En plus de créer des factures en téléversant manuellement des factures ou en les transférant par courriel, vous pouvez importer dans la fonctionnalité de paiement de factures Float des factures existantes dans votre système comptable associé. Les factures non réglées se synchronisent automatiquement chaque jour et peuvent également être synchronisées à la demande.
L’importation des factures depuis QuickBooks ou Xero vous permet d’utiliser votre flux de travail existant de gestion des factures de votre compte provisoire, d’effectuer rapidement les paiements après l’importation et de réduire les erreurs d’exportation des factures en aval en codant d’abord les factures dans votre système comptable, garantissant ainsi la conformité avec les règles de ce système.
Pour connecter votre système comptable à la fonctionnalité de paiement de factures Float, consultez :
Fonctionnalité de paiement de factures et QuickBooks Online
Fonctionnalité de paiement de factures et Xero
Importation des factures non réglées depuis votre système comptable
Une fois activée, Float importe automatiquement et à la demande les factures non réglées depuis votre système comptable. Les factures ne seront pas dupliquées, si une facture est déjà associée à un remboursement ou a été importée précédemment dans la fonctionnalité de paiement de factures, elle n’est pas importée de nouveau.
Importation automatique des factures
Float synchronise automatiquement les factures non réglées de QBO ou Xero une fois par jour.
- Connectez-vous à Float en tant qu’administrateur et allez dans Paiement de factures > Paramètres.
- Activez « Importer les factures non réglées de QuickBooks Online » ou « Importer les factures non réglées de Xero »
Une fois connecté, Float récupère automatiquement les factures non réglées une fois par jour. Vous pouvez les trouver dans l’onglet Non réglées de la page Paiement de factures.
Importation des factures à la demande
Si vous avez créé ou modifié une facture dans votre système comptable associé et souhaitez la payer immédiatement depuis Float, vous pouvez lancer une importation à la demande.
- Connectez-vous à Float en tant qu’administrateur et allez dans Paiement de factures
- Dans la vignette récapitulative « Factures à régler », cliquez sur « Importer les factures non réglées »
Après l’importation, vous pouvez examiner les factures dans l’onglet Non réglées, vérifier les coordonnées de paiement du fournisseur si nécessaire et planifier les paiements en ajoutant une date de paiement.
Travailler avec des factures importées
Les factures importées peuvent être payées par l’intermédiaire de Float ou marquées comme payées si vous effectuez le paiement de manière externe. Les factures importées ne peuvent pas être modifiées dans Float (mais les modifications sont facilement synchronisées) et elles ne peuvent pas être déplacées vers la section « Brouillon ».
Modification des factures importées
Si vous devez apporter des modifications à une facture importée, elles doivent être effectuées dans le système d’origine, puis synchronisées avec Float. Une facture importée dispose d’un lien direct vers votre système comptable pour rendre ce processus simple :
- Repérez la facture dans Paiement de factures > Non réglé, et cliquez pour l’ouvrir
- Cliquez sur « Voir la facture dans QuickBooks Online (QBO) » ou « Voir la facture dans Xero » pour être directement redirigé vers la vue de modification de la facture dans votre système comptable
- Effectuez les modifications nécessaires dans QBO ou Xero
- Pour synchroniser les modifications dans Float, cliquez sur « Importer les factures non réglées » dans la vignette récapitulative « Factures ouvertes », depuis la page Paiement de factures
Paiement des factures importées
Planifiez les paiements pour les factures importées de la même manière que pour une facture créée directement dans Float. Voir :
Comment programmer et annuler le paiement d’une facture
Autoriser la libération de fonds
Une fois le paiement terminé, Float met automatiquement à jour votre logiciel comptable pour refléter l’état du paiement.