Guide d’intégration NetSuite

Vous pouvez connecter Float à NetSuite pour synchroniser votre plan comptable, vos fournisseurs, vos codes fiscaux et autres données comptables. Ce guide vous accompagne dans la configuration de l’intégration, le paramétrage de votre compte de compensation et la préparation des transactions pour l’exportation.

Veuillez noter : Les intégrations NetSuite sont disponibles uniquement pour les clients bénéficiant du Plan Professionnel. Veuillez contacter support@floatfinancial.com pour effectuer la mise à niveau !

Aperçu du guide

Ce que vous devez faire avant de connecter Float à NetSuite

Comment créer un compte de compensation dans NetSuite

Comment créer un compte de régularisation dans NetSuite

Comment configurer votre compte de régularisation dans Float

Quelles données sont synchronisées entre Float et NetSuite

Comment catégoriser les transactions dans Float

Comment exporter les transactions vers NetSuite

Ce que vous devez faire avant de connecter Float à NetSuite

Avant de connecter Xero à Float, assurez-vous d’avoir :

• Utilisateur avec droits d’administrateur sur NetSuite pour activer la connexion

• Un rôle d’utilisateur Administrateur ou Comptable (Bookkeeper) dans Float

  • Ceci est nécessaire pour pouvoir connecter NetSuite à Float et gérer la configuration du compte de régularisation

  • Pour plus de détails sur les rôles utilisateurs et leurs autorisations, consultez : Rôles Utilisateurs

• Un compte de régularisation Float créé dans NetSuite (instructions ci‑après)

   

Comment créer un compte de régularisation dans NetSuite

Float utilise un compte de régularisation dans NetSuite pour enregistrer les deux écritures créées pour chaque transaction exportée.

Comment créer un compte de régularisation dans NetSuite :

1. Accéder à Listes > Comptabilité > Comptes > Nouveau > cliquer sur Continuer
2. Saisir les détails suivants :
   • Nom de la banque : Compte bancaire Float (ou tout autre nom de votre choix)
   • Nom du compte : Solde Float CAD/USD (ou tout autre nom de votre choix)
   • Type de compte : Bancaire ou Crédit
   • Numéro de compte : Il peut s’agir de n’importe quel numéro (par ex., 123456)
   • Devise : CAD/USD
3. Cliquer sur « Enregistrer et Fermer » pour sauvegarder

Veuillez noter : Vous devrez créer des comptes de régularisation en CAD et en USD dans NetSuite si vous effectuez des dépenses en CAD et en USD.
 

Comment connecter NetSuite à Float

Connexion de NetSuite à Float :

1. Dans Float, accéder à Paramètres > Synchronisation Comptable

2. Sélectionner NetSuite

3. Se connecter en utilisant vos identifiants NetSuite

4. Un formulaire Float s’ouvrira, dans lequel vous collerez les identifiants et codes provenant de NetSuite tout au long du processus. Gardez-le ouvert dans un onglet séparé pendant que vous naviguez vers votre compte NetSuite

Obtenir l’ID Comptable :

• Accéder à Setup > Intégration > Préférences des services Web SOAP
• Copier l'ID de compte, coller dans le formulaire Float
• 

Activer les services Web:

• Accéder à Configuration > Entreprise > Activer les fonctionnalités
• Cliquer sur l’onglet SuiteTalk
• Accéder à la section SuiteTalk (Services Web) > cocher la case SERVICES WEB SOAP
• Accéder à la section Gérer l’authentification > cocher la case AUTHENTIFICATION BASÉE SUR UN JETON
• Faire défiler jusqu’en bas et cliquer sur Enregistrer
• 

Créer un rôle d’intégration :

1. Accéder à Configuration > Utilisateurs/Rôles Utilisateur > Gérer les rôles > Nouveau
2. Pour le nom, saisir Rôle d’intégration Float
3. Sous Restrictions sur les filiales, cocher Toutes
4. Sous Authentification, cocher Rôle uniquement pour les services Web
5. Sous Autorisations, veuillez accorder les permissions suivantes conformément au tableau des permissions ci‑dessous
6. Une fois toutes les autorisations ajoutées, cliquer sur Enregistrer

À noter : 

• Classes et Départements peuvent être renommés dans NetSuite. Si vous avez renommé des classes, les classes associées à des autorisations seront également renommées. Par exemple, si les classes ont été renommées Centres de coûts, vous devez sélectionner l'autorisation Listes > Centres de coûts .
• Ces autorisations sont optionnelles et ne sont nécessaires que si vous souhaitez synchroniser et suivre des segments personnalisés avec Float.

Rubriques personnalisées: 

1. Pour chaque segment personnalisé, accéder à Personnalisation > Segments personnalisés >Autorisations
2. Définir le NIVEAU D’ACCÈS PAR DÉFAUT AU JOURNAL sur Modifier ou définir le NIVEAU D’ACCÈS AU JOURNAL sur Modifier uniquement pour le rôle d’intégration Float
3. Mark down the ID of the Custom Segment as you'll need this once NetSuite has synced to finish creating the Custom Segment

Add the New Role to Your User:

1. Go to Setup > Users/Roles > Manage Users
2. Click on your User and wait for the page to load
3. Click Edit > navigate to the Access tab in the bottom navigation bar
4. Navigate to Roles > add the Float Integration Role
5. Cliquez sur Enregistrer

Créer une intégration:

1. Go to Setup > Integrations > Manage Integrations > New
2. Under Name, type in Float Integration
3. Under Authentication
   1. Check Token Based Authentication
   2. Uncheck TBA: Authorization Flow
4. Under Oauth 2.0, uncheck Authorization Code Grant
5. Click Save and do not navigate away from the page
6. Copy the Consumer Key and Consumer Secret, and paste them into the Float form

Créez un jeton d'accès:

1. Go to Setup > Users/Roles > Access Tokens > New
2. For Application Name, select the integration you just created (e.g., "Float Integration")
3. For User, select your user
4. For Role, select the role you just created (e.g., "Float Integration Role")
5. The Token Name will be generated automatically
6. Click Save and do not navigate away from the page
7. Copy the Token Key and Token Secret > paste them into the Float form

Submit the Float Connection Form:

1. Go back to the Float form > click Connect and wait a few seconds for the connection to finish 
2. Once connected, hit the blue Sync button and wait for your NetSuite data to flow into Float

How to set your Clearing account in Float

Une fois la synchronisation initiale des données terminée, l'étape suivante consiste à configurer l'intégration NetSuite en sélectionnant un compte de filiale et de compensation.

The Subsidiary chosen should reflect the Business that has been set up in the Float account, while the Clearing Account will be used as the credit account for all transactions exported to NetSuite

Setting your NetSuite clearing account in Float:

After connecting Xero to your Float account, you can set the Clearing account you created in Xero in your Float settings. Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. Go to Settings > Accounting Sync

2. In the CAD Clearing Account section, select the Float Clearing Account you created from the dropdown list

Please note: NetSuite users also set up their Reimbursements Clearing account from here if you use the feature. For more information on your Reimbursement Clearing account setup, please review this article: Reimbursements & NetSuite

Setting up Custom Segments in Float:

1. Ensure you have the correct permissions set up
2. Ajoutez un nouveau segment personnalisé
3. Saisissez l’ID de segment (présent dans Netsuite)
4. Cliquez sur Enregistrer
5. Cliquez sur Synchroniser
6. Une fois la synchronisation effectuée, le nom du segment personnalisé sera synchronisé à partir de Netsuite et votre segment personnalisé sera disponible dans les champs de comptabilité synchronisés

What data syncs between Float and NetSuite

Une fois que vous avez connecté votre compte NetSuite, vous pouvez lancer la synchronisation des données en naviguant dans Paramètres > Gérer la connexion comptable et en cliquant sur le bouton Synchroniser.

Cela permettra d'extraire les enregistrements suivants de votre compte NetSuite:

How to categorize transactions in Float

Once your NetSuite data is synced into Float, you can begin categorizing transactions.

Required fields to export transactions to NetSuite:

• GL Code:
  • Imported from NetSuite
  • This is a required field to export your card transactions to NetSuite

Optional fields (not required) to export transactions to NetSuite:

• Receipts:
  • Exported as native attachments in NetSuite
  • Note that "Additional Attachments" are not exported to NetSuite 
• Description:
  • Add a description to describe the transaction
• Tax Code:
  • Imported from NetSuite
• Tax Amount:
  • If a Tax Code is added to a transaction, the Tax Amount will update based on the Tax Code
  • A custom Tax Amount can be added
  • If a receipt is added, you can select the Tax Amount from the receipt
• Tax-Exempt Amount:
  • Can be used to identify a non-taxable part of the expense
  • Ex: A tip from a transaction from a restaurant 
• Vendor:
  • Imported from NetSuite
• Classes/Departments/Locations & Custom Segments (i.e., Custom Fields):
  • Imported from NetSuite

Note, you can update which field Spenders are required to categorize on their transactions through Card Submission Policies.

How to export transactions to NetSuite

Once transactions have been categorized with the required and optional fields, you can export them into NetSuite from the Transaction Exports page. For details, see: Transaction Export Overview.