prenons en charge les paiements directs qu'en CAD et en USD. Pour en savoir plus, veuillez consulter ce guide.
Étape 4 : Exportez les remboursements vers NetSuite
Une fois qu'un rapport de remboursement a été approuvé, le processus pour l'exportation vers NetSuite est comme suit :
- Les rapports approuvés sont déplacés vers la section des éléments prêts pour l'examen dans l'onglet des remboursements
- Vous pouvez réviser et mettre à jour le rapport pour vous assurer qu’il est correctement codé (p. ex. codes GL, champs personnalisés, codes fiscaux et fournisseurs), afin de veiller à la réussite de l’exportation
- À cette étape, vous pouvez choisir l'option d'examen et d'exportation si vous le souhaitez, ou suivre les étapes ci-dessous pour exporter les renseignements vers l'onglet des éléments non payés
- L'exportation à cette étape créera une facture détaillée non payée dans votre NetSuite
- Une fois qu'un rapport est examiné, confirmez qu'il est prêt en cliquant sur le bouton dans le coin supérieur droit. Le rapport sera dirigé vers l'onglet des éléments non payés
- Une fois que vous êtes dans l'onglet des éléments non payés, vous pouvez sélectionner l'option d'exportation en tant qu'élément non payé dans NetSuite. Cela créera une facture détaillée non payée dans votre NetSuite
- Dans l'onglet Non payé , vous pouvez programmer le paiement ou « Marquer comme payé » et effectuer le paiement à l'extérieur de Float. Pour en savoir plus sur les paiements de remboursement, consultez ce guide
- Pour en savoir plus sur l'étiquetage des rapports comme étant payés, cliquez sur la section ci-dessous sur les options d'exportation
- Une fois qu'un rapport comporte un paiement programmé par l'intermédiaire de Float, le paiement est déplacé à l'onglet Autorisation requise de la page Paiements, où un administrateur devra autoriser le déblocage des fonds
- Une fois que le paiement est programmé et que le déblocage des fonds a été autorisé, le ou les rapports sont déplacés à l'onglet Programmé sur la page Remboursements et dans l'onglet En suspens de la page Paiements
- Dans l'onglet Programmé , vous verrez tous les paiements programmés de la page Remboursements ainsi que les états des paiements
- Dans la colonne Détails de paiement du tableau, cliquez sur Afficher dans n'importe quel rapport de remboursement pour consulter les détails de paiement liés au remboursement sélectionné
- Lorsque le remboursement est réalisé par l'intermédiaire de Float, le rapport est marqué comme étant payé dans Float, déplacé à l'onglet Tous les rapports, et la facture détaillée correspondante dans NetSuite est marquée comme étant payée.
Options pour l’exportation :
Dans l'onglet des éléments prêts à examiner :
- Cocher la case : Cochez la case d’un ou de plusieurs rapports de remboursement prêts pour l’exportation, puis cliquez sur le bouton d'exportation et d'examen.
- Menu kebab : Utilisez le menu kebab à droite pour accéder à la fonction d'exportation et d'examen.
- Dans le rapport : Vous pouvez aussi exporter directement de l'information depuis le rapport en utilisant le bouton d'exportation et d'examen.
Dans l'onglet des éléments non payés :
- Utilisez n'importe laquelle des options ci-dessous, mais cliquez sur « exporter ». Cela exportera une facture non payée vers NetSuite.
Étiqueter un rapport comme réglé:
- Si vous payez un remboursement à l'extérieur de Float, vous pouvez marquer un rapport comme étant payé dans Float en suivant les instructions de cet article
Remarques importantes sur l'exportation de remboursements :
- Si un rapport de remboursement n'est pas prêt pour l'exportation, le logo de NetSuite dans la colonne de synchronisation sera grisé. Si vous essayez de l'exporter, un message d'erreur apparaîtra indiquant ce qui doit être réglé avant l'exportation.
- Lorsqu'un rapport est mis à jour correctement et est prêt pour l'exportation, le logo NetSuite dans la colonne de synchronisation apparaîtra en couleur.
- Les mises à jour de rapport sont envoyées de votre NetSuite à Float tous les jours à 10 h HNE. Si votre rapport manque de synchroniser après le paiement, l'information apparaîtra dans Float le jour suivant la synchronisation quotidienne.
- Le logo de NetSuite dans la colonne de synchronisation s'affichera en rouge, indiquant une erreur d'exportation. En cliquant sur le rapport, vous verrez un message d'erreur vous avisant la raison pour laquelle l'exportation a échoué.
Voici certaines erreurs d'exportation courantes :
Type de compte invalide : Cette erreur indique que les comptes créditeurs ou provisoires ne sont pas configurés correctement ou n'ont pas été sélectionnés dans les paramètres de remboursement
Dates de publication modifiables :
Dans l'onglet des éléments prêts pour l'examen, vous avez l'option de sélectionner une date de publication dans chaque rapport. Cette fonctionnalité est utile si vous avez déjà fermé vos livres pour une période de comptabilité particulière, mais devez exporter un remboursement tardif.
Si vous essayez d'effectuer l'exportation à une période fermée, vous obtiendrez cette erreur. Pour résoudre le problème, vous pouvez ouvrir la période comptable fermée dans NetSuite ou modifier la date de publication et réessayer d'effectuer l'exportation.