Les remboursements de dépenses Float simplifient les processus d'approbation et de paiement. Ce guide vous apprend comment planifier, déplanifier et planifier en lot les versements de remboursement de dépenses depuis Float.
Certaines remarques importantes sur les paiements de remboursement de dépenses :
- Les paiements de remboursement de dépenses proviennent uniquement de votre solde de liquidités Float
- Float prend en charge les versements directs en CAD et en USD. Les rapports dans des devises autres que le CAD et le USD doivent être marqués comme réglés et payés à l'extérieur de Float
- Les versements en CAD sont effectués par TEF, et les versements en USD sont effectués par ACH
- Seuls les clients ayant les abonnements Professionnel et Entreprise peuvent verser des paiements en USD aux employés basés aux États-Unis. Pour en savoir plus sur les versements en USD, veuillez consulter cet article
- Les clients Charge doivent verser les paiements aux employés depuis le solde de liquidités Float; vous ne pouvez pas effectuer de paiements de remboursement de dépenses depuis votre solde Charge
Planifier des paiements
Une fois un rapport de remboursement de dépenses approuvé et révisé, il est prêt à être planifié pour paiement. Seuls les rapports de remboursement de dépenses approuvés peuvent être planifiés pour versement.
Tous les rapports prêts pour versement se trouveront dans l'onglet Non réglées, dans les remboursements de dépenses de Float.
Comment planifier un paiement de remboursement de dépenses :
- Accédez à Remboursements de dépenses > Non réglées
- Planifiez une date de paiement à l'aide de l'une des trois méthodes ci-dessous :
- Ouvrez le menu débordant en cliquant sur les 3 points à droite d'un rapport > cliquez sur Planifier un paiement > sélectionnez une date de paiement
- Cliquez sur un rapport pour l'ouvrir > cliquez sur le bouton bleu Planifier un paiement > sélectionnez une date de paiement
- Utilisez les cases à cocher dans le tableau des rapports Non réglées pour sélectionner un rapport > cliquez sur Planifier un paiement > sélectionnez une date de paiement
- Une fois une date sélectionnée, le ou les rapports se déplacent vers la page Paiements
- Une fois le paiement complété, son statut est mis à jour à Réglée, et le rapport est consultable depuis l'onglet Tous les rapports
Certaines remarques importantes sur les paiements de remboursement de dépenses :
- Les paiements doivent être autorisés pour que les fonds soient débloqués et versés. Veuillez consulter ce guide sur l'autorisation du déblocage de fonds.
- En raison des délais de traitement bancaire, les paiements planifiés le jour ouvrable même pourraient échouer. Nous recommandons de planifier un paiement au moins un jour ouvrable avant la date de paiement.
Déplanifier ou replanifier des paiements
Vous pouvez facilement déplanifier ou annuler un paiement de remboursement de dépenses, si vous devez retarder ou changer la date de paiement.
Comment déplanifier ou replanifier un paiement de remboursement de dépenses depuis la page « Paiements » :
- Accédez à la page Paiements dans la barre de navigation gauche
- Déplanifiez/replanifiez un paiement à l'aide de l'une des trois méthodes ci-dessous :
- Ouvrez le menu débordant en cliquant sur les 3 points à droite d'un rapport > cliquez sur Déplanifier le paiement ou Replanifier le paiement
- Cliquez sur un rapport pour l'ouvrir > cliquez sur le bouton bleu Déplanifier le paiement ou Replanifier le paiement
- Utilisez les cases à cocher pour sélectionner un ou plusieurs rapports > cliquez sur Déplanifier le paiement ou Replanifier le paiement
- Le ou les rapports se déplacent vers l'onglet Non réglées, et une nouvelle date de paiement peut être sélectionnée
Comment déplanifier ou replanifier un paiement de remboursement de dépenses depuis l'onglet « Planifiées » :
- Accédez à Remboursements de dépenses > Planifiées
- Déplanifiez/replanifiez un paiement à l'aide de l'une des trois méthodes ci-dessous :
- Ouvrez le menu débordant en cliquant sur les 3 points à droite d'un rapport > cliquez sur Déplanifier le paiement ou Replanifier le paiement
- Cliquez sur un rapport pour l'ouvrir > cliquez sur le bouton bleu Déplanifier le paiement ou Replanifier le paiement
- Utilisez les cases à cocher pour sélectionner un ou plusieurs rapports > cliquez sur Déplanifier le paiement ou Replanifier le paiement
Veuillez noter : vous ne pouvez pas déplanifier ou replanifier un paiement qui a déjà été initié.
Planification de paiements en lot
Vous pouvez choisir de planifier plusieurs paiements à la fois, en un seul lot, pour vous faire gagner du temps.
Comment planifier des paiements de remboursement de dépenses en lot :
- Accédez à Remboursements de dépenses > Non réglées
- Utilisez les cases à cocher dans le tableau des remboursements de dépenses pour sélectionner les rapports pour lesquels vous souhaitez planifier un paiement
- Cliquez sur « Planifier un paiement » dans la fenêtre contextuelle au bas de l'écran
Consulter les paiements planifiés
Vous pouvez suivre tous vos paiements de remboursement de dépenses dans « Remboursements de dépenses > Planifiées », ou en cliquant sur la page Paiements dans la barre de navigation gauche. Cet onglet offre un aperçu complet de vos remboursements de dépenses, organisés par date de paiement.
Dans la page Paiements, vous pouvez consulter :
- Statut du rapport : vérifiez si les rapports ont été versés ou sont toujours en attente
- Statut de synchronisation : vérifiez si le rapport a été exporté avec succès vers votre système comptable intégré
- Créé par : consultez le nom de l'employé associé à chaque paiement
- Banque connectée : vérifiez si les utilisateurs ont connecté leur banque personnelle à leur profil pour recevoir des versements directs (c.-à-d. que le logo de leur banque sera affiché dans cette colonne)
- Renseignements de dépense : consultez les détails de dépense, y compris les montants et les dates, en ouvrant les rapports
Foire aux questions sur les paiements de remboursement de dépenses
1. Quand puis-je planifier un remboursement de dépenses pour paiement?
Seuls les rapports de remboursement de dépenses approuvés peuvent être planifiés pour paiement. Lorsqu'un rapport est approuvé, il se déplace vers l'onglet « Prêt à réviser » de la page Remboursements de dépenses, pour être révisé et planifié pour paiement.
2. Puis-je verser des remboursements de dépenses depuis mon compte bancaire connecté?
Non, vous ne pouvez pas payer des remboursements de dépenses depuis votre compte bancaire connecté. Nous puisons les fonds uniquement depuis votre solde de liquidités Float pour les paiements de remboursement de dépenses.
3. Je suis un client Charge; puis-je verser des remboursements de dépenses depuis mon solde Charge?
Non, vous ne pouvez pas verser de remboursements de dépenses depuis votre solde Charge. Les paiements de remboursement de dépenses ne proviennent que de votre solde de liquidités Float.
4. Pourquoi un remboursement de dépenses n'a-t-il pas été payé après avoir planifié le paiement?
Même si un paiement a été planifié, le déblocage des fonds doit être autorisé par un administrateur pour que le paiement soit complété. Si le déblocage des fonds n'a pas été autorisé, le paiement ne peut pas être initié. Pour en savoir plus sur l'autorisation du déblocage de fonds, veuillez consulter cet article.
De plus, planifier des paiements pour le jour même pourrait entraîner un échec, en raison des délais de traitement bancaire. Nous recommandons de planifier un paiement avec au moins un jour ouvrable de marge, afin d'éviter les paiements échoués.
5. Y a-t-il une heure limite pour planifier un paiement de remboursement de dépenses pour le jour même?
Oui, pour que les paiements de remboursement de dépenses du jour même soient traités avec succès, ils doivent être planifiés pour paiement avant midi HE.
Les paiements sont retirés de votre solde de liquidités Float à midi HE; les paiements du jour même doivent donc être soumis avant cette heure limite. Cependant, nous recommandons de planifier avec au moins un jour ouvrable de marge.
6. Combien de temps les paiements prennent-ils pour parvenir aux employés?
Les paiements de remboursement de dépenses arrivent habituellement en 1 jour ouvrable après le déblocage du paiement.
7. Pourquoi mon paiement de remboursement de dépenses a-t-il échoué, et comment puis-je le replanifier pour paiement?
Les paiements de remboursement de dépenses peuvent échouer pour plusieurs raisons :
- Un compte bancaire d'employé incorrect ou fermé
- Une source de financement de remboursement de dépenses désactivée
- Des fonds insuffisants dans le solde de liquidités Float
Float vous informe du paiement échoué par courriel. Pour des instructions détaillées sur la replanification du rapport pour paiement, veuillez consulter cet article
8. Y a-t-il des frais pour les versements de remboursement de dépenses?
Non, aucuns frais ne vous sont facturés pour chaque opération TEF (CAD) ou ACH (USD), pour les versements de remboursement de dépenses.
9. Y a-t-il une exigence de montant minimal pour envoyer un paiement de remboursement de dépenses?
Oui, le montant du remboursement de dépenses doit être d'au moins 1,00 $ (CAD/USD), pour que le paiement puisse être planifié.
Si vous envoyez un paiement test, veuillez vous assurer que le montant dépasse 1,00 $; autrement, vous rencontrerez une erreur.