La mise en pause automatique est une fonctionnalité de conformité dans Float qui peut suspendre temporairement une carte si le titulaire de carte ne soumet pas les renseignements requis pour ses transactions. Cette FAQ explique le fonctionnement de la mise en pause automatique, comment elle est déclenchée et comment les administrateurs et les utilisateurs peuvent y réagir.
Qu’est-ce que la mise en pause automatique?
La mise en pause automatique est un paramètre des politiques de soumission qui permet à Float de mettre une carte en pause automatiquement lorsque le nombre de transactions non conformes dépasse la limite autorisée.
Une transaction est considérée comme non conforme si des renseignements requis (comme un reçu, un fournisseur ou un code du GL) sont manquants pendant plus de 24 heures.
Que signifie « Violation de la politique de conformité des dépenses »?
C’est la raison affichée lorsqu’une carte est mise en pause parce qu’elle a dépassé le nombre de violations permis par la Politique de soumission. Cela signifie que le titulaire de carte doit fournir les renseignements manquants concernant ses transactions.
La mise en pause automatique concerne-t-elle les cartes virtuelles et physiques?
Oui. Oui. Si une carte, qu’elle soit virtuelle ou physique, est associée à une Politique de soumission dont l’option de mise en pause automatique est activée, elle peut être mise en pause si elle dépasse le seuil de violation.
Comment le seuil de violation est-il défini?
Le seuil est défini dans la Politique de soumission par un administrateur. Par exemple, une politique peut autoriser jusqu’à trois violations avant qu’une carte ne soit mise en pause. Les administrateurs peuvent ajuster ce seuil ou désactiver complètement la mise en pause automatique.
Qui peut configurer la mise en pause automatique?
Seuls les administrateurs peuvent activer ou modifier les paramètres de mise en pause automatique. Cela se fait dans les paramètres de la Politique de soumission.
Voir Mise en pause automatique des cartes pour les étapes de configuration.
Les utilisateurs sont-ils avisés lorsque leur carte est mise en pause?
Oui. Oui. Lorsqu’une carte est mise en pause, l’utilisateur :
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Voit un message dans Float sur l’écran de la vue d’ensemble
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Reçoit une tâche à effectuer indiquant combien de transactions nécessitent des renseignements
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Est redirigé vers les transactions devant être corrigées pour que la carte soit réactivée
La carte peut-elle se réactiver automatiquement?
Oui. Oui. Une fois que le titulaire de carte réduit le nombre de transactions non conformes sous le seuil autorisé, la carte est automatiquement réactivée. Aucune action manuelle n’est nécessaire une fois la conformité rétablie.
Et si une transaction ne peut pas être modifiée?
Si une transaction a déjà été exportée vers le système comptable de l’entreprise, elle peut ne plus être modifiable par le titulaire de carte. Dans ce cas, le titulaire de carte doit contacter un administrateur pour mettre à jour ou marquer la transaction comme conforme.
Un administrateur peut-il réactiver une carte manuellement?
Oui. Oui, les administrateurs disposent de plusieurs options :
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Désactiver la mise en pause automatique pour une carte spécifique
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Augmenter le seuil de violation pour cette carte
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Marquer manuellement les transactions exportées comme conformes
Ces actions permettent de rétablir la conformité de la carte, ce qui la réactive automatiquement.
Peut-on contourner la mise en pause automatique pour une seule carte?
Oui. Les administrateurs peuvent appliquer une exception à une carte spécifique sans modifier la Politique de soumission dans son ensemble. C’est utile lorsqu’une carte a besoin d’une exception.
Pour les étapes, voir Désactivation de la mise en pause automatique pour une carte spécifique.
La mise en pause automatique est-elle activée par défaut sur toutes les cartes?
Non. Non. La mise en pause automatique doit être activée par un administrateur dans la politique de soumission assignée à la carte. Si elle n’est pas activée, la carte ne sera pas mise en pause en cas de violation, même s’il manque des renseignements.
Les gestionnaires peuvent-ils utiliser la mise en pause automatique?
Les gestionnaires peuvent consulter les cartes mises en pause et aider les utilisateurs à corriger les violations, mais seuls les administrateurs peuvent configurer ou contourner les paramètres de mise en pause automatique.