Les administrateurs peuvent attribuer le rôle de « gestionnaire » aux utilisateurs qui doivent avoir une visibilité sur les dépenses de leur équipe et une responsabilité en matière d'approbations ou de révisions.
Cet article explique comment attribuer le rôle de gestionnaire, comment définir des gestionnaires directs et d'équipe, et à quoi s'attendre si votre entreprise utilise une intégration HRIS.
Cette fonctionnalité est offerte aux clients ayant un forfait Professionnel ou Entreprise de Float. Consultez les détails des forfaits à floatfinancial.com/tarification et communiquez avec nous à support@floatfinancial.com si vous souhaitez effectuer une mise à niveau!
Ce que fait le rôle de « gestionnaire »
Le rôle de gestionnaire donne aux utilisateurs accès à :
- Leurs propres cartes et opérations, ainsi que celles de leur équipe
- Approuver les demandes de dépenses de leur équipe
- Suspendre et réactiver des cartes
- Réviser les opérations soumises
Pour en savoir plus sur les permissions, consultez : Rôles des utilisateurs
Quand le rôle de « gestionnaire » est requis
Les utilisateurs doivent avoir le rôle de gestionnaire pour :
- Être attribué comme gestionnaire direct d'un autre utilisateur
- Être attribué comme gestionnaire d'une équipe
Si un utilisateur n'a pas ce rôle, il n'apparaîtra pas comme option de gestionnaire lors de la configuration des équipes ou des utilisateurs.
Attribuer le rôle de gestionnaire à un nouvel utilisateur
- Connectez-vous à app.floatfinancial.com en tant qu'administrateur
- Accédez à la page Utilisateurs
- Cliquez sur + Ajouter un utilisateur
- Remplissez le nom, le courriel et le titre de l'utilisateur
- Définissez son rôle à Gestionnaire
- (optionnel) Attribuez un gestionnaire direct — cette personne doit également avoir le rôle de gestionnaire
- Cliquez sur Créer l'utilisateur
L'utilisateur recevra un courriel pour activer son compte Float.
Changer le rôle d'un utilisateur existant vers gestionnaire
- Accédez à l'onglet Utilisateurs
- Trouvez l'utilisateur et cliquez sur Modifier
- Complétez la vérification de sécurité si demandé
- Changez son rôle à Gestionnaire
- Cliquez sur Sauvegarder
L'utilisateur a maintenant les permissions de gestionnaire et peut être attribué comme gestionnaire direct ou d'équipe.
Définir un gestionnaire direct pour un utilisateur
- Accédez à l'onglet Utilisateurs
- Cliquez sur Modifier à côté du nom de l'utilisateur
- Dans le champ Gestionnaire, choisissez un utilisateur ayant le rôle de gestionnaire
- Cliquez sur Enregistrer
Cela permet à Float d'acheminer les approbations et les révisions à la bonne personne.
Pour savoir ce que les gestionnaires directs peuvent voir, consultez : Rôle de gestionnaire dans Float : ce qu’il peut voir et faire
Retirer le gestionnaire direct d'un utilisateur
Seul l'administrateur principal peut retirer le gestionnaire direct d'un utilisateur.
Veuillez noter : ceci s'applique uniquement aux entreprises qui n'ont pas d'intégration HRIS, puisque tout changement de gestionnaire devrait être effectué dans la plateforme HRIS connectée.
- Accédez à « Utilisateurs » et sélectionnez l'utilisateur.
- Cliquez sur « Modifier », puis complétez la vérification par code de sécurité.
- Dans le champ « Gestionnaire », sélectionnez le « x » à côté du gestionnaire actuellement attribué.
- Sélectionnez « Sauvegarder ».
Une fois enregistré, le gestionnaire direct de l'utilisateur sera retiré, et celui-ci n'aura plus de gestionnaire attribué.
Hiérarchie des permissions pour l'attribution des gestionnaires directs
Lorsque vous attribuez un gestionnaire direct, vous devez respecter la hiérarchie des permissions de gestion dans Float. Un utilisateur ne peut être attribué comme gestionnaire direct que d'un autre utilisateur ayant des permissions égales ou inférieures.
La hiérarchie des permissions de gestion, de la plus élevée à la plus faible, est :
- Administrateur principal
- Administrateur
- Gestionnaire
Qui peut gérer qui :
- Les administrateurs principaux peuvent être attribués comme gestionnaires directs de tout utilisateur.
- Les administrateurs peuvent être attribués comme gestionnaires directs de tout utilisateur, sauf l'administrateur principal.
- Les gestionnaires peuvent être attribués comme gestionnaires directs d'autres gestionnaires et de dépensiers.
- Les teneurs de livres, commis aux comptes fournisseurs et dépensiers ne peuvent pas être attribués comme gestionnaires directs de tout utilisateur.
- Les teneurs de livres ne peuvent pas avoir de gestionnaire direct.
Si vous tentez de changer le rôle d'un gestionnaire direct vers un rôle qui enfreindrait cette hiérarchie, vous verrez le message d'erreur suivant : « Le gestionnaire proposé ne peut pas gérer. »
Définir un gestionnaire d'équipe
- Accédez à l'onglet Équipes
- Cliquez sur l'équipe que vous souhaitez mettre à jour
- Dans les paramètres de l'équipe, choisissez un gestionnaire
- L'utilisateur sélectionné doit avoir le rôle de gestionnaire
Les gestionnaires d'équipe obtiennent une visibilité et un contrôle sur les cartes et les opérations associées à leur équipe.
Points importants à considérer
Structure de relève cyclique
Les utilisateurs ne peuvent pas se gérer mutuellement, car cela crée une structure de relève cyclique. Une structure de relève cyclique se produit lorsque les relations hiérarchiques forment une boucle fermée plutôt qu'une hiérarchie traditionnelle descendante. Cela survient lorsque la chaîne de commandement revient sur elle-même.
Exemple :
- La personne A relève de la personne B
- La personne B relève de la personne A
Plutôt que de remonter vers une autorité finale, la chaîne hiérarchique crée un cycle sans point final clair.
Les structures de relève cycliques empêchent les processus d'approbation de fonctionner correctement :
- Boucles infinies : les demandes d'approbation ne peuvent pas être acheminées correctement, car il n'y a pas d'approbateur final
- Erreurs système : la plupart des systèmes financiers détectent et bloquent les structures cycliques afin de prévenir les défaillances du processus
- Opérations bloquées : les dépenses et les demandes peuvent rester bloquées sans résolution
Si un nom est absent du menu déroulant des gestionnaires directs, c'est peut-être parce que son attribution créerait un conflit de relève.
Les équipes offrent une solution de rechange en fournissant une voie d'approbation alternative qui contourne la structure de relève des gestionnaires directs. Plutôt que les approbations suivent la chaîne cyclique des gestionnaires, vous pouvez attribuer des utilisateurs à une équipe ayant un responsable ou approbateur d'équipe désigné — cela signifie que toutes les demandes d'approbation sont acheminées à cette personne, peu importe la hiérarchie des gestionnaires. Cela vous permet de maintenir votre structure organisationnelle collaborative ou cyclique tout en assurant des processus d'approbation fonctionnels, en séparant essentiellement « à qui vous relevez » de « qui approuve vos opérations ».
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre guide : Créer des équipes et suivre les dépenses
Intégration HRIS
Si votre compte utilise une intégration HRIS :
- Les utilisateurs doivent avoir le rôle de gestionnaire dans Float pour que les attributions de gestion se synchronisent
- Si un utilisateur a le rôle de gestionnaire dans Float, la synchronisation HRIS l'attribuera comme gestionnaire de ses subalternes directs
- Si un utilisateur n'a pas le rôle de gestionnaire dans Float, ses subalternes directs ne se synchroniseront pas automatiquement à partir du HRIS
- Vous ne pouvez pas attribuer ou modifier manuellement le gestionnaire direct ou l'équipe d'un utilisateur dans Float
- Pour apporter des changements, mettez à jour les renseignements dans votre HRIS et lancez une synchronisation
- Assurez-vous que le courriel de l'utilisateur dans votre HRIS correspond exactement à son courriel Float
Pour obtenir plus d'aide, consultez : Modifier les renseignements des utilisateurs dans Float en tant qu'administrateur
Vous avez d'autres questions? Communiquez avec notre équipe de soutien à l'adresse support@floatcard.com et nous serons ravis de vous aider!