Transférer vos dépenses par carte vers Float signifie habituellement fouiller dans de vieux relevés, déterminer quels destinataires ont besoin de leur propre carte, puis créer chacune manuellement. La configuration intelligente des cartes fait ce travail à votre place. Téléversez vos relevés de carte de crédit récents, et Float Intelligence analyse vos dépenses et recommande un ensemble de cartes avec le destinataire, le titulaire de carte, la limite et la devise déjà remplis. Vous révisez la liste, modifiez ce que vous voulez, puis créez les cartes en une seule fois.
Cet article vous guide à travers la configuration complète, du téléversement des relevés jusqu'à la création de vos cartes.
Aperçu du guide
Qui peut utiliser la Configuration intelligente des cartes
- Étape 1 : Ouvrir la Configuration intelligente des cartes
- Étape 2 : Téléverser vos relevés
- Étape 3 : Laisser Float Intelligence analyser vos dépenses
- Étape 4 : Réviser vos cartes recommandées
- Étape 5 : Créer vos cartes
Qui peut utiliser la Configuration intelligente des cartes
Seuls les administrateurs principaux et les administrateurs peuvent lancer la Configuration intelligente des cartes. Si vous êtes gestionnaire ou dépensier, vous ne verrez pas les points d'accès; veuillez donc demander à un administrateur de votre équipe de la lancer.
La configuration intelligente des cartes est offerte aux entités canadiennes. Elle n'est pas encore offerte aux entités domiciliées aux États-Unis.
Avant de commencer
Vous aurez besoin de relevés de carte de crédit récents de votre fournisseur de cartes actuel. Float recommande au moins 3 mois de relevés : plus Float Intelligence peut voir d'historique de dépenses, mieux elle peut distinguer les dépenses récurrentes par destinataire des charges ponctuelles. Les relevés peuvent être des fichiers PDF ou CSV.
Vous n'avez rien d'autre à terminer avant de commencer. L'écran d'introduction affiche une courte liste de vérification d'étapes optionnelles qui améliorent vos recommandations, mais aucune ne vous empêche de démarrer :
- Vérifier votre entreprise : débloque les cartes physiques et les cartes en USD
- Connecter votre intégration comptable : permet à Float d'associer automatiquement des codes GL à chaque carte
- Connecter le SIRH (abonnements Professionnel et Entreprise seulement) : aide Float à identifier automatiquement les titulaires de carte
- Créer des politiques de soumission personnalisées (abonnements Professionnel et Entreprise seulement) : vous permet de préconfigurer des règles d'approbation avant même que vos cartes existent
Vous pouvez ignorer n'importe laquelle de ces étapes et y revenir plus tard. Si vous quittez pour en terminer une, nous affichons un lien pour revenir à votre configuration là où vous l'aviez laissée.
Étape à suivre:
Étape 1 : Ouvrir la Configuration intelligente des cartes
Il y a deux façons d'y accéder :
- À partir de votre Guide de bienvenue dans l'application Web (app.floatfinancial.com), repérez la bannière Configuration intelligente des cartes et sélectionnez Commencer.
- À partir de la page Cartes, ouvrez le menu Créer une carte et sélectionnez Configuration intelligente des cartes.
Les deux mènent au même endroit. Si vous avez déjà commencé une configuration et l'avez quittée en cours de route, le bouton affiche Reprendre et vous ramène à l'étape où vous étiez rendu.
Étape 2 : Téléverser vos relevés
- Glissez vos relevés dans la zone de téléversement, ou sélectionnez-la pour parcourir vos fichiers. Vous pouvez en ajouter plusieurs à la fois.
- Attendez que chaque fichier termine son téléversement. Les fichiers affichent une icône de chargement pendant le téléversement, puis leur taille une fois terminé.
- Si vous avez ajouté le mauvais fichier, survolez-le pour le retirer.
- Sélectionnez un PDF pour le prévisualiser dans un panneau latéral, afin de confirmer que vous avez téléversé le bon relevé avant l'analyse.
- Notez que les fichiers CSV n'ont pas d'option de prévisualisation.
- Une fois que tous les fichiers ont été téléversés sans erreur, sélectionnez Continuer.
Le bouton Continuer demeure désactivé tant que tous vos fichiers n'ont pas terminé de se téléverser avec succès.
Étape 3 : Laisser Float Intelligence analyser vos dépenses
Float Intelligence lit vos relevés, en extrait les opérations et détermine quels destinataires méritent leur propre carte. L'écran vous guide à travers chaque étape au fur et à mesure.
Cela peut prendre plusieurs minutes, selon le nombre de relevés téléversés et le volume d'activité qu'ils contiennent.
Vous n'avez pas à rester à regarder. Fermez l'écran, et l'analyse continue de s'exécuter. Vous recevrez une notification avec un bouton Reprendre lorsque vos recommandations seront prêtes, et la bannière de la Configuration intelligente des cartes dans votre Guide de bienvenue affichera Reprendre. Fermer l'onglet du navigateur ou recharger la page n'arrêtera pas non plus l'analyse.
Si vous restez sur l'écran, Float vous amène directement à vos recommandations une fois l'analyse terminée.
Étape 4 : Réviser vos cartes recommandées
C'est l'étape la plus importante. Rien n'est créé tant que vous ne l'avez pas confirmé, et rien n'est sélectionné à votre place.
Vos résultats sont répartis dans deux tableaux :
- Dépenses récurrentes : les destinataires que Float Intelligence a détectés comme vous facturant régulièrement. Ce sont les cartes recommandées.
- Autres dépenses : les charges ponctuelles qui n'ont pas formé de tendance. Vous pouvez aussi transformer n'importe laquelle d'entre elles en carte.
Sélectionnez les cartes voulues à l'aide des cases à cocher, ou sélectionnez-les toutes. Au fur et à mesure de vos sélections, le pied de page affiche un total cumulatif des limites auxquelles vous vous engagez et du nombre de cartes que vous êtes sur le point de créer. Vous ne pouvez pas continuer si rien n'est sélectionné.
Pour voir pourquoi une carte a été recommandée, ouvrez-la et consultez le raisonnement de Float Intelligence pour cette carte. Vous pouvez aussi ouvrir les opérations derrière n'importe quelle recommandation pour voir les charges réelles dont elle provient.
Modifier une carte
Sélectionnez une rangée pour ouvrir ses détails, où vous pouvez modifier le nom de la carte, le titulaire de la carte, le type de carte (virtuelle ou physique), la devise, les limites ainsi que, selon votre abonnement, sa politique de conformité des dépenses, son code GL et ses catégories de commerçants.
Quelques points à connaître ici :
- Les titulaires de carte que Float Intelligence a déduits de vos relevés sont affichés comme suggestions. Vérifiez-les avant de créer les cartes.
- Si le bon titulaire de carte n'est pas encore dans votre équipe, vous pouvez créer un nouvel utilisateur sans quitter les détails de la carte.
- Si votre entreprise utilise des politiques de conformité des dépenses, la politique d'une carte limite les codes GL qu'elle peut utiliser. La politique Par défaut ne les restreint pas.
- Vous pouvez aussi créer une carte de toutes pièces ici si Float Intelligence a manqué un destinataire dont vous savez avoir besoin.
Modifier plusieurs cartes à la fois
Sélectionnez deux cartes ou plus, et une barre de modification groupée apparaît, indiquant combien de cartes vous avez sélectionnées. À partir de là, vous pouvez définir le titulaire de carte, le type de carte et la devise pour toutes ces cartes en même temps, ainsi que la politique de conformité des dépenses et la catégorie de commerçant sur les abonnements Professionnel et Entreprise, ou le code GL sur l'abonnement Essentiel.
Les modifications groupées s'appliquent aux deux tableaux. Le nombre affiché sur le bouton Appliquer correspond exactement à ce qui sera modifié.
Cartes en USD et vérification
Les cartes en USD comportent deux exigences :
- Votre entreprise doit être vérifiée. Tant qu'elle ne l'est pas, aucune carte en USD ne peut être créée.
- Le titulaire de carte doit avoir complété la vérification d'identité. L'option USD n'est pas offerte aux personnes qui ne l'ont pas fait.
Si vous réattribuez une carte en USD à une personne qui n'est pas vérifiée, la carte revient automatiquement en CAD. Les utilisateurs que vous créez pendant la configuration commencent non vérifiés, donc l'option USD ne leur sera pas offerte tant qu'ils n'auront pas complété leur vérification.
Étape 5 : Créer vos cartes
Lorsque votre liste vous convient, sélectionnez le bouton pour créer les cartes sélectionnées. Float affiche un compteur en temps réel à mesure que chacune est créée.
Vous pouvez fermer cet écran et poursuivre autre chose pendant que vos cartes continuent d'être créées; vous recevrez une notification une fois terminé.
Une fois créées, Float vous indique quoi faire ensuite :
- Connecter un compte bancaire (ou ajouter des fonds, si vous en avez déjà connecté un) pour donner du pouvoir de dépense à vos nouvelles cartes
- Afficher les cartes pour les voir sur votre page Cartes
- Retourner aux recommandations de cartes pour en créer d'autres à partir de la même analyse
- Amorcer une nouvelle analyse pour téléverser un autre ensemble de relevés
Si la création de certaines cartes échoue, Float vous indique lesquelles et vous permet de réessayer. Les cartes créées avec succès ne sont jamais créées deux fois. Les cartes qui ont échoué restent dans votre liste de recommandations.
Foire aux questions (FAQ)
Puis-je quitter en cours de route et revenir plus tard?
Que se passe-t-il si l'analyse ne trouve rien?
Pourquoi ne puis-je pas sélectionner USD pour une carte?
Puis-je utiliser la Configuration intelligente des cartes plus d'une fois?
Qu'arrive-t-il aux cartes que je n'ai pas créées?
Puis-je encore créer des cartes de la façon habituelle?
Un problème est survenu pendant l'analyse. Que faire maintenant?
Puis-je quitter en cours de route et revenir plus tard?
Oui. À partir de l'étape de téléversement, Float conserve vos relevés téléversés, vos sélections et toute modification apportée aux cartes individuelles. Revenez à l'aide du bouton Reprendre sur la bannière de votre Guide de bienvenue, ou à partir de la page Cartes, et vous arriverez à l'étape où vous étiez rendu.
Que se passe-t-il si l'analyse ne trouve rien?
Vous arriverez sur une liste de recommandations vide, avec l'option d'ajouter d'autres relevés. Cela signifie habituellement que les relevés téléversés ne contenaient pas de données d'opérations lisibles (par exemple, une page sommaire plutôt qu'un relevé complet). Ajoutez d'autres relevés, ou recommencez la configuration avec un ensemble différent.
Pourquoi ne puis-je pas sélectionner USD pour une carte?
Soit votre entreprise n'est pas encore vérifiée, soit le titulaire de carte n'a pas complété la vérification d'identité. La vérification de l'entreprise conditionne l'accès aux cartes en USD dans leur ensemble; la vérification du titulaire conditionne l'accès à l'USD pour cette personne en particulier. Voir Étapes pour vérifier votre entreprise sur Float.
Puis-je utiliser la Configuration intelligente des cartes plus d'une fois?
Oui. Sélectionnez Amorcer une nouvelle analyse pour téléverser un nouvel ensemble de relevés. Recommencer efface vos recommandations actuelles, donc Float vous demande de confirmer avant de le faire. Si vous avez des cartes que vous n'avez pas encore créées, créez-les d'abord.
Qu'arrive-t-il aux cartes que je n'ai pas créées?
Elles restent dans vos recommandations. Vous pouvez revenir dans la Configuration intelligente des cartes et les créer plus tard, tant que vous n'avez pas amorcé une nouvelle analyse.
Puis-je encore créer des cartes de la façon habituelle?
Oui. La configuration intelligente des cartes s'ajoute à cette méthode, elle ne la remplace pas. Vous pouvez créer des cartes une à la fois à partir de la page Cartes en tout temps — voir Créer des cartes Float en tant qu'administrateur (virtuelles et physiques).
Un problème est survenu pendant l'analyse. Que faire maintenant?
Sélectionnez Réessayer pour relancer l'analyse. Fermer l'écran n'annule pas votre configuration; elle reprendra au même point à votre retour. Si le problème persiste, contactez-nous à support@floatfinancial.com.