Les entreprises qui utilisent à la fois Float Charge et les comptes d'affaires Float (c.-à-d. les liquidités) ont souvent des besoins de rapprochement particuliers.
L'activité de la carte Charge devrait être rapprochée à un compte de compensation de passifs, tandis que les remboursements de dépenses et Paiement de factures exigent un flux comptable différent. Ce guide vous présente les meilleures pratiques pour garder l'activité de vos comptes Charge et de liquidités séparée et exacte dans votre système comptable.
Pourquoi les comptes Charge et de liquidités exigent des approches de rapprochement différentes
Il n'est pas recommandé de rapprocher ensemble votre carte Charge et vos comptes d'affaires Float, puisque Float propose deux modèles de dépenses différents :
Compte d'affaires Float (liquidités CAD/USD) :
- Devrait utiliser un compte de compensation Float configuré comme un compte d'actifs
- Les clients prépayés chargent des fonds dans Float, et toutes les dépenses sont puisées de ce solde
Carte Charge (CC) :
- Devrait utiliser un compte de compensation CC configuré comme un compte de passif.
- Les dépenses par carte Charge augmentent un passif qui doit être remboursé
- Garder les comptes de compensation Charge et de liquidités séparés empêche les deux types d'activité de se mélanger, et rend le rapprochement beaucoup plus clair.
Pour en savoir plus sur le rapprochement des éléments des comptes d'affaires Float, veuillez consulter l'article ci-dessous :
Meilleures pratiques pour la réconciliation de fin de mois
Aperçu de l’exportation automatique
Float synchronise les opérations par carte et des fonctionnalités précises comme les factures et les remboursements de dépenses directement vers votre système comptable, ou vous pouvez exporter un CSV à utiliser pour une entrée manuelle.
Opérations par carte (exportées comme écritures de journal)
- Les opérations par carte des clients Charge sont puisées de votre limite Charge (c.-à-d. les passifs)
- Les paiements de factures et les versements de remboursement de dépenses sont saisis par rapport au solde de liquidités de votre compte d'affaires Float
Paiements de factures et remboursements de dépenses
Les remboursements de dépenses et Paiement de factures suivent un flux comptable différent des opérations par carte Charge.
Les versements de remboursement de dépenses et les paiements de Paiement de factures effectués à partir de votre solde de liquidités Float réduisent votre solde de liquidités Float, et non votre passif Charge; ils doivent donc être associés aux comptes clients et de compensation.
Comment faire la réconciliation lorsque vous utilisez à la fois des comptes en espèces & des comptes de carte de crédit
Pour éviter toute confusion à la fin du mois, nous recommandons la structure suivante :
Opérations par carte Charge :
Voici comment cela apparaît dans votre système comptable :
| Produit | Détails de l’exportation | Effet comptable (partie double) |
| Carte Charge | Les opérations par carte sont exportées pour augmenter le montant dû (passif). | Débit Dépense / Crédit Compte de compensation CC Float (passif) |
| Intérêts, remise en argent et facturation | Ceux-ci sont inclus avec vos opérations par carte et exportés comme suit. | Débit Compensation Float/CC (ou Dépense) / Crédit Compte de revenu ou de dépense sélectionné |
Paiements de factures & remboursements :
Voici comment cela apparaît dans votre système comptable :
| Fonctionnalité | Écriture comptable |
| Remboursements (création) | Débit Dépense / Crédit Remboursement à payer |
| Versements de remboursement de dépenses | Débit Remboursement à payer / Crédit Compte de compensation Float |
| Factures (création) | Débit Dépense / Crédit Comptes fournisseurs |
| Paiements de factures (via le solde de liquidités Float) | Débit Comptes fournisseurs / Crédit Compte de compensation Float |
| Paiements de factures (via une banque externe) | Débit Comptes fournisseurs / Crédit Compte bancaire (p. ex., compte-chèques) |
Exigences de configuration des comptes fournisseurs & de compensation pour l’exportation des factures & des remboursements
Pour QuickBooks en ligne (QBO) :
- Veuillez consulter les guides suivants pour vous assurer que vos comptes fournisseurs et de compensation sont configurés selon les exigences de Float pour les exportations directes vers QBO :
Pour Xero :
- Veuillez consulter les guides suivants pour vous assurer que vos comptes de compensation sont configurés selon les exigences de Float pour les exportations directes vers Xero :
Pour NetSuite :
- Veuillez consulter le guide suivant pour vous assurer que vos comptes fournisseurs et de compensation sont configurés selon les exigences de Float pour les exportations directes vers NetSuite :
- Remboursements & NetSuite
- Veuillez noter : le paiement de factures n’est pas disponible pour les utilisateurs de NetSuite
Conseils pour rapprocher les remboursements
Pour une meilleure séparation et clarté, la pratique exemplaire recommandée est d'utiliser un compte de remboursements de dépenses des employés à payer, afin de garder ces passifs séparés de vos comptes fournisseurs commerciaux généraux.
Point important à considérer : les remboursements de dépenses uniquement « marqués comme payés », plutôt que payés dans Float, ne sont PAS exportés par Float comme un versement par rapport à votre solde Float.
Ce que Float ne synchronise pas et conseils pour le rapprochement
Les opérations suivantes sont généralement considérées comme des mouvements internes ou des éléments de rapprochement, et ne sont pas automatiquement exportées par Float :
- Les virements automatiques de financement et les retraits (des comptes d'affaires Float, c.-à-d. les liquidités)
- Les remboursements Charge et le financement hors cycle
- Les transferts des liquidités vers Charge
- Les remboursements de dépenses et factures marqués comme payés
- Les transferts de change
- Les fonds reçus dans les comptes d'affaires Float
La pratique exemplaire consiste à utiliser les relevés Float correspondants, pour les comptes de liquidités et Charge, comme source de vérité pour ces opérations.
Les relevés saisissent tous les mouvements qui affectent le solde, y compris les éléments non exportés, et affichent un total courant pour simplifier le rapprochement de vos comptes de compensation.
Pour en savoir plus sur les relevés, veuillez consulter les articles suivants :
Télécharger un relevé de compte Float
Génération d’un flux bancaire
Si vous êtes un client utilisant un logiciel comptable comme Xero ou QBO, et que vous devez générer un flux bancaire pour les comptes avec lesquels Float se synchronise, vous pouvez le faire à l'aide de la fonction d'exportation CSV de Float, et en important le fichier dans votre PGI.