Lorsque le kilométrage est activé, les dépensiers ont la possibilité de créer un rapport de kilométrage. Les rapports de dépenses personnelles sont utilisés pour les dépenses courantes effectuées avec des cartes personnelles, tandis que les rapports de kilométrage sont utilisés pour rembourser les dépenses liées à des voyages d’affaires effectués avec leur véhicule personnel.
Création et soumission des rapports de remboursement des frais kilométriques
Lorsque les frais kilométriques sont activés, les dépensiers peuvent ajouter des frais kilométriques. Suivez ces étapes pour créer et soumettre un rapport de frais kilométriques pour approbation :
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Demander un remboursement :
- Cliquez sur le bouton bleu « Demander des dépenses » dans votre page de présentation > cliquez sur « Demander un remboursement » ou naviguez vers « Demandes » > cliquez sur « Demande de remboursement »
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Nommer votre rapport et sélectionner le type de dépenses :
- Donnez un nom à votre rapport, sélectionnez votre équipe (plan Professionnel seulement), et choisissez votre politique d’approbation et la politique de soumission de kilométrage adéquate
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Formulaire spécifique au kilométrage :
- Lorsque l’option Kilométrage est sélectionnée, le formulaire est mis à jour pour afficher les champs spécifiques au kilométrage qui sont configurés dans la politique de soumission des remboursements
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Calcul automatique du remboursement :
- Une fois le tarif et la distance saisis, le montant du remboursement est automatiquement calculé
À noter : Les tarifs kilométriques doivent être configurés par un administrateur pour sélectionner ce type de dépenses. Veuillez demander à un administrateur de consulter l'article du centre d’aide ci-dessous sur la configuration des tarifs kilométriques pour les remboursements :
Configuration des tarifs kilométriques pour les remboursements