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FAQ sur le processus de paiement de factures

  • Mise à jour

Cet article couvre les questions courantes sur le processus de paiement de factures de Float, du téléversement d'une facture brouillon à la planification d'une facture pour paiement.

 

Foire aux questions

Comment devrais-je gérer plusieurs factures distinctes se trouvant dans le même document de facture?

Pourquoi est-ce que j'obtiens une erreur en téléversant un document de facture dans Float?

Pourquoi le bouton « Obtenir l'approbation » est-il grisé? Pourquoi ne puis-je pas soumettre la facture pour approbation?

Pourquoi le filtre de date ne montre-t-il pas les factures de la période sélectionnée?

Pourquoi les factures transférées par courriel à notre adresse courriel de transfert de factures ne créent-elles pas de factures brouillon dans Float?

Puis-je modifier une facture après qu'elle a été approuvée?

 

Comment devrais-je gérer plusieurs factures distinctes se trouvant dans le même document de facture?

Vous avez quelques options selon la façon dont vous souhaitez payer :

  1. Créer des factures distinctes : si chaque facture doit être payée individuellement, téléversez ou transférez la facture une fois, puis créez plusieurs factures dans Float et joignez le même document à chacune.
  2. Utiliser des éléments de ligne : si vous souhaitez effectuer un seul paiement, créez une seule facture et utilisez des éléments de ligne distincts pour représenter chaque sous-facture ou section de la facture.
  3. Diviser le document (optionnel) : vous pouvez également utiliser un éditeur PDF pour diviser le document en fichiers distincts avant de les téléverser dans Float, chacun comme facture brouillon individuelle.

 

Pourquoi est-ce que j'obtiens une erreur en téléversant un document de facture dans Float?

Lors du téléversement d'un document de facture dans le paiement de factures Float, dans l'onglet Brouillons, vous pourriez voir une erreur comme « Une erreur est survenue. Il y a eu un problème avec cette action ».

Cela survient habituellement lorsque le document contient des scripts intégrés ou du contenu actif. Float ne permet pas le téléversement de fichiers avec des scripts intégrés, car ils présentent un risque de sécurité.

Pour corriger cela :

  • Retirez les scripts intégrés du document (si possible, ou si vous avez Adobe Pro, qui permet cela)
  • Sauvegardez le document dans un type de fichier ou une image différente (les types de fichiers pris en charge sont : PDF, PNG et JPG)
  • Téléversez de nouveau le document de facture dans Float :
    1. Connectez-vous à votre compte Float à login.floatcard.com
    2. Accédez à Paiement de factures > Brouillons
    3. Sélectionnez Nouvelles factures > glissez-déposez le fichier de facture, ou téléversez-le depuis votre appareil

Pour plus de méthodes de téléversement, consultez : Téléversement, transfert par courriel et importation de factures vers Float

 

Pourquoi le bouton « Obtenir l'approbation » est-il grisé? Pourquoi ne puis-je pas soumettre la facture pour approbation?

Le bouton « Obtenir l'approbation » sera grisé si la facture n'est pas prête à être envoyée pour approbation. Si vous survolez le bouton grisé « Obtenir l'approbation » avec votre souris,

Motifs courants :

  • « Terminez la configuration du paiement de factures dans les Paramètres pour soumettre votre première facture pour approbation et paiement. »
  • « Avertissement de facture en double »
    • Si une facture avec le même numéro de facture existe déjà, la ROC intelligente de Float la signalera pour révision. Il n'est pas possible d'avoir plusieurs factures avec le même numéro de facture, alors vous pouvez comparer les nouvelles et les anciennes factures avant de soumettre pour approbation.
    • Pour résoudre :
      • Vous devrez vous assurer que la facture brouillon a un numéro de facture unique qui ne correspond à aucune facture précédemment approuvée
      • Vous pouvez ajouter un suffixe comme « -1 » au numéro de facture, c.-à-d. « INV-1234-1 », et le bouton « Obtenir l'approbation » sera cliquable par la suite
  • « Révisez le formulaire ci-dessous et corrigez toute erreur avant de continuer. »
    • Vous ne pourrez pas soumettre une facture brouillon pour approbation si la facture brouillon présente l'une des erreurs suivantes :
      • Fournisseur manquant
      • Détails de paiement du fournisseur manquants
      • Les éléments de ligne ne totalisent pas
    • Assurez-vous que toutes les erreurs sont corrigées sur la facture brouillon, et le bouton « Obtenir l'approbation » deviendra bleu pour continuer

 

Pourquoi le filtre de date ne montre-t-il pas les factures de la période sélectionnée?

Le filtre de date du paiement de factures affiche les factures selon leur date de création. Pour les factures impayées importées et synchronisées depuis votre système comptable, le filtre utilise plutôt la date d'importation.

Si une facture n'apparaît pas dans votre plage sélectionnée, son horodatage de création ou d'importation pourrait se situer à l'extérieur des dates que vous avez sélectionnées.

Pour vérifier les dates de création et d'importation d'une facture, survolez l'icône dans la colonne Source de la facture avec votre souris.

 

Pourquoi les factures transférées par courriel à notre adresse courriel de transfert de factures ne créent-elles pas de factures brouillon dans Float?

Lorsque vous ou vos fournisseurs transférez des factures à l'adresse courriel unique de transfert de factures de votre entreprise, une facture brouillon sera automatiquement créée dans l'onglet Brouillons de la page Paiement de factures.

Seuls les documents ajoutés en pièces jointes au courriel créeront des factures brouillon dans Float. Les factures dans le corps du courriel ne créeront pas de facture brouillon dans Float.

Pour en savoir plus, consultez : Téléversement, transfert par courriel et importation de factures vers Float

 

Puis-je modifier une facture après qu'elle a été approuvée?

Oui. Certains champs peuvent encore être modifiés après qu'une facture a été approuvée, et avant qu'elle soit planifiée pour paiement (c.-à-d. seulement lorsqu'elle est dans l'onglet Non réglées). Cela ne s'applique qu'aux factures créées dans Float, et non aux factures importées depuis votre synchronisation comptable.

Champs pouvant être modifiés :

  • Mémo
  • Description
  • Codes GL
  • Étiquettes et champs personnalisés

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