Si vous n'utilisez pas Xero, QBO ou Netsuite comme logiciel de comptabilité, vous pouvez tout de même exporter les transactions Float dans un fichier CSV et les télécharger directement dans votre logiciel de comptabilité. Voici comment concilier les trois types d'activités sur Float:
- Dépenses
- Remboursement
- Recharges (c.-à-d. envoyer des fonds sur votre compte Float pour commencer à dépenser)
Plan compte/Configuration du code GL
Pour commencer, vous devez ajouter les comptes suivants à votre plan comptable dans votre système comptable. Ce ne sont que des noms de compte recommandés, vous pouvez utiliser votre discrétion sur les conventions de nommage:
- Solde Float : ce compte conservera le solde réel de Float à tout moment. Il devrait convenir à chaque fin de mois de votre relevé de compte Float. Ce compte doit être configuré en tant que compte bancaire ou équivalent en espèces.
- Compte de compensation float: ce compte sera crédité pour toutes les dépenses engagées sur Float, à la fin de la période, il sera balayé dans le compte de solde float (plus d'explications à suivre). Ce compte doit être configuré en tant que compte prépayé ou autre compte d'actif.
Une fois ces comptes ajoutés à votre logiciel de comptabilité, accédez à la page Comptabilité > exportation des transactions et catégorisez vos transactions (c.-à-d., ajoutez des codes GL, des codes fiscaux, etc.).
Cliquez sur une fois que la transaction a été catégorisée avec précision. Cela déplace la transaction vers l'onglet «Prêt à exporter » !
Exportation de transactions 🧾
Dépenses et remboursement
Dépenses
- Sélectionnez toutes les transactions qui se trouvent dans l'onglet «Prêt à exporter »
- Cliquez sur « Exporter CSV »
- Cliquez sur «Télécharger et passer à l'historique des exportations » (ne pas le faire augmente les risques de doublons d'exportations)
- Ensuite, formatez le fichier en conséquence et téléchargez-le en bloc sous forme de dépense ou de journal (selon le système comptable).
L'impact devrait être:
Débit - Divers comptes de dépenses (ou d'actifs si l'on capitalise)
Crédit - Compte de compensation Float
Remboursement
Le remboursement sera inclus dans le téléchargement CSV de la transaction dans les «Dépenses». Cette opération doit être téléchargée dans le système comptable sous forme d'écriture de journal avec comme conséquence :
Débit Compte de compensation Float
Crédit Remboursement ou autre revenu (ou un compte de relevé de résultat de votre choix)
Recharges
Pendant que vous rapprochez le compte bancaire de financement (c.-à-d. celui que vous avez utilisé pour envoyer des fonds à Float), créez un virement bancaire dans votre système comptable pour chacune des remises effectuées. Le virement bancaire se fera entre le solde variable et le compte bancaire de financement. Cela aura l'impact suivant:
Débit Solde Float
Crédit Compte bancaire de financement
VÉRIFICATION :Le solde de clôture du compte de solde Float doit correspondre au solde de clôture de l'état du compte Float. Cela garantira que vous avez saisi toutes les transactions.
Balayage à la fin de la période
Pour toutes les dépenses et les remboursements qui ont été enregistrés sur le compte de compensation Float au cours de la période, balayez-les du compte de compensation et vers le solde Float. Vous pouvez le faire en une seule opération groupée le dernier jour du mois (ou de la période).
Par exemple, si le montant total des dépenses et du remboursement était de 100k $ pour janvier, l'entrée se présenterait comme suit le 31 janvier:
Débit - Compte de compensation Float 100k
Crédit - Solde Float 100k
VÉRIFICATION :Le compte de compensation Float devrait maintenant être nul.
Méthode alternative
Chez Float, nous recommandons de suivre la méthode du compte de compensation (Float Clearing Account), bien que certains de nos clients aient déjà ignoré cette étape. Dans ce cas, vous devez : télécharger le relevé de compte au format CSVle formater et le télécharger sur votre solde Float (notez que le solde Float doit être un compte bancaire) sous forme de relevé bancaire. Vous pouvez ensuite classer les transactions dans votre système comptable plutôt que dans l'application Web Float. Lorsque la conciliation bancaire est terminée, vérifiez que le solde final du système comptable correspond au solde final sur le relevé de compte Float pour vous assurer que vous avez inclus toutes les transactions.