Les remboursements de dépenses de Float permettent aux dépensiers de demander le remboursement de dépenses professionnelles qu'ils ont payées de leur poche. Suivez les étapes de ce guide pour apprendre à créer un rapport de remboursement de dépenses, à y ajouter des dépenses et à le soumettre pour approbation.
Ce guide vous explique les étapes pour soumettre un rapport pour des dépenses personnelles non liées à un déplacement professionnel. Nous avons une politique de kilométrage distincte permettant aux utilisateurs de soumettre des demandes de remboursement pour des dépenses liées à un déplacement.
Consultez l'article ci-dessous de notre centre d'aide pour savoir comment soumettre une demande de remboursement de kilométrage :
Demander un remboursement de kilométrage
Créer et soumettre des rapports de remboursement de dépenses personnelles
Suivez ces étapes pour créer un rapport de remboursement de dépenses personnelles et soumettre vos dépenses pour approbation :
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Faire une demande de remboursement de dépenses :
- Cliquez sur le bouton bleu « Demande de dépense » dans votre page Aperçu > cliquez sur « Demander un remboursement de dépenses » ou accédez à « Demandes » > cliquez sur « Demande de remboursement de dépenses »
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Nommer votre rapport, sélectionner l'équipe, la politique d'approbation et le type de dépense :
- Donnez un nom à votre rapport, sélectionnez votre équipe (abonnement Professionnel/Entreprise seulement) et choisissez la politique d'approbation et la politique de soumission des dépenses payées de la poche appropriées
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Sélectionner la devise du rapport (abonnement Professionnel/Entreprise seulement) :
- Les rapports des utilisateurs ayant connecté leur compte bancaire personnel auront par défaut la devise de ce compte bancaire (p. ex., un compte bancaire en CAD entraîne un rapport en CAD)
- Les utilisateurs qui n'ont pas de compte bancaire personnel connecté peuvent choisir la devise dans laquelle ils souhaitent être remboursés. Veuillez noter que nous ne prenons en charge les paiements directs qu'en CAD et en USD. Les rapports faits dans d'autres devises doivent être payés à l'extérieur de Float.
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Ajouter des dépenses :
- Cliquez sur « Créer une dépense » et entrez manuellement les détails de votre dépense
- Glissez-déposez des reçus, parcourez vos fichiers pour en trouver, ou créez une dépense vide et ajoutez un reçu plus tard. L'assistant Float extraira les renseignements clés de vos reçus, ce qui est signalé par une icône d'étincelle bleue
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Soumettre pour approbation :
- Une fois que vos dépenses sont ajoutées et respectent la politique de soumission de votre organisation, cliquez sur « Obtenir une approbation » pour soumettre votre rapport pour approbation
- Vous pouvez trouver vos demandes soumises en accédant à Demandes > Mes demandes
Quelques notes importantes sur la soumission de rapports pour approbation :
Il est possible que votre rapport ne puisse pas être envoyé pour approbation s'il manque des renseignements exigés par votre politique de soumission des remboursements de dépenses.
Si vous cliquez sur « Obtenir une approbation » et qu'il manque des champs, nous mettrons en évidence en rouge les dépenses auxquelles il manque des renseignements. En survolant l'icône rouge « I » (information) de chaque dépense, vous verrez exactement quels champs requis sont manquants, ce qui vous aidera à modifier votre rapport afin de l'envoyer pour approbation.
Renseignements importants sur les paiements directs
- Si vous n'avez qu'une seule option de devise, la sélection de plusieurs devises ne vous est pas offerte en raison d’abonnement Float actuel de votre entreprise.
- Les paiements directs en USD ne sont pas offerts aux entreprises basées aux États-Unis. Si vous êtes basé aux États-Unis et connecté à un compte d'affaires basé aux États-Unis, les remboursements de dépenses doivent être payés à l'extérieur de Float, et ces rapports sont marqués comme réglés.
Créer et soumettre des rapports de remboursement de dépenses personnelles (application mobile)
Suivez ces étapes pour créer un rapport de remboursement de dépenses personnelles et soumettre vos dépenses pour approbation dans l'application mobile Float :
- Ouvrez l'application mobile Float
- Appuyez sur le bouton « + » dans le menu du bas
- Appuyez sur « Demander un remboursement de dépenses » dans le menu
- Entrez le nom de votre rapport, votre équipe, la politique d'approbation et la politique de soumission, puis appuyez sur Suivant
- Choisissez comment ajouter votre dépense :
- Prendre une photo d'un reçu pour le numériser et remplir automatiquement les détails
- Ajouter une dépense pour entrer les renseignements manuellement
- Ajouter du kilométrage pour demander un remboursement de kilométrage
- Une fois les renseignements de la dépense ajoutés et la dépense marquée comme conforme, appuyez sur le bouton Retour dans le coin supérieur gauche
- (facultatif) Répétez l'étape 5 pour ajouter plusieurs dépenses au rapport de remboursement de dépenses
- Une fois vos dépenses ajoutées, appuyez sur « Soumettre pour approbation » afin de soumettre votre rapport de remboursement de dépenses pour approbation
Soumettre des dépenses dans différentes devises
Float prend en charge les paiements de remboursement de dépenses en CAD et en USD, mais des devises autres que le CAD peuvent être sélectionnées pour le rapport, et les dépenses seront automatiquement converties :
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Ajouter des dépenses :
- Entrez la date de la dépense, sélectionnez la devise d'origine et entrez le montant
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Conversion automatique des devises :
- Nous calculons automatiquement l'équivalent en CAD de la devise du rapport à l'aide du taux de change de la date de la dépense
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Ajuster le montant du remboursement de dépenses :
- Si des frais additionnels doivent être ajoutés au rapport, vous pouvez entrer manuellement le montant du remboursement de dépenses, et le taux de change ajusté s'affichera
Où mon rapport se rend-il une fois soumis?
Une fois que vous avez envoyé votre rapport de remboursement de dépenses pour approbation, il se rend dans l'onglet Révision nécessaire de votre administrateur ou de votre gestionnaire (abonnement Professionnel seulement) sous « Demandes », selon la politique d'approbation configurée par un administrateur de votre compte Float.
Si votre rapport n'a pas été approuvé depuis un certain temps, il est recommandé de communiquer avec votre administrateur Float pour lui rappeler de réviser votre rapport.
Où puis-je voir qui approuve mon rapport de remboursement de dépenses?
Une fois que vous avez soumis un rapport de remboursement de dépenses dans Float, vous pouvez vérifier qui est responsable de l'approuver et consulter le processus d'approbation complet.
Étapes pour consulter votre approbateur
- Connectez-vous à app.floatfinancial.com.
- Accédez à Demandes et sélectionnez votre remboursement de dépenses.
- À droite, cliquez sur Processus d'approbation.
Vous y verrez l'approbateur assigné ainsi que le processus d'approbation complet de votre rapport de remboursement de dépenses.
Modifier ou supprimer votre rapport
- Modifier les détails du rapport : si vous devez changer l'équipe ou la politique d'approbation, utilisez le menu déroulant « Modifier » et sélectionnez « Modifier les détails du rapport ».
- Supprimer le rapport : si vous devez supprimer votre rapport, sélectionnez « Supprimer le rapport » dans le même menu déroulant. Les rapports supprimés ne peuvent pas être récupérés.
Resoumettre des rapports refusés
Si votre rapport est refusé par un approbateur, vous serez avisé du refus avec des commentaires sur les modifications requises pour le resoumettre pour approbation.
Pour connaître les étapes de resoumission, veuillez lire cet article.
Foire aux questions
Puis-je fractionner une dépense sur un rapport de remboursement de dépenses?
Pas pour le moment. Le fractionnement d'opérations n'est actuellement pas pris en charge pour les dépenses de remboursement de dépenses.
Un remboursement de dépenses que j'ai soumis a été approuvé — pourquoi n'ai-je pas encore reçu le paiement?
Une fois qu'un remboursement de dépenses est approuvé, un administrateur doit encore le réviser et planifier le paiement. Une fois le paiement libéré, il arrive généralement dans votre compte bancaire connecté dans un délai d'un jour ouvrable.
Pourquoi ne puis-je pas supprimer un reçu d'un rapport de remboursement de dépenses?
Les reçus ne peuvent être supprimés que par le propriétaire du reçu (c'est-à-dire l'utilisateur qui a soumis le rapport) ou par l'utilisateur assigné à l'étape en attente actuelle du processus d'approbation (c'est-à-dire l'administrateur ou le gestionnaire assigné pour approuver le remboursement de dépenses).
Tout autre utilisateur recevra une erreur en essayant de supprimer des reçus des rapports.