Demande de remboursement des frais kilométriques

Lorsque l’option Frais de kilométrage est activée, les dépensiers peuvent demander un remboursement pour les déplacements professionnels effectués avec leur véhicule personnel. Vous pouvez créer un rapport uniquement pour de frais de parcours ou combiner les frais de parcours avec des dépenses personnelles dans un même rapport.

Les dépenses personnelles concernent les dépenses habituelles effectuées avec des cartes personnelles, tandis que les frais de parcours servent à rembourser la distance parcourue.

Création et soumission d’un rapport de remboursement concernant uniquement des frais de kilométrage

Suivez ces étapes pour créer et soumettre un rapport de frais kilométriques pour approbation :

1. Demander un remboursement :
   • Cliquez sur le bouton bleu « Demander des dépenses » dans votre page de présentation > cliquez sur « Demander un remboursement » ou naviguez vers « Demandes » > cliquez sur « Demande de remboursement »
2. Nommer votre rapport et sélectionner le type de dépenses :
   • Donnez un nom à votre rapport, sélectionnez votre équipe (plan Professionnel seulement), et choisissez votre politique d’approbation et la politique de soumission de kilométrage adéquate
3. Formulaire spécifique au kilométrage :
   • Lorsque Frais de kilométrage est sélectionné, le formulaire se met à jour pour afficher les champs spécifiques aux frais de kilométrage configurés dans la Politique de soumission de remboursement de frais de kilométrage
4. Ajouter des dépenses :
   • Saisissez les dépenses liées au frais de kilométrage en cliquant sur + Ajouter une dépense ou téléversez un reçu ou une capture d’écran
5. Calcul automatique du remboursement :
   • Une fois le tarif et la distance saisis, le montant du remboursement est automatiquement calculé
6. Soumettre pour approbation

Créer un rapport avec les frais de kilométrage et les frais remboursables

Les utilisateurs ont aussi la possibilité d’inclure à la fois les frais de kilométrage et les dépenses personnelles dans le même rapport. Suivez ces étapes pour apprendre comment faire :

1. Demander un remboursement :
   • Cliquez sur le bouton bleu « Demander des dépenses » dans votre page de présentation > cliquez sur « Demander un remboursement » ou naviguez vers « Demandes » > cliquez sur « Demande de remboursement »
2. Nommer votre rapport et sélectionner le type de dépenses :
   • Donnez un nom à votre rapport, sélectionnez votre équipe (abonnement Professionnel uniquement) et choisissez votre politique d’approbation et la Politique de soumission de remboursement appropriée
     • Vous pouvez sélectionner soit Frais de kilométrage, soit Remboursement, puisque les politiques peuvent être modifiées dans le rapport en fonction du type de dépense
3. Ajouter des dépenses :
   • Pour ajouter des frais remboursables :
     • Cliquez sur +Ajouter une dépense ou téléversez un reçu directement dans le rapport
     • Cliquez sur le menu déroulant dans la section Politique de soumission et sélectionnez la Politique de soumission appropriée pour les « Frais remboursables ». La dépense sera soumise à cette politique de soumission
   • Pour ajouter des frais de kilométrage :
     • Cliquez sur +Ajouter une dépense ou téléversez un reçu directement dans le rapport
     • Cliquez sur le menu déroulant dans la section Politique de soumission et sélectionnez la Politique de soumission appropriée pour les « Frais de kilométrage». La dépense sera soumise à cette politique de soumission
   • 
4. Soumettre pour approbation

À noter : Les tarifs kilométriques doivent être configurés par un administrateur pour sélectionner ce type de dépenses. Veuillez demander à un administrateur de consulter l'article du centre d’aide ci-dessous sur la configuration des tarifs kilométriques pour les remboursements :

Configuration des tarifs kilométriques pour les remboursements