Demander un remboursement de kilométrage

Lorsque le kilométrage est activé, les dépensiers peuvent demander un remboursement pour un déplacement professionnel effectué avec leur véhicule personnel. Vous pouvez créer un rapport uniquement de kilométrage ou combiner le kilométrage avec des dépenses payées de la poche dans le même rapport.

Les dépenses payées de la poche sont des dépenses habituelles effectuées sur des cartes personnelles, tandis que les dépenses de kilométrage servent à rembourser la distance parcourue.

Créer et soumettre un rapport de remboursement de kilométrage seul

Suivez ces étapes pour créer et soumettre un rapport de kilométrage pour approbation :

1. Faire une demande de remboursement de dépenses :
   • Cliquez sur le bouton bleu « Demande de dépense » dans votre page Aperçu > cliquez sur « Demander un remboursement de dépenses » ou accédez à « Demandes » > cliquez sur « Demande de remboursement de dépenses »
2. Nommer votre rapport et sélectionner le type de dépense :
   • Donnez un nom à votre rapport, sélectionnez votre équipe (abonnement Professionnel seulement), puis choisissez votre politique d'approbation et la politique de soumission du kilométrage appropriée
3. Formulaire propre au kilométrage :
   • Lorsque le kilométrage est sélectionné, le formulaire se met à jour pour afficher les champs propres au kilométrage, configurés dans la politique de soumission des remboursements de kilométrage
4. Ajouter des dépenses :
   • Entrez vos dépenses liées au kilométrage en cliquant sur + Ajouter une dépense ou téléversez un reçu ou une capture d'écran
5. Calcul automatique du remboursement de dépenses :
   • Une fois le taux et la distance entrés, le montant du remboursement de dépenses est calculé automatiquement
6. Soumettre pour approbation

Créer un rapport combinant kilométrage et dépenses payées de la poche

Les utilisateurs ont aussi l'option d'inclure à la fois du kilométrage et des dépenses payées de la poche dans le même rapport. Suivez ces étapes pour savoir comment faire :

1. Faire une demande de remboursement de dépenses :
   • Cliquez sur le bouton bleu « Demande de dépense » dans votre page Aperçu > cliquez sur « Demander un remboursement de dépenses » ou accédez à « Demandes » > cliquez sur « Demande de remboursement de dépenses »
2. Nommer votre rapport et sélectionner le type de dépense :
   • Donnez un nom à votre rapport, sélectionnez votre équipe (abonnement Professionnel seulement), puis choisissez votre politique d'approbation et la politique de soumission des remboursements de dépenses appropriée
     • Vous pouvez sélectionner soit Kilométrage, soit Remboursement de dépenses, puisque les politiques peuvent être modifiées à l'intérieur du rapport selon le type de dépense
3. Ajouter des dépenses :
   • Pour ajouter une dépense payée de la poche :
     • Cliquez sur + Ajouter une dépense ou téléversez un reçu directement dans le rapport
     • Cliquez sur le menu déroulant de la section Politique de soumission et sélectionnez la politique de soumission « Payée de la poche » appropriée. Cette dépense suivra cette politique de soumission
   • Pour ajouter une dépense de kilométrage :
     • Cliquez sur + Ajouter une dépense ou téléversez un reçu directement dans le rapport
     • Cliquez sur le menu déroulant de la section Politique de soumission et sélectionnez la politique de soumission « Kilométrage » appropriée. Cette dépense suivra cette politique de soumission
4. Soumettre pour approbation

Veuillez noter : les taux de kilométrage doivent être configurés par un administrateur pour pouvoir sélectionner ce type de dépense. Demandez à un administrateur de consulter l'article ci-dessous de notre centre d'aide sur la configuration des taux de kilométrage pour les remboursements de dépenses :

Configuration des taux de kilométrage pour les remboursements de dépenses