La fonction Bill Pay de Float offre une intégration fluide avec QuickBooks. Synchronisez automatiquement les factures et les paiements avec la synchronisation de la comptabilité QBO-Float. Cet aperçu vous guidera à travers le fonctionnement de Bill Pay avec QuickBooks, y compris la façon de lier vos comptes, de synchroniser les fournisseurs et d'exporter les factures et les paiements.
Étape 1 : Se connecter à QBO
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Suivez les étapes décrites dans cet article pour lier QuickBooks à Float. Veuillez noter que vous pouvez faire ceci pour les deux devises, $ CA et $ US.
Étape 2 : Synchroniser les fournisseurs depuis QBO
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Une fois que QuickBooks est lié à Float, tous vos fournisseurs sont automatiquement synchronisés dans Float! Vous pouvez gérer les fournisseurs auxquels vous payez des factures en allant à la page Paiement de factures > Sélectionnez « Gérer les fournisseurs ».
- La devise du fournisseur dans QBO déterminera sa devise dans Float. Seules les factures dans cette devise pourront être payées au fournisseur. Si vous avez besoin de factures de ce fournisseur dans une devise différente, vous devez créer une deuxième version du fournisseur dans QBO en utilisant l’autre devise (p. ex. « AcmeCo - $ US »), et aussi synchroniser les renseignements dans Float.
Étape 3 : Configurer les comptes QBO pour le paiement des factures
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Une fois que QuickBooks est lié et synchronisé avec Float, allez à Settings > Bill Pay.
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À cette étape, vous devez définir ce qui suit pour le $ CA et le $ US, respectivement :
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Sélectionnez dans votre système comptable les comptes de compte créditeurs et vos comptes provisoires qui seront utilisés pour la tenue de dossiers et la réconciliation de fin de mois concernant le paiement des factures avec Float.
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Le compte de comptes créditeurs doit être de type « Comptes créditeurs » (catégorie de compte « Passif ») et être en dollars canadiens (CAD).
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Le compte provisoire doit être de type « Banque » et de sous-type « Chèques ».
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Remarque : Le compte provisoire peut être le même compte utilisé pour les cartes
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- Les codes du GL sont appliqués à chaque facture une fois que vous avez lié vos comptes QBO à la fonctionnalité de paiement des factures.
Étape 4 : Exporter les factures vers QBO
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Une fois qu’une facture est ajoutée dans Float, soumise pour approbation et approuvée (voir : Comprendre le processus d’approbation des factures dans Float), la facture est synchronisée avec QuickBooks en tant que facture impayée, affectant le compte de comptes à payer défini.
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Dans la section « Non réglé » de la fonctionnalité de paiement des factures, l’état de la synchronisation est visible dans la colonne « Synchroniser ».
- La date d’exportation de Float vers QBO sera utilisée comme date de la facture dans QBO.
Étape 5 : Exporter les paiements vers QBO
- Une fois qu’une facture a été payée (autorisée et émise, voir :Autoriser la libération de fonds) depuis Float,la facture se synchronise avec QuickBooks en tant que facture payée, affectant le compte provisoire défini. Le mode de paiement affiché dans QuickBooks pour toutes les factures synchronisées depuis Float est « Chèque ».
- Dans la section « Non réglé » de la fonctionnalité de paiement des factures, l’état de la synchronisation est visible dans la colonne « Synchroniser ».
- Si la facture est marquée comme étant payée dans Float, l’état du paiement n’est pas automatiquement mis à jour dans QBO.
Étape 6 : Terminer la synchronisation et identifier les erreurs
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Si la synchronisation est réussie, l’état actuel de la facture est reflété dans QuickBooks et la colonne de synchronisation affiche un indicateur d’état vert.
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En cas d’erreur, la colonne de synchronisation devient rouge et un message d’erreur est affiché.