Si votre entreprise est connectée à QuickBooks Online (QBO), vous pouvez désormais ajouter un numéro de document QBO aux opérations par carte, aux factures de Paiement de factures et aux rapports de remboursement de dépenses dans Float. Lorsque ces dossiers sont exportés vers QBO, le numéro de document défini dans Float se remplira directement dans QBO, facilitant le repérage, la correspondance et le rapprochement des dossiers entre les deux plateformes.
Pour connaître les meilleures pratiques de rapprochement de vos comptes en fin de mois, consultez : Guide des meilleures pratiques pour le rapprochement de fin de mois avec QuickBooks Online (QBO)
Aperçu du guide
Que sont les numéros de document QBO?
Qui peut ajouter un numéro de document QBO?
Comment ajouter un numéro de document QBO dans Float
- Comment ajouter un numéro de document QBO aux opérations par carte
- Comment ajouter un numéro de document QBO aux Paiement de factures
- Comment ajouter un numéro de document QBO aux rapports de remboursement de dépenses
Comment utiliser les numéros de document pour faire correspondre les opérations dans QBO
Que sont les numéros de document QBO?
Un numéro de document QBO est un numéro de référence optionnel que vous pouvez attribuer à des dossiers dans Float, y compris les opérations par carte, les factures et les rapports de remboursement de dépenses. Lorsqu'un dossier est exporté vers QBO, le numéro de document défini dans Float apparaîtra comme numéro de document sur le dossier correspondant dans QBO (écriture de journal ou facture), vous offrant un point de référence constant entre les deux plateformes.
Cela est particulièrement utile pour :
- Repérer rapidement une opération précise dans QBO après l'exportation depuis Float
- Faire correspondre les dossiers Float aux dossiers QBO lors du rapprochement de fin de mois
- Maintenir une numérotation constante entre vos processus Float et QBO
Qui peut ajouter un numéro de document QBO dans Float?
| Type de dossier | Qui peut ajouter un numéro de document |
|---|---|
| Opérations par carte | Administrateur, teneur de livres |
| Factures de Paiement de factures | Administrateur, teneur de livres, commis aux comptes fournisseurs |
| Rapports de remboursement de dépenses | Administrateur, teneur de livres |
Comment ajouter un numéro de document QBO dans Float
Comment ajouter un numéro de document QBO aux opérations par carte :
Les numéros de document QBO pour les opérations par carte peuvent être ajoutés à partir de la page Exportation des opérations.
Pour ce faire :
- Accédez à Comptabilité > Exportation des opérations
- Repérez et sélectionnez l'opération à laquelle vous souhaitez ajouter un numéro de document
- Ajoutez le numéro de référence désiré dans le champ « Numéro de document QBO »
Comment ajouter un numéro de document QBO aux Paiement de factures :
Pour les Paiements de factures, il n'y a pas de champ distinct pour le numéro de document QBO. Le champ Numéro de facture, requis lors de la création d'un nouveau brouillon de facture dans Float, est plutôt utilisé pour faire correspondre les dossiers entre Float et QBO. Lorsqu'une facture est exportée vers QBO, le numéro de facture défini dans Float sera renseigné sur le dossier de facture correspondant dans QBO.
Pour en savoir plus sur la création de factures dans Float, consultez : Téléversement, transfert par courriel et importation de factures vers Float
Comment ajouter un numéro de document QBO aux rapports de remboursement de dépenses :
Les numéros de document QBO pour les rapports de remboursement de dépenses sont ajoutés une fois le rapport approuvé, à partir de la page Remboursements de dépenses. Ils ne peuvent pas être ajoutés ni configurés par le dépensier lors de la soumission de la demande de remboursement de dépenses.
Pour ce faire :
- Accédez à Remboursements de dépenses > Révision nécessaire
- Repérez et sélectionnez le rapport approuvé auquel vous souhaitez ajouter un numéro de document
- Ajoutez le numéro de référence désiré dans le champ « Numéro de document QBO », à côté du champ « ID de l'employé »
Comment utiliser les numéros de document pour faire correspondre les opérations dans QBO
Une fois qu'un dossier a été exporté de Float vers QBO, le numéro de document défini dans Float sera renseigné dans le dossier correspondant dans QBO. Vous pouvez l'utiliser pour repérer et faire correspondre rapidement les dossiers entre les deux plateformes.
Conseil : l'utilisation d'une convention de numérotation constante dans Float (par exemple, en faisant correspondre vos numéros de facture internes ou vos ID de rapport) facilite encore davantage le renvoi croisé des dossiers en fin de mois.
L'emplacement et le champ correspondant dans QBO pour les numéros de document dépendent du type de dossier :
-
Écriture de journal (opérations par carte) :
- Le numéro de document défini dans les détails de l'opération dans Float correspondra soit au champ N° de journal, soit au champ N° de réf. de l'écriture de journal correspondante dans QBO
-
Factures (factures de Paiement de factures et rapports de remboursement de dépenses) :
- Le numéro de facture défini sur la facture ou le rapport de remboursement de dépenses dans Float correspondra au champ N° de facture de la facture correspondante dans QBO.