Float utilise des politiques d’approbation pour s’assurer que les factures sont examinées par les bonnes personnes avant tout paiement. Cela garantit la sécurité et la conformité de votre processus de comptes créditeurs.
Guide - Présentation générale
Qu’est-ce qu’une politique d’approbation?
Étapes d’approbation des factures dans Float
Comment approuver ou refuser une demande de facture
Comment les approbateurs sont-ils informés?
Qu’est-ce qu’une politique d’approbation?
Lorsqu’une facture est soumise pour approbation, Float la transmet aux approbateurs désignés dans la politique d’approbation sélectionnée. Chaque politique peut comporter plusieurs niveaux d’approbation, déterminés en fonction du montant de la facture.
Vous pouvez :
- Appliquer une politique d’approbation par défaut à toutes les factures.
- Choisissez une politique particulière pour chaque facture.
- Créez des politiques distinctes pour différentes équipes ou différents types de dépenses (forfaits Professional & Enterprise seulement).
Pour plus d’informations, voir : Configuration et modification des politiques d’approbation des paiements de factures.
Étapes d’approbation des factures dans Float
Dans Float, le processus d’approbation des factures est conçu pour s’assurer que toutes les dépenses sont examinées et approuvées par les membres d’équipe appropriés avant paiement. Voici un aperçu du fonctionnement du processus :
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Brouillon :
- Une facture est téléversée sur Float et sauvegardée dans l’onglet « Brouillons ».
- Les détails de la facture peuvent être vérifiés et les informations nécessaires ajoutées.
- La facture peut être soumise pour approbation depuis cette page.
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Approbations:
- Une fois une facture soumise pour approbation, celle-ci est déplacée vers l’onglet « Approbations ».
- L’approbateur sera averti et pourra approuver ou refuser la demande.
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Impayée :
- Une fois qu’une facture a été approuvée, elle est déplacée vers l’onglet « Impayée ».
- Elle peut ensuite être marquée comme payée ou programmée pour paiement.
Comment approuver ou refuser une demande de facture
Approuver ou refuser une demande de facture dans Float est simple. Suivez ces étapes pour gérer efficacement vos approbations de factures :
- Connectez-vous à Float et accédez à Paiement de factures > Sélectionnez l’en-tête « Approbations »
- Sélectionnez une facture qui nécessite votre approbation > Vérifiez les détails de la facture si nécessaire
- Sélectionnez le bouton « Approuver » ou « Refuser »
Si elle est approuvée, la facture est déplacée vers l’onglet « Impayée » et peut être programmée pour paiement.
Si elle est refusée, la facture retourne dans « Brouillons » et le demandeur reçoit une notification.
Pour plus d’informations, voir : Comment approuver ou refuser une demande de paiement de facture.
Comment les approbateurs sont-ils informés?
Float envoie des notifications en temps réel par courriel ou Slack lorsqu’une facture doit être approuvée. Voici comment fonctionne le système de notification :
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Notifications par courriel :
- Lorsque qu’une facture est soumise pour approbation, les personnes chargées de l’approbation reçoivent une notification par courriel.
- Le courriel contient un lien qui redirige l’approbateur vers la facture concernée sur la page Paiement de factures.
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Notifications via Slack :
- Si votre organisation utilise l’intégration Slack avec Float, les personnes chargées de l’approbation reçoivent les notifications via Slack.
- La notification comportera un lien qui redirigera l’approbateur vers la facture concernée sur la page Paiement des factures.
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Mises à jour en temps réel :
- Les notifications sont envoyées en temps réel, garantissant que les personnes chargées de l’approbation sont rapidement informées des factures en attente, ce qui aide à accélérer le processus d’approbation.
Pour plus d’informations, voir : Configuration des notifications d’approbation des paiements de factures.