Float utilise des politiques d'approbation pour s'assurer que les factures sont révisées par les bonnes personnes avant que tout paiement soit effectué. Cela garde votre processus de comptes fournisseurs sécuritaire et conforme.
Aperçu du guide
Qu’est-ce qu’une politique d’approbation?
Étapes d’approbation des factures dans Float
Comment approuver ou refuser une demande de facture
Comment les approbateurs sont-ils informés?
Qu'est-ce qu'une politique d'approbation?
Lorsqu'une facture est soumise pour approbation, Float l'achemine vers les approbateurs définis dans la politique d'approbation sélectionnée. Chaque politique peut avoir plusieurs niveaux d'approbation, déclenchés selon le montant de la facture.
Vous pouvez :
- Appliquer une politique d'approbation par défaut à toutes les factures.
- Choisir une politique précise par facture.
- Créer des politiques distinctes pour différentes équipes ou différents types de dépenses (abonnements Professionnel et Entreprise seulement).
Pour en savoir plus, consultez : Configurer et modifier les politiques d'approbation de paiement de factures.
Étapes d'approbation des factures dans Float
Le processus d'approbation des factures dans Float est conçu pour garantir que toutes les dépenses sont révisées et approuvées par les membres d'équipe appropriés avant le paiement. Voici un aperçu du fonctionnement du processus :
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Brouillon :
- Une facture est téléversée dans Float et sauvegardée dans l'onglet « Brouillons ».
- Les détails de la facture peuvent être révisés, et les détails nécessaires ajoutés.
- La facture peut être soumise pour approbation depuis ici.
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Approbations :
- Une fois une facture soumise pour approbation, elle est déplacée vers l'onglet « Approbations ».
- L'approbateur sera informé, et pourra approuver ou refuser la demande.
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Non réglées :
- Une fois une facture approuvée, elle se déplacera vers l'onglet « Non réglées ».
- Certains champs des factures créées dans Float peuvent encore être modifiés depuis cet onglet. Modifications possibles :
- Mémo
- Description
- Codes GL
- Étiquettes et champs personnalisés
- Elle peut être marquée comme payée
- Elle peut être planifiée pour paiement
Comment approuver ou refuser une demande de facture
Approuver ou refuser une demande de facture dans Float est simple. Suivez ces étapes pour gérer efficacement vos approbations de facture :
- Connectez-vous à Float et accédez à Paiement de factures > sélectionnez l'en-tête « Approbations »
- Sélectionnez une facture qui nécessite votre approbation > révisez les détails de la facture au besoin
- Sélectionnez le bouton « Approuver » ou « Refuser »
Si elle est approuvée, la facture se déplace vers l'onglet « Non réglées », et est prête à être planifiée pour paiement. Si elle est refusée, la facture retourne à « Brouillons », et le demandeur recevra une notification.
Pour en savoir plus, consultez : Approuver ou refuser une demande de paiement.
Comment les approbateurs sont-ils informés?
Float envoie des notifications en temps réel par courriel ou Slack lorsqu'une facture nécessite une approbation. Voici comment fonctionne le système de notification :
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Notifications par courriel :
- Lorsqu'une facture est soumise pour approbation, les approbateurs recevront une notification par courriel.
- Le courriel contiendra un lien dirigeant l'approbateur vers la facture précise sur la page Paiement de factures.
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Notifications Slack :
- Si votre organisation utilise l'intégration Slack avec Float, les approbateurs recevront des notifications par Slack.
- La notification contiendra un lien dirigeant l'approbateur vers la facture précise sur la page Paiement de factures.
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Mises à jour en temps réel :
- Les notifications sont envoyées en temps réel, garantissant que les approbateurs sont rapidement informés des factures en attente, ce qui aide à accélérer le processus d'approbation.
Pour en savoir plus, consultez : Configurer les notifications d'approbation de paiement de factures..