Les processus d’approbation permettent de définir le processus d’approbation des factures. Avec ces politiques en place, les factures soumises pour approbation sont dirigées vers une ou plusieurs personnes chargées de l’approbation, conformément au flux de travail configuré. Les étapes d’approbation peuvent être conditionnelles, en fonction du montant de la facture. Si plusieurs politiques d’approbation sont configurées et disponibles, une politique en particulier peut être sélectionnée au moment de la soumission de la facture.
Les factures impayées importées depuis votre logiciel de comptabilité n’ont pas besoin d’être approuvées et sont synchronisées dans l’onglet « Impayée », prêtes à être programmées pour paiement. Voir : Importation des factures impayées depuis votre logiciel de comptabilité connecté.
Remarque : Plusieurs processus d’approbation sont disponibles pour les clients ayant souscrit aux abonnements Professionnel et Entreprise de Float. L’abonnement Essentiel propose une politique d’approbation par défaut modifiable. Pour passer à l’abonnement Professionnel de Float, contactez-nous en soumettant une demande depuishelp.floatfinancial.com! Vous pourrez trouver plus de renseignements ici.
Guide - Présentation générale
Processus d’approbation par défaut
Créer une politique personnalisée d’approbation des paiements de factures
Modifier un processus d’approbation de factures
Choisir une politique d’approbation pour une facture à l’état de « brouillon »
Processus d’approbation par défaut
Un processus d’approbation par défaut est automatiquement appliqué et il peut être modifié. Il s’agira de la seule processus d’approbation disponible pour les clients ayant souscrit à l’abonnement Essentiel.
Pour modifier la politique d’approbation par défaut :
- Accédez à Paramètres > Politiques d’approbation
- Approbation des factures > Sélectionnez « Modifier » pour la politique d’approbation par défaut > Apportez vos modifications
- Sauvegardez les modifications
Créer une politique personnalisée d’approbation des paiements de factures
Les politiques d'approbation sont en vigueur dans les paramètres de votre compte. La création de nouvelles politiques d’approbation n’est pas disponible pour les clients ayant l’abonnement Essentiels. Pour créer une nouvelle politique d'approbation:
- Accédez à Paramètres > Politiques d’approbation > Approbation des factures
- Cliquez sur »Ajouter une politique d'approbation» dans le coin supérieur droit de la page
- Donnez un nom à la politique (p. ex. Dépenses marketing, Dépenses TI, etc.) Ce nom permet d’identifier le processus lors de la sélection d’un processus d’approbation pour une facture.
- Ajout de niveaux d’approbation :
- La première étape de l’approbation s’applique par défaut aux factures dont le montant est supérieur à 0 $. Les étapes suivantes peuvent être appliquées ou non en fonction du montant de la facture.
- Pour ajouter une étape, cliquez sur « Ajouter un niveau » et, éventuellement, définissez le montant seuil concernant les factures pour ce niveau.
- Sélectionnez une ou plusieurs personnes chargées de l’approbation pour cette étape
- Seuls des approbateurs individuels peuvent être choisis pour le processus d’approbation de factures (les groupes chargés de l’approbation ne sont pas encore pris en charge).
- Seuls les utilisateurs ayant un rôle de gestionnaire, de commis aux comptes fournisseurs, d’administrateur ou d’administrateur principal peuvent être sélectionnés comme approbateurs dans Politiques d’approbation des paiements de factures.
- Cliquez sur « Sauvegarder » à gauche.
- Votre politique est créée et disponible pour être sélectionnée lors du processus d’approbation d’une facture.
Modifier un processus d’approbation de factures
- Allez dans Paramètres > Politiques d’approbation > Approbation des factures
- Cliquez sur « Modifier » concernant le processus d’approbation que vous souhaitez modifier
- Modifier le nom ou la description de la politique
- Ajout de niveaux d’approbation :
- La première étape d’approbation s’applique par défaut aux factures dont le montant est supérieur à 0 $. Les étapes suivantes peuvent être appliquées ou non en fonction du montant de la facture
- Pour ajouter une étape, cliquez sur « Ajouter un niveau » et, éventuellement, définissez le montant seuil concernant les factures pour ce niveau.
- Sélectionnez une ou plusieurs personnes chargées de l’approbation pour cette étape
- Seuls des approbateurs individuels peuvent être choisis pour le processus d’approbation de factures (les groupes chargés de l’approbation ne sont pas encore pris en charge)
- Seuls les utilisateurs ayant un rôle de gestionnaire, de commis aux comptes fournisseurs, d’administrateur ou d’administrateur principal peuvent être sélectionnés comme approbateurs dans Politiques d’approbation des paiements de factures.
- Cliquez sur « Sauvegarder » pour enregistrer vos modifications
La politique d’approbation mise à jour s'appliquera à toute nouvelle approbation de facture. Cette nouvelle politique d’approbation n’est pas appliquée aux factures qui ont été créées avant la ou les modifications.
Choisir une politique d’approbation pour une facture à l’état de « brouillon »
- Rendez-vous sur la page Paiement de factures > Dans la vue « Brouillon », téléversez une nouvelle facture ou sélectionnez un brouillon de facture existant
- Sous l’en-tête « Politique d’approbation », sélectionnez une politique dans le menu déroulant
- Vérifiez les détails de la facture > Sélectionnez le bouton « Obtenir l’approbation » lorsque vous êtes prêt
À noter : Les clients ayant souscrit au forfait Essentiels n’auront pas la possibilité de choisir une autre politique d’approbation. Seule la politique par défaut peut être sélectionnée.
Approbations automatiques
Les approbations automatiques ont lieu lorsqu’une demande de facture est soumise et qu’elle est automatiquement approuvée sans intervention d’un autre utilisateur.
Une demande de paiement de facture sera automatiquement approuvée si :
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La personne qui soumet la facture est également l’approbateur désigné
Si la personne qui soumet la facture est répertoriée comme approbateur dans la politique, la demande sera automatiquement approuvée sans qu’aucune autre action ne soit nécessaire.