Guide des meilleures pratiques pour le rapprochement de fin de mois avec NetSuite

Ce guide explique comment effectuer le rapprochement de fin de mois lors de l’utilisation des comptes d’entreprise Float avec NetSuite.

Il se décompose comme suit :

• Ce que Float crée automatiquement dans NetSuite

• Ce qui n’est pas exporté et doit être enregistré manuellement

• Comment utiliser vos relevés Float pour rapprocher votre compte de compensation

L’objectif est de vous fournir un processus clair et reproductible pour clôturer vos livres chaque mois.

Comment Float se connecte à NetSuite

Lorsqu’il est connecté à NetSuite, Float exporte l’activité approuvée sous forme d’écritures comptables. Ces écritures sont enregistrées dans un compte de compensation Float, qui devrait être configuré comme un compte d’actif.

Votre compte de compensation Float représente le solde détenu dans votre compte d’entreprise Float et est rapproché à l’aide de vos relevés Float.

Ce que Float exporte automatiquement vers NetSuite

Float exporte l’activité conforme depuis Comptabilité > Exportation des transactions. Chaque exportation crée des types d’écritures spécifiques dans NetSuite.

Opérations par carte :

• Exportée vers NetSuite comme une écriture de journal (une écriture de journal par lot d'exportation)
• Comprend : les codes GL, les fournisseurs, les codes de taxe, les champs personnalisés, les lignes fractionnées et les pièces jointes de reçus
• Effet comptable :
  • Débit Dépense
  • Crédit Compte de compensation Float
• Ces écritures réduisent le solde de votre compte de compensation Float dans NetSuite

Factures & paiements de factures :

• Le service de paiement de factures n’est pas disponible pour les utilisateurs de NetSuite pour le moment

Remboursements:

• Les remboursements approuvés sont exportés vers NetSuite en tant que factures de fournisseur impayées
  • Impact comptable :
    • DébitCharges
    • Cr Compte à payer pour remboursement (à savoir le compte sélectionné dans vos paramètres de remboursement)
  • Cela enregistre le passif envers l’employé
• Les remboursements payés par l’intermédiaire de Float sont exportés en tant que factures de fournisseur réglées
  • Impact comptable :
    • DébitRemboursements à payer
    • Cr Compte de compensation de Float (à savoir le compte sélectionné dans vos paramètres de remboursement)

Ce que Float n’exporte pas vers NetSuite

Certaines activités ne se synchronisent jamais automatiquement, et doivent être enregistrées manuellement à l'aide de vos relevés Float.

Les éléments qui ne s'exportent pas automatiquement sont les suivants :

• Les transferts de financement vers Float
• Les retraits de Float
• Les conversions de devises
• Les paiements reçus dans les comptes d'affaires Float
• Les remboursements de dépenses et factures « marqués comme payés » dans Float et payés à l'extérieur de Float

Utilisation des relevés Float pour la réconciliation

Les relevés de votre compte d’entreprise Float comprennent :

• Soldes d’ouverture et de clôture
• Toutes les transactions par carte
• Tous les paiements de factures et de remboursements
• Tous les éléments non exportés (p. ex. : transferts de financement, retraits, conversions de devises, paiements reçus dans les comptes d’entreprise Float)

Étant donné que les relevés comprennent tous les mouvements qui modifient le solde, ils doivent servir au rapprochement de votre compte de compensation Float.

Processus de fin de mois recommandé

Étape 1 : Télécharger les relevés

1. Accédez à Comptes > Relevés
2. Choisissez entre le téléchargement CSV ou PDF > sélectionnez le mois > cliquez sur Télécharger le CSV/PDF

Veuillez noter : les relevés sont offerts par devise, par compte. Si vous utilisez à la fois le CAD et le USD, vous devrez télécharger ces relevés séparément.

Étape 2 : Vérifier & exporter les transactions

1. Accédez à Comptabilité > Exportation des opérations
2. Révisez les opérations et assurez-vous que tous les renseignements requis sont inclus avant l'exportation (c.-à-d. révisez le codage, vérifiez les reçus manquants, validez les codes de taxe, confirmez les fournisseurs et les champs personnalisés)

Pour en savoir plus sur l'exportation des opérations, veuillez consulter cet article : Aperçu de l'exportation des opérations

Étape 3 : Enregistrer les éléments non exportés

• À l'aide de vos relevés, enregistrez manuellement tous les mouvements qui ne s'exportent pas automatiquement :
  • Financement/virements automatiques
  • Retraits
  • Conversions de devises
  • Fonds reçus dans les comptes d'affaires Float
  • Remboursements de dépenses/factures « marqués comme payés » dans Float et payés à l'extérieur de Float

Étape 4 : Rapprocher le compte de compensation Float

Faites correspondre le solde de votre système comptable au solde de clôture indiqué sur vos relevés Float.

Étape 5 : Confirmer votre solde de clôture

Une fois toutes les exportations et les ajustements manuels enregistrés, votre compte de compensation Float devrait correspondre exactement au solde de clôture de votre relevé.

S'il y a des écarts, vérifiez les éléments suivants :

• Des entrées de financement manquantes
• Un remboursement ou un crédit non ajouté
• Un transfert enregistré que d'un côté
• Les mouvements de change non reflétés