Bienvenue chez Float!
Si vous êtes ici, vous avez déjà inscrit votre entreprise sur Float et terminé le processus de vérification de l’entreprise et des utilisateurs. Si vous ne l'avez pas encore fait, rendez-vous sur welcome.floatfinancial.com pour vous inscrire, et renseignez-vous sur le processus d’inscription et de vérification ici.
En tant qu’administrateur Float, vous disposez d’un accès total pour configurer votre compte Float et vous assurer que votre équipe est prête à démarrer. Ce guide vous accompagne à travers les étapes principales à suivre pour démarrer, de la configuration de vos comptes bancaires associés à la création de politiques d’approbation, en passant par la constitution d’équipes.
Découvrons les outils et les fonctionnalités qui vous permettront de créer votre compte Float et de le faire fonctionner de manière efficace. Cet article présente les processus suivants :
Connecter un compte bancaire / Ajouter des fonds
Créer des utilisateurs
Créer des équipes (plan Professionnel)
Attribuer et modifier des gestionnaires
Politiques d’approbation
Politiques de soumission
Comment créer des cartes et des limites
Remboursements
Paiement des factures
Voici une démonstration rapide des fonctionnalités de Float, pour vous aider à démarrer :
Démarrage
1. Connecter un compte bancaire/Ajouter des fonds
Le programme de préfinancement de Float exige que vous connectiez un compte bancaire pour charger votre compte avec des fonds afin de les dépenser sur toutes les cartes de votre compte.
Les fonds qui se trouvent sur votre compte forment ensemble le pouvoir de dépense de votre entreprise. Ils sont visibles par tous les administrateurs sur les pages de financement et d’aperçu de votre compte Float. Vous devez disposer de fonds commerciaux suffisants pour traiter les transactions.
Comment fonctionne le financement?
Connexion de comptes bancaires en CAD à Float
Connexion de comptes bancaires en USD à Float
2. Ajouter l’intégration comptable
Float propose des intégrations intégrées pour QuickBooks Online, Xero et NetSuite (pour les utilisateurs du plan professionnel), ce qui permet une synchronisation transparente des fournisseurs, des codes du GL, des codes des impôts, des étiquettes/catégories et plus encore.
Pour ceux qui n’utilisent pas QuickBooks Online, Xero ou NetSuite, ces éléments peuvent également être ajoutés manuellement dans Float.
Configurer la synchronisation comptable
3. Créer des utilisateurs
Float propose cinq rôles prédéfinis : administrateur, commis aux comptes créditeurs, commis comptable, gestionnaire (plan professionnel seulement) et dépensier. Attribuez le rôle le plus approprié à chaque utilisateur pour lui donner le niveau de contrôle le plus adapté à votre organisation.
Ajouter des utilisateurs et attribuer des rôles
Rôles des utilisateurs sur Float
4. Créer des équipes (plan professionnel)
Les équipes sont un excellent moyen de gérer différentes politiques d’approbation, de soumission et d’examen pour différentes équipes! Cela permet aux administrateurs d’avoir la flexibilité de gérer les processus de dépenses au sein de Float tout en permettant aux gestionnaires d’équipe de contrôler le budget de leur équipe.
Créer des équipes et suivre les dépenses
5. Désignation et modification des gestionnaires (abonnement Professionnel)
Float permet désormais aux administrateurs d'ajouter des gestionnaires directs lors de la création d'utilisateurs. Cela permet aux équipes financières de créer des politiques d'approbation dynamiques qui font appel au gestionnaire direct d'un utilisateur en tant qu'approbateur, ce qui permet une plus grande flexibilité au sein d'une même politique!
Désignation et modification des gestionnaires
6. Politiques d’approbation
Les politiques d’approbation et les flux de travail d’approbation intelligente vous permettent de définir et de faire appliquer vos dépenses pour les utilisateurs directement au sein de la plateforme Float! Avec les politiques en place, les dépensiers peuvent soumettre leurs demandes de dépenses et de remboursements, ce qui déclenche un flux de travail d’approbation personnalisé avec un ou plusieurs approbateurs. Ces politiques peuvent être personnalisées en fonction d’une équipe (plan professionnel), du montant demandé et du caractère temporaire ou récurrent de la dépense.
Aperçu des politiques d’approbation
7. Politiques de soumission
Les politiques de soumission vous permettent de créer et de faire appliquer des directives concernant les informations requises pour les dépenses de vos équipes sur Float. Ces politiques peuvent être personnalisées en fonction des équipes et des dépenses particulières telles que les déplacements, l’intégration, les avantages sociaux, etc. Les politiques de soumission font partie de la fonctionnalité de politique de dépenses de Float qui vous permet de mettre en œuvre les directives de votre entreprise en matière de dépenses au sein de Float.
Aperçu des politiques de soumission
Mise en pause automatique des cartes en cas de violation de la politique de soumission
Restrictions des champs de la politique de soumission
8. Comment créer des cartes et des limites?
Ces articles vous expliquent comment créer des cartes physiques et virtuelles pour permettre à vos utilisateurs de commencer à dépenser sur Float, ainsi que comment créer ou modifier les limites de chaque carte.
Commander des cartes Float physiques (aperçu d’administrateur)
Créer des cartes Float virtuelles
Fixer/modifier les limites des cartes Float
9. Remboursements
La fonctionnalité Remboursements de Float rationalise la gestion des notes de frais, en proposant un moyen simple de gérer les débours et les relevés de kilométrage. Cette section vous aidera à configurer rapidement les remboursements.
Introduction aux remboursements
Politiques de soumission des remboursements
Ajout de coordonnées bancaires pour les dépensiers (aperçu de l’administrateur)
10. Paiement de factures
La fonctionnalité de paiement de factures de Float est la manière la plus simple de payer les factures de votre entreprise, permettant aux équipes financières d’éliminer les processus fastidieux des comptes créditeurs et de gagner du temps en traitant les paiements plus rapidement. Vous pouvez gérer toutes vos dépenses sur une seule plateforme facile à utiliser, depuis les transactions par carte Float jusqu’au traitement des factures les plus importantes.
Qu’est-ce que le paiement de factures de Float?
Configuration de paiement de factures
Le parcours d’une facture, de la traite au paiement
Quelle est la prochaine étape?
Maintenant que vous maîtrisez les principes de base de Float, vous êtes prêt à présenter la plateforme à votre équipe, à commencer à dépenser et à rationaliser votre processus de fin de mois grâce à notre flux de travail comptable!
Présentation de Float pour les utilisateurs
Guide de démarrage pour les dépensiers
Guide de démarrage pour les gestionnaires - bientôt disponible!
Guide de démarrage pour les commis comptables et les comptes fournisseurs - bientôt disponible!
Exportations de transactions
Une fois que les utilisateurs auront commencé à dépenser sur Float, les administrateurs et les commis comptables pourront commencer à examiner et à exporter les transactions, les remboursements et les paiements de factures.
Aperçu des exportations de transactions
Tenue de compte en continu
Pour obtenir des conseils sur les tâches de gestion continues en tant qu’administrateur, veuillez consulter la rubrique Gestion du compte Float de votre entreprise de notre centre d’aide.