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Guide des meilleures pratiques pour le rapprochement de fin de mois avec NetSuite

  • Mise à jour

Ce guide explique comment effectuer le rapprochement de fin de mois lors de l’utilisation des comptes d’entreprise Float avec NetSuite.

Il se décompose comme suit :

  • Ce que Float crée automatiquement dans NetSuite

  • Ce qui n’est pas exporté et doit être enregistré manuellement

  • Comment utiliser vos relevés Float pour rapprocher votre compte de compensation

L’objectif est de vous fournir un processus clair et reproductible pour clôturer vos livres chaque mois.

 

Comment Float se connecte à NetSuite

Lorsqu’il est connecté à NetSuite, Float exporte l’activité approuvée sous forme de écritures comptables. Ces écritures sont enregistrées dans un compte de compensation Float, qui devrait être configuré comme un compte d’actif.

Votre compte de compensation Float représente le solde détenu dans votre compte d’entreprise Float et est rapproché à l’aide de vos relevés Float.

 

Ce que Float exporte automatiquement vers NetSuite

Float exporte l’activité conforme depuis Comptabilité > Exportation des transactions. Chaque exportation crée des types d’écritures spécifiques dans NetSuite.

Transactions par carte:

  • Exporte vers NetSuite sous forme de écriture comptable (une écriture comptable par lot d’exportation)
  • Comprend : codes du grand livre, fournisseurs, codes de taxe, champs personnalisés, lignes fractionnées et pièces justificatives jointes
  • Impact comptable :
    • Débit Charges
    • Crédit Compte de compensation Float
  • Ces écritures réduisent le solde de votre compte de compensation Float dans NetSuite

Factures & paiements de factures :

  • Le service de paiement de factures n’est pas disponible pour les utilisateurs de NetSuite pour le moment

Remboursements:

  • Les remboursements approuvés sont exportés vers NetSuite sous forme de écriture comptable
    • Impact comptable :
      • DébitCharges
      • Crédit Remboursements à payer
    • Cela enregistre le passif envers l’employé
  • Remboursements payés via les exports Float sous forme de écriture comptable
    • Impact comptable :
      • DébitRemboursements à payer
      • Crédit Compte de compensation Float

 

Ce que Float n’exporte pas vers NetSuite

Certaines activités ne se synchronisent jamais automatiquement et doivent être enregistrées manuellement à l’aide de vos relevés Float. 

Les éléments qui ne s’exportent pas automatiquement sont les suivants :

  • Transferts de financement vers Float

  • Retraits depuis Float

  • Conversions de devises

  • Paiements reçus dans les comptes d’entreprise Float

  • Remboursements et factures « marquées comme payées » dans Float et payées à l’extérieur de Float

 

Utilisation des relevés Float pour la réconciliation

Les relevés de votre compte d’entreprise Float comprennent :

  • Soldes d’ouverture et de clôture
  • Toutes les transactions par carte
  • Tous les paiements de factures et de remboursements
  • Tous les éléments non exportés (p. ex. : transferts de financement, retraits, conversions de devises, paiements reçus dans les comptes d’entreprise Float)

Étant donné que les relevés comprennent tous les mouvements qui modifient le solde, ils doivent servir au rapprochement de votre compte de compensation Float.

 

Flux de travail recommandé à la fin du mois

Étape 1 : Télécharger les relevés

  1. Allez dans Comptes > Relevés
  2. Choisissez entre le téléchargement CSV ou PDF > sélectionnez le mois > cliquez sur Télécharger CSV/PDF

Veuillez noter : Les relevés sont disponibles par devise et par compte. Si vous utilisez à la fois CAD & USD, vous devrez télécharger ces relevés séparément.

 

Étape 2 : Vérifier & exporter les transactions

  1. Accédez à Comptabilité > Exportation des transactions
  2. Vérifiez les transactions et assurez-vous que toutes les informations requises sont incluses avant l’exportation (p. ex. : vérification du codage, recherche des reçus manquants, validation des codes de taxe, confirmation des fournisseurs et des champs personnalisés)

Pour plus d’informations sur l’exportation des transactions, veuillez consulter cet article : Présentation de l’exportation des transactions

 

Étape 3 : Enregistrer les éléments non exportés

  1. À l’aide de vos relevés, enregistrez manuellement tous les mouvements qui ne s’exportent pas automatiquement :
    • Financement / Approvisionnements
    • Retraits
    • Conversions de devises
    • Fonds reçus dans les comptes d’entreprise Float
    • Remboursements/Factures " marqués comme payés" dans Float et réglés à l’extérieur de Float

 

Étape 4 : Rapprocher le compte de compensation Float

Faites correspondre le solde de votre système comptable au solde de clôture indiqué sur vos relevés Float.

 

Étape 5 : Confirmer votre solde de clôture

Une fois que tous les exports et ajustements manuels sont enregistrés, le compte de compensation Float devrait correspondre exactement au solde de clôture indiqué sur votre relevé. 

En cas d’écarts, vérifiez les points suivants :

  • Écritures de financement manquantes
  • Un remboursement ou un crédit non enregistré
  • Un transfert enregistré uniquement d’un côté
  • Opérations de change non prises en compte

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