Guide d’intégration NetSuite

Vous pouvez connecter Float à NetSuite pour synchroniser votre plan comptable, vos fournisseurs, vos codes fiscaux et autres données comptables. Ce guide vous accompagne dans la configuration de l’intégration, le paramétrage de votre compte de compensation et la préparation des transactions pour l’exportation.

Veuillez noter : Les intégrations NetSuite sont disponibles uniquement pour les clients bénéficiant du Plan Professionnel. Veuillez contacter support@floatfinancial.com pour effectuer la mise à niveau !

Aperçu du guide

Ce que vous devez faire avant de connecter Float à NetSuite

Comment créer un compte de compensation dans NetSuite

Comment créer un compte de régularisation dans NetSuite

Comment configurer votre compte de régularisation dans Float

Quelles données sont synchronisées entre Float et NetSuite

Comment catégoriser les transactions dans Float

Comment exporter les transactions vers NetSuite

Ce que vous devez faire avant de connecter Float à NetSuite

Avant de connecter NetSuite à Float, assurez-vous d’avoir :

• Utilisateur avec droits d’administrateur sur NetSuite pour activer la connexion

• Un rôle d’utilisateur Administrateur ou Comptable (Bookkeeper) dans Float

  • Ceci est nécessaire pour pouvoir connecter NetSuite à Float et gérer la configuration du compte de régularisation

  • Pour plus de détails sur les rôles utilisateurs et leurs autorisations, consultez : Rôles Utilisateurs

• Un compte de régularisation Float créé dans NetSuite (instructions ci‑après)

   

Comment créer un compte de régularisation dans NetSuite

Float utilise un compte de régularisation dans NetSuite pour enregistrer les deux écritures créées pour chaque transaction exportée.

Comment créer un compte de régularisation dans NetSuite :

1. Accéder à Listes > Comptabilité > Comptes > Nouveau > cliquer sur Continuer
2. Saisir les détails suivants :
   • Nom de la banque : Compte bancaire Float (ou tout autre nom de votre choix)
   • Nom du compte : Solde Float CAD/USD (ou tout autre nom de votre choix)
   • Type de compte : Bancaire ou Crédit
   • Numéro de compte : Il peut s’agir de n’importe quel numéro (par ex., 123456)
   • Devise : CAD/USD
3. Cliquer sur « Enregistrer et Fermer » pour sauvegarder

Veuillez noter : Vous devrez créer des comptes de régularisation en CAD et en USD dans NetSuite si vous effectuez des dépenses en CAD et en USD.
 

Comment connecter NetSuite à Float

Connexion de NetSuite à Float :

1. Dans Float, accéder à Paramètres > Synchronisation Comptable

2. Sélectionner NetSuite

3. Se connecter en utilisant vos identifiants NetSuite

4. Un formulaire Float s’ouvrira, dans lequel vous collerez les identifiants et codes provenant de NetSuite tout au long du processus. Gardez-le ouvert dans un onglet séparé pendant que vous naviguez vers votre compte NetSuite

Obtenir l’ID Comptable :

• Accéder à Setup > Intégration > Préférences des services Web SOAP
• Copier l'ID de compte, coller dans le formulaire Float
• 

Activer les services Web:

• Accéder à Configuration > Entreprise > Activer les fonctionnalités
• Cliquer sur l’onglet SuiteTalk
• Accéder à la section SuiteTalk (Services Web) > cocher la case SERVICES WEB SOAP
• Accéder à la section Gérer l’authentification > cocher la case AUTHENTIFICATION BASÉE SUR UN JETON
• Faire défiler jusqu’en bas et cliquer sur Enregistrer
• 

Créer un rôle d’intégration :

1. Accéder à Configuration > Utilisateurs/Rôles Utilisateur > Gérer les rôles > Nouveau
2. Pour le nom, saisir Rôle d’intégration Float
3. Sous Restrictions sur les filiales, cocher Toutes
4. Sous Authentification, cocher Rôle uniquement pour les services Web
5. Sous Autorisations, veuillez accorder les permissions suivantes conformément au tableau des permissions ci‑dessous
6. Une fois toutes les autorisations ajoutées, cliquer sur Enregistrer

À noter : 

• Classes et Départements peuvent être renommés dans NetSuite. Si vous avez renommé des classes, les classes associées à des autorisations seront également renommées. Par exemple, si les classes ont été renommées Centres de coûts, vous devez sélectionner l'autorisation Listes > Centres de coûts .
• Ces autorisations sont optionnelles et ne sont nécessaires que si vous souhaitez synchroniser et suivre des segments personnalisés avec Float.

Rubriques personnalisées: 

1. Pour chaque segment personnalisé, accédez à Personnalisation > Listes, enregistrements & champs > Segments personnalisés > Autorisations
2. Définir le NIVEAU D’ACCÈS PAR DÉFAUT AU JOURNAL sur Modifier ou définir le NIVEAU D’ACCÈS AU JOURNAL sur Modifier uniquement pour le rôle d’intégration Float

3. 

4. Notez l’ID numérique (également appelé ID interne) du segment personnalisé, car vous en aurez besoin une fois que NetSuite aura terminé la synchronisation pour créer le segment personnalisé
   • Pour voir l’ID interne, vous devez activer cette visibilité en allant dans Accueil > Définir les préférences > « Afficher les ID internes »

Ajoutez le nouveau rôle à votre utilisateur : 

1. Allez à Configuration > Utilisateurs/Rôles > Gérer les utilisateurs
2. Cliquez sur votre utilisateur et attendez que la page se charge
3. Cliquez sur Modifier> puis allez à l’onglet Accès dans la barre de navigation inférieure 
4. Accédez à Rôles > ajoutez le Rôle d’intégration Float
5. Cliquez sur Enregistrer

Créer une intégration:

1. Accédez à Configuration > Intégrations > Gérer les intégrations > Nouveau
2. Sous Nom, saisissez Intégration Float
3. Sous Authentification
   1. Cochez Authentification par jeton
   2. Décochez TBA : Flux d’autorisation
4. Sous Oauth 2.0, décochez Autorisation par code
5. Cliquez sur Enregistrer et ne quittez pas la page
6. Copiez la Clé consommateur et le Secret consommateur, puis collez-les dans le formulaire Float

Créez un jeton d'accès:

1. Accédez à Configuration > Utilisateurs/Rôles > Jetons d’accès > Nouveau
2. Pour Nom de l’application, sélectionnez l’intégration que vous venez de créer (ex. : « Intégration Float »)
3. Pour Utilisateur, sélectionnez votre utilisateur
4. Pour Rôle, sélectionnez le rôle que vous venez de créer (ex. : « Rôle d’intégration Float »)
5. Le nom du jeton sera généré automatiquement
6. Cliquez sur Enregistrer et ne quittez pas la page
7. Copiez le Token Key et le Token Secret > collez-les dans le formulaire Float

Soumettre le formulaire de connexion Float :

1. Retournez au formulaire Float > cliquez sur Connecter et attendez quelques secondes que la connexion se termine 
2. Une fois connecté, cliquez sur le bouton bleu Synchroniser et attendez que vos données NetSuite soient importées dans Float

Comment configurer votre compte de compensation dans Float

Une fois la synchronisation initiale des données terminée, l'étape suivante consiste à configurer l'intégration NetSuite en sélectionnant un compte de filiale et de compensation.

La filiale sélectionnée reflète l’entreprise Float, et le compte de compensation sert de compte crédit pour les transactions exportées vers NetSuite

Configuration de votre compte de compensation NetSuite dans Float :

Après avoir connecté NetSuite à votre compte Float, vous pouvez définir le compte de compensation que vous avez créé dans NetSuite dans vos paramètres Float. Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. Accédez aux Paramètres > Synchronisation comptable

2. Dans la section Compte de compensation CAD, sélectionnez le Compte de compensation Float que vous avez créé dans la liste déroulante

Remarque : Les utilisateurs de NetSuite configurent aussi leur compte de compensation des remboursements ici, si activé. Pour plus d’informations sur la configuration de votre compte de compensation des remboursements, veuillez consulter cet article : Remboursements & NetSuite

Configuration des segments personnalisés dans Float :

1. Assurez-vous que les autorisations sont correctement configurées
2. Ajoutez un nouveau segment personnalisé
3. Entrez l’ID de segment (également appelé ID interne, que vous trouverez dans NetSuite)
4. Cliquez sur Enregistrer
5. Cliquez sur Synchroniser
6. Une fois la synchronisation effectuée, le nom du segment personnalisé sera synchronisé à partir de Netsuite et votre segment personnalisé sera disponible dans les champs de comptabilité synchronisés

Quelles données sont synchronisées entre Float et NetSuite

Une fois que vous avez connecté votre compte NetSuite, vous pouvez lancer la synchronisation des données en naviguant dans Paramètres > Gérer la connexion comptable et en cliquant sur le bouton Synchroniser.

Cela permettra d'extraire les enregistrements suivants de votre compte NetSuite:

Comment catégoriser les transactions dans Float

Une fois que vos données NetSuite sont synchronisées dans Float, vous pouvez commencer à catégoriser les transactions.

Champs requis pour exporter les transactions vers NetSuite :

• Code du grand livre (GL) :
  • Importé de NetSuite
  • C’est un champ requis pour exporter vos transactions de carte vers NetSuite

Champs optionnels (non requis) pour exporter les transactions vers NetSuite :

• Reçus :
  • Exporté en tant que pièces jointes natives dans NetSuite
  • Veuillez noter que les « Pièces jointes supplémentaires » ne sont pas exportées vers NetSuite 
• Description :
  • Ajoutez une description pour décrire la transaction
• Code de taxe :
  • Importé de NetSuite
• Montant de la taxe :
  • Si un code de taxe est ajouté à une transaction, le montant de la taxe sera mis à jour en fonction du code de taxe
  • Un montant de taxe personnalisé peut être ajouté
  • Si un reçu est ajouté, vous pouvez sélectionner le montant de la taxe à partir du reçu
• Montant exempté de taxe :
  • Peut être utilisé pour identifier la portion non taxable de la dépense
  • Ex. : Un pourboire d’une transaction dans un restaurant 
• Fournisseur :
  • Importé de NetSuite
• Classes/Départements/Emplacements & Segments personnalisés (c'est-à-dire, champs personnalisés) :
  • Importé de NetSuite

Notez que vous pouvez mettre à jour le champ que les dépensiers doivent catégoriser sur leurs transactions via les Politiques de soumission des cartes.

Comment exporter des transactions vers NetSuite

Une fois que les transactions ont été catégorisées avec les champs requis et optionnels, vous pouvez les exporter dans NetSuite depuis la page Exportations de transactions. Pour plus de détails, consultez : Aperçu de l'exportation des transactions.