Float peut mettre une carte en pause automatiquement lorsqu’elle dépasse un nombre défini de violations de la politique de soumission. Les utilisateurs verront dans Float un message les avisant que les transactions manquent les renseignements nécessaires. Bien que cette fonctionnalité aide à faire respecter la conformité, les administrateurs peuvent réactiver manuellement une carte : soit en contournant les paramètres de mise en pause automatique, soit en augmentant le seuil constituant une violation pour cette carte.
Aperçu du guide
Qu’est-ce qui provoque la mise en pause automatique d’une carte?
- Option 1 : Contourner la mise en pause automatique pour une carte spécifique
- Option 2 : Augmenter le seuil constituant une violation
- Option 3 : Marquer les transactions comme conformes
Et si la carte ne se réactive pas?
Qu’est-ce qui provoque la mise en pause automatique d’une carte?
Lorsqu’un titulaire de carte ne fournit pas les renseignements requis par la Politique de soumission de votre entreprise (comme le téléchargement d’un reçu ou la sélection d’un code du GL), Float marque la transaction comme non conforme 24 heures après qu’elle a été réalisée. Si le nombre de transactions non conformes dépasse la limite définie dans la Politique de soumission de la carte, celle-ci est automatiquement mise en pause.
La carte reste en pause jusqu’à ce que :
Le dépensier corrige suffisamment de violations pour que le total passe sous le seuil autorisé
Un administrateur intervienne en contournant la mise en pause automatique ou en ajustant la limite
Comment réactiver une carte mise en pause en raison de violations de la politique de conformité des dépenses?
Il y a 3 actions possibles pour réactiver une carte mise en pause. Une fois que les transactions non conformes concernant la carte sont supprimées, la carte est automatiquement réactivée.
Option 1 : Contourner la mise en pause automatique pour une carte spécifique
Un administrateur Float peut exempter manuellement une carte spécifique de la règle de mise en pause automatique définie dans sa Politique de soumission.
Pour contourner la mise en pause automatique :
Allez dans Cartes > Physiques ou virtuelles
Sélectionnez la carte mise en pause
-
Dans les Paramètres de la carte, cliquez sur la politique de soumission actuelle
Cochez la case Contourner la mise en pause automatique pour cette carte
-
Activez l’option Mettre automatiquement cette carte en pause pour violations de la politique
Cliquez sur Confirmer
Si la carte est actuellement en pause et que votre mise à jour fait passer le nombre actuel de violations sous le nouveau seuil ou désactive la mise en pause automatique, la carte est réactivée immédiatement.
Option 2 : Augmenter le seuil constituant une violation
Si vous ne souhaitez pas désactiver complètement la mise en pause automatique, vous pouvez simplement augmenter le nombre de violations autorisées pour cette carte.
Suivez les mêmes étapes que ci-dessus, mais au lieu de désactiver la mise en pause automatique, saisissez un chiffre plus élevé dans le champ « Nombre de violations avant mise en pause ».
Par exemple :
- Si la politique est configurée pour une mise en pause de la carte après 3 violations > Une carte pour laquelle 4 violations ont été contatées sera mise en pause
- Si vous augmentez le seuil à 5 > La même carte sera réactivée, puisque le nombre de violations sera sous ce nouveau seuil
Option 3 : Marquer les transactions comme conformes
Vous pouvez réactiver une carte en marquant la ou les transactions qui lui sont associées comme conformes depuis la page d’exportation des transactions.
Pour ce faire:
Allez dans Comptabilité > Exportation des transactions
-
Utilisez les filtres pour affiner les résultats selon les éléments suivants :
Titulaire de carte
Carte
Conformité : définissez ceci comme « Non conforme à la politique »
-
Sélectionnez la ou les transactions que vous souhaitez mettre à jour
Sélectionnez une seule transaction > sélectionnez le menu kebab en bas dans la section « Conformité » de la barre latérale Modifier les transactions > cliquez sur « Marquer comme conforme »
Sélectionnez en masse plusieurs transactions avec les cases à cocher > cliquez sur « Forcer la conformité »
Et si la carte ne se réactive pas?
Si la carte reste en pause après modification des paramètres, vérifiez les éléments suivants :
Le nouveau seuil a-t-il été sauvegardé et confirmé?
Y a-t-il encore des transactions non conformes non résolues au-dessus de la nouvelle limite?
La mise en pause automatique est-elle encore activée?