Comprendre le processus d’approbation des factures dans Float

Le système de paiement de factures de Float offre un processus simplifié pour approuver ou refuser les demandes de factures, garantissant ainsi une gestion financière efficace et conforme. Ce guide explique comment fonctionne le processus d’approbation des factures, comment approuver ou refuser une demande de facture et comment fonctionnent les notifications d’approbation de factures.

Comment fonctionne le processus d’approbation des factures

Dans Float, le processus d’approbation des factures est conçu pour s’assurer que toutes les dépenses sont examinées et approuvées par les membres d’équipe appropriés avant paiement. Voici un aperçu du fonctionnement du processus :

1. Soumission de la facture :
   • Une facture est téléversée dans Float et enregistrée dans l’onglet « Brouillons ». Les renseignements de la facture sont examinés et les informations nécessaires sont ajoutées.
2. Demande d’approbation :
   • La facture est soumise pour approbation en appuyant sur le bouton « Demander une approbation ». Cette action entraîne le déplacement de la facture dans l’onglet « Approbations » et déclenche l’envoi de notifications aux personnes chargées de l’approbation désignées.
3. Examen de la part des personnes chargées de l’approbation :
   • Les personnes chargées de l’approbation reçoivent une notification et accèdent à l’onglet « Approbations » pour examiner les renseignements sur la facture. Elles vérifient les renseignements, s’assurant qu’ils respectent les politiques et les exigences de l’entreprise.
4. Approbation et refus :
   • Les personnes chargées de l’approbation peuvent soit approuver la facture, entraînant son déplacement vers la section « Non réglé » pour la programmation du paiement, soit refuser la facture, entraînant son déplacement vers l’onglet « Brouillons », pour y apporter des corrections.
     
     

Comment approuver ou refuser une demande de facture

Approuver ou refuser une demande de facture dans Float est simple. Suivez ces étapes pour gérer efficacement vos approbations de factures :

1. Connectez-vous à Float :
   • Accédez à votre compte Float et allez dans la section « Paiement de factures ».
2. Allez à l’onglet « Approbations » :
   • Cliquez sur l’onglet « Approbations » pour voir les factures en attente de votre approbation.
3. Examen des renseignements sur la facture :
   • Cliquez sur une facture pour en voir les renseignements. Examinez les renseignements fournis, y compris le fournisseur, le montant, la catégorisation et tout document joint.
4. Approuver ou refuser la facture :
   • Pour approuver la facture, cliquez sur le bouton « Approuver ». Cette action entraînera le déplacement de la facture vers la section « Non réglé », où elle attendra la programmation du paiement.
   • Pour refuser la facture, cliquez sur bouton « Refuser ». 
5. Enregistrement de votre décision :
   • Après avoir approuvé ou refusé la facture, enregistrez votre décision pour mettre à jour l’état de la facture dans le système.

Remarque : Pour désigner un utilisateur en tant que personne chargée de l’approbation, un administrateur peut suivre les étapes suivantes :

1. Allez dans la section « Paramètres » dans Float.
2. Sélectionnez « Processus d’approbation » et cliquez sur l’onglet « Approbation des factures ». 
3. Désignez ensuite l’utilisateur approprié en tant que « Personne chargée de l’approbation » et sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez avertir de l’existence de nouvelles factures dans votre Processus d’approbation par défaut. Si votre entreprise a un abonnement Pro ou un compte Entreprise, vous pouvez créer plusieurs processus d’approbation.

Les personnes chargées de l’approbation ayant le rôle d’Administrateur peuvent voir toutes les factures, même si elles sont assignées à un autre utilisateur pour approbation. Bien qu’elles ne puissent pas approuver des factures qui ne leur sont pas assignées, elles peuvent renvoyer ces factures vers l’onglet « Brouillons » pour examen ou correction supplémentaire.

Les personnes chargées de l’approbation ayant le rôle de « Gestionnaire » peuvent uniquement voir les factures qui leur sont assignées pour approbation.

Notification d’approbation de facture

Float s’assure que les personnes chargées de l’approbation sont rapidement informées lorsqu’une facture nécessite leur attention. Voici comment fonctionne le système de notification :

1. Notifications par courriel :
   • Lorsque qu’une facture est soumise pour approbation, les personnes chargées de l’approbation reçoivent une notification par courriel. Le courriel contient un lien qui dirige la personne chargée de l’approbation vers une facture spécifique dans la section « Paiement de factures » de Float.
2. Notifications via Slack :
   • Si votre organisation utilise l’intégration Slack avec Float, les personnes chargées de l’approbation reçoivent les notifications via Slack. Le courriel contient un lien qui dirige la personne chargée de l’approbation vers une facture spécifique dans la section « Paiement de factures » de Float.
3. Mises à jour en temps réel :
   • Les notifications sont envoyées en temps réel, garantissant que les personnes chargées de l’approbation sont rapidement informées des factures en attente, ce qui aide à accélérer le processus d’approbation.
     
     

Comment configurer les notications d’approbation de la fonctionnalité de paiement de factures

Assurer que les personnes chargées de l’approbation et les utilisateurs soient rapidement informés des nouvelles factures nécessitant une approbation est essentiel pour maintenir un flux de travail efficace. Par défaut, Float envoie des notifications par courriel et, si l’intégration Slack est activée, des notifications sont également envoyées via Slack. Voici comment fonctionne le système de notification :

1. Notifications par courriel :
   • Les personnes chargées de l’approbation et les utilisateurs notifiés reçoivent un courriel chaque fois qu’une facture nécessite leur attention. Chaque courriel contient un bouton « Voir la facture dans Float ». En cliquant sur ce bouton, l’utilisateur est redirigé vers la facture dans Float pour l’examen et définir l’action à réaliser.
2. Notifications via Slack :
   • Si votre organisation utilise l’intégration Slack avec Float, les personnes chargées de l’approbation reçoivent les notifications via Slack. Comme les notifications par courriel, les messages via Slack comprennent un bouton « Voir la facture dans Float », qui dirige l’utilisateur vers la facture dans Float pour réaliser immédiatement une action.

Ces notifications garantissent que toutes les personnes chargées de l’approbation et les utilisateurs concernés soient rapidement informés des factures nécessitant leur attention, leur permettant ainsi d’agir rapidement et de maintenir le processus d’approbation fluide.

Le processus d’approbation des factures dans Float assure des actions rapides, permet le maintien de la précision des dossiers financiers et garantit la conformité avec les politiques de votre organisation.