Les remboursements de Float permettent aux dépensiers de demander le remboursement de dépenses liées à leur activité professionnelle qu’ils ont réglées directement. Suivez les étapes de ce guide pour découvrir comment créer un rapport de remboursement, ajouter des dépenses et les soumettre pour approbation.
Ce guide vous indique les étapes à suivre pour soumettre un rapport sur les dépenses personnelles non liées à un voyage d’affaires. Nous avons une politique de parcours milliaire distincte pour que les utilisateurs soumettent des demandes de remboursement pour les dépenses liées aux déplacements.
Veuillez consulter notre article du centre d’aide ci-dessous pour savoir comment soumettre une demande de remboursement des frais kilométriques :
Demande de remboursement des frais kilométriques
Création et soumission de rapports de remboursement personnel
Suivez les étapes suivantes pour créer un rapport de remboursement personnel et pour soumettre vos dépenses pour approbation :
-
Demander un remboursement :
- Cliquez sur le bouton bleu « Demander des dépenses » dans votre page de présentation > cliquez sur « Demander un remboursement » ou naviguez vers « Demandes » > cliquez sur « Demande de remboursement »
-
Nommer votre rapport, sélectionner l’équipe, la politique d’approbation et le type de dépenses :
- Donnez un nom à votre rapport, sélectionnez votre équipe (Professionnel/Entreprise seulement) et choisissez la politique d’approbation et la politique de soumission des dépenses personnelles correspondantes
-
Sélectionner la devise du rapport (plan Professionnel/Entreprise seulement) :
- Les rapports pour les utilisateurs qui ont relié leur compte bancaire personnel seront établis par défaut dans la devise du compte bancaire (p. ex. compte bancaire en CAD = devise du rapport en CAD)
-
les utilisateurs qui n’ont pas de compte bancaire personnel relié peuvent choisir la devise du rapport dans laquelle ils souhaitent être remboursés. Veuillez noter que nous ne prenons en charge que les paiements directs en CAD et en USD. Les rapports établis dans d’autres devises doivent être payés en dehors de Float.
-
Ajouter des dépenses :
- Cliquez sur « Créer une dépense » et saisissez manuellement les détails de votre dépense
- Glissez-déposez des reçus, recherchez des reçus ou créez une dépense vierge et ajoutez un reçu plus tard. Nous utilisons la ROC assistée par IA pour extraire les informations clés de vos reçus, qui sont surlignés par une icône bleue scintillante
-
Soumettre pour approbation :
- Une fois que vos dépenses ont été ajoutées et qu’elles sont conformes à la politique de soumission de votre organisation, cliquez sur « Obtenir l’approbation » pour soumettre votre rapport à l’approbation
- Vous pouvez trouver les demandes que vous avez présentées en allant à Demandes > Mes demandes
Notes importantes sur la présentation de rapports à des fins d'approbation :
Parfois, votre rapport peut ne pas être envoyé à des fins d'approbation s'il manque les renseignements nécessaires établis par la politique de soumission de remboursements.
Si vous cliquez sur « Obtenir une approbation » et qu'il manque des champs, nous surlignerons en rouge les renseignements manquants liés aux dépenses. En survolant votre curseur sur l'icône I (information) en rouge de chaque dépense, vous verrez exactement quels champs doivent être remplis afin de vous aider à modifier le rapport et l'envoyer pour en obtenir l'approbation.
Informations importantes sur les paiements directs
- Si vous avez seulement une option de devise, vous n’avez pas la possibilité de sélectionner plusieurs devises en raison du plan Float actuel de votre entreprise.
- Les paiements directs en USD ne sont pas pris en charge pour les entreprises établies aux États-Unis. Si vous résidez aux États-Unis et que vous êtes connecté·e à un compte d’entreprise américain, les remboursements doivent être payés en dehors de Float et ces rapports sont marqués comme Payés.
Soumission des dépenses dans différentes devises
Float prend en charge les remboursements en CAD et en USD, mais des devises autres que le CAD peuvent être sélectionnées pour le rapport, et les dépenses seront automatiquement converties :
-
Ajouter des dépenses :
- Saisissez la date de dépense, sélectionnez la devise d’origine et saisissez le montant
-
Conversion automatique des devises :
- nous calculons automatiquement l’équivalent en CAD de la devise du rapport en utilisant le taux de change en vigueur à la date de la dépense
-
Ajuster le montant du remboursement :
- Si des coûts supplémentaires doivent être ajoutés au rapport, vous pouvez saisir manuellement le montant du remboursement et le taux de change ajusté s’affichera
Où va mon rapport lorsqu'il est soumis?
Lorsque vous envoyez votre rapport de remboursements pour le faire approuver, il est acheminé à l'onglet Examen requis de votre administrateur ou gestionnaire (plan professionnel uniquement) dans la zone des demandes, selon la politique d'approbation configurée par un administrateur de votre compte Float.
Si votre rapport n'a pas été approuvé après un certain temps, la pratique exemplaire est de communiquer avec votre administrateur Float pour lui rappeler d'examiner votre rapport.
Où puis-je voir qui approuve mon rapport de remboursements?
Une fois le rapport de remboursements soumis dans Float, vous pouvez vérifier la personne responsable de l'approbation et voir le processus d'approbation complet.
Étapes pour connaître l'approbateur
-
Ouvrez une session sur le site app.floatfinancial.com.
-
Allez à Demandes et sélectionnez votre remboursement.
-
Sur le côté droit, cliquez Processus d'approbation.
À cet endroit, vous verrez l'approbateur attribué et le flux d'approbation complet pour votre rapport de remboursements.
Modifier ou supprimer votre rapport
- Modifier les renseignements sur le rapport : Si vous devez modifier l’équipe ou le processus d’approbation, utilisez le menu déroulant « Modifier » et sélectionnez « Modifier les renseignements sur le rapport ».
- Supprimer le rapport : si vous devez supprimer votre rapport, sélectionnez « Supprimer le rapport » dans le même menu déroulant. Les rapports supprimés ne peuvent pas être récupérés.
Soumettre de nouveau un rapport refusé
Si votre rapport est refusé par un approbateur, vous serez avisé du refus et des commentaires seront fournis sur les modifications nécessaires pour présenter de nouveau la demande à des fins d'approbation.
Pour en savoir plus sur les étapes de la resoumission, veuillez lire cet article.
Foire aux questions
Puis-je diviser une dépense dans un rapport de remboursement?
Pas pour le moment. La division de transaction n’est actuellement pas prise en charge pour les frais remboursables.