Demander un remboursement personnel

Les remboursements de Float permettent aux dépensiers de demander le remboursement de dépenses liées à leur activité professionnelle qu’ils ont réglées directement. Suivez les étapes de ce guide pour découvrir comment créer un rapport de remboursement, ajouter des dépenses et les soumettre pour approbation.

Ce guide vous indique les étapes à suivre pour soumettre un rapport sur les dépenses personnelles non liées à un voyage d’affaires. Nous avons une politique de parcours milliaire distincte pour que les utilisateurs soumettent des demandes de remboursement pour les dépenses liées aux déplacements.

Veuillez consulter notre article du centre d’aide ci-dessous pour savoir comment soumettre une demande de remboursement des frais kilométriques :

Demande de remboursement des frais kilométriques

Création et soumission de rapports de remboursement personnel

Suivez les étapes suivantes pour créer un rapport de remboursement personnel et pour soumettre vos dépenses pour approbation :

1. Demander un remboursement :
   • Cliquez sur le bouton bleu « Demander des dépenses » dans votre page de présentation > cliquez sur « Demander un remboursement » ou naviguez vers « Demandes » > cliquez sur « Demande de remboursement »
2. Nommer votre rapport, sélectionner l’équipe, la politique d’approbation et le type de dépenses :
   • Donnez un nom à votre rapport, sélectionnez votre équipe (Professionnel/Entreprise seulement) et choisissez la politique d’approbation et la politique de soumission des dépenses personnelles correspondantes
3. Sélectionner la devise du rapport (plan Professionnel/Entreprise seulement) :
   • Les rapports pour les utilisateurs qui ont relié leur compte bancaire personnel seront établis par défaut dans la devise du compte bancaire (p. ex. compte bancaire en CAD = devise du rapport en CAD)
   • les utilisateurs qui n’ont pas de compte bancaire personnel relié peuvent choisir la devise du rapport dans laquelle ils souhaitent être remboursés. Veuillez noter que nous ne prenons en charge que les paiements directs en CAD et en USD. Les rapports établis dans d’autres devises doivent être payés en dehors de Float.
     
     
     
     
     
4. Ajouter des dépenses :
   • Cliquez sur « Créer une dépense » et saisissez manuellement les détails de votre dépense
   • Glissez-déposez des reçus, recherchez des reçus ou créez une dépense vierge et ajoutez un reçu plus tard. Nous utilisons la ROC assistée par IA pour extraire les informations clés de vos reçus, qui sont surlignés par une icône bleue scintillante
5. Soumettre pour approbation :
   • Une fois que vos dépenses ont été ajoutées et qu’elles sont conformes à la politique de soumission de votre organisation, cliquez sur « Obtenir l’approbation » pour soumettre votre rapport à l’approbation

Informations importantes sur les paiements directs

• Si vous avez seulement une option de devise, vous n’avez pas la possibilité de sélectionner plusieurs devises en raison du plan Float actuel de votre entreprise. 
• Les paiements directs en USD ne sont pas pris en charge pour les entreprises établies aux États-Unis. Si vous résidez aux États-Unis et que vous êtes connecté·e à un compte d’entreprise américain, les remboursements doivent être payés en dehors de Float et ces rapports sont marqués comme Payés.

Soumission des dépenses dans différentes devises

Float prend en charge les remboursements en CAD et en USD, mais des devises autres que le CAD peuvent être sélectionnées pour le rapport, et les dépenses seront automatiquement converties :

1. Ajouter des dépenses :
   • Saisissez la date de dépense, sélectionnez la devise d’origine et saisissez le montant
2. Conversion automatique des devises :
   • nous calculons automatiquement l’équivalent en CAD de la devise du rapport en utilisant le taux de change en vigueur à la date de la dépense
3. Ajuster le montant du remboursement :
   • Si des coûts supplémentaires doivent être ajoutés au rapport, vous pouvez saisir manuellement le montant du remboursement et le taux de change ajusté s’affichera

Modifier ou supprimer votre rapport

• Modifier les renseignements sur le rapport : Si vous devez modifier l’équipe ou le processus d’approbation, utilisez le menu déroulant « Modifier » et sélectionnez « Modifier les renseignements sur le rapport ».
• Supprimer le rapport : si vous devez supprimer votre rapport, sélectionnez « Supprimer le rapport » dans le même menu déroulant. Les rapports supprimés ne peuvent pas être récupérés.

Soumettre de nouveau un rapport refusé

Si un rapport est refusé, Float permet d’y remédier facilement et d’apporter des modifications pour le soumettre à nouveau :

1. 1. Notification et mise à jour d’état :
      • Vous recevrez une notification lorsque votre rapport sera refusé. L’état du rapport sera mis à jour avec la mention « Action requise »
   2. Examiner les commentaires de l’approbateur :
      • Vérifiez la rétroaction de l’approbateur en cliquant sur le bouton « Commentaires » afin de déterminer les modifications à apporter
   3. Soumettre à nouveau le rapport :
      • Après avoir effectué les mises à jour nécessaires, soumettez à nouveau le rapport. Seul l’approbateur qui a refusé le rapport en sera informé, et le processus reprendra là où il s’était arrêté